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Lois et règlements concernant le Barreau
Règlement sur la comptabilité et les normes d'exercice professionnel des avocats
Modèles de journaux, registres et autres documents
Ces modèles sont prêts à être utilisés. Ils contiennent des fonctions de calcul automatique. Ils peuvent être sauvegardés dans le répertoire personnalisé de l'avocat.
Modèles de journaux et de registres comptables en fidéicommis
L'identification du client est obligatoire en vertu des articles 13 et 14 du Règlement. Pour ce faire, le Barreau vous propose d'utiliser ce modèle de fiche-client.
Nous recommandons à tout avocat de consulter un professionnel de la comptabilité afin de s'assurer que la tenue de ces journaux et registres soit optimisée considérant les particularités de sa pratique.
LES DÉFINITIONS (art. 1) À venir
L’AVOCAT QUI EXERCE AU SEIN D’UNE SOCIÉTÉ (art. 2) À venir
LE DOMICILE PROFESSIONNEL (art. 3-6) À venir
LES NORMES RELATIVES À L’EXERCICE DE LA PROFESSION (art. 7-10) À venir
LA TENUE DES DOSSIERS (art. 11-12 et 15-19) À venir
L’IDENTIFICATION DU CLIENT ET DES TIERS (art. 13-14)
Vous devez toujours identifier votre client lorsque vous êtes engagé pour fournir des services juridiques, sauf :
1. lorsque vous fournissez des services juridiques à votre employeur, à titre d'avocat interne par exemple;
2. lorsque vous agissez à titre de mandataire pour un autre avocat qui a déjà identifié le client;
3. lorsque vous succédez dans un dossier d’un autre avocat qui a déjà identifié le client;
4. lorsque vous agissez dans le cadre d’un programme d’avocats de service parrainé par un organisme sans but lucratif, sauf dans les cas où vous recevez, déboursez ou virez des fonds ou donnez des directives à l’égard de ces activités.
Non, pourvu qu'il s'agisse du même dossier. Toutefois, si vous acceptez un nouveau dossier de ce même client, vous devrez observer les nouvelles exigences d'identification.
Vous devez faire preuve de diligence raisonnable pour vous assurer que l'autre avocat a déjà identifié le client. Par conséquent, vous devez demander à l'autre avocat de confirmer qu'il a respecté les exigences du règlement.
Si votre client est une personne physique, vous devez obtenir le nom complet de cette personne, l'adresse et le numéro de téléphone de son domicile ainsi que son occupation. Si la personne retient vos services concernant son entreprise, vous devez plutôt obtenir son adresse et son numéro de téléphone d'affaires ainsi que son occupation.
Le règlement vous oblige à vous renseigner pour connaître l'occupation de votre client. Si votre client ne veut pas répondre à la question, vous devez lui expliquer que tous les avocats sont tenus de demander ces renseignements à tous leurs clients et que vous en avez besoin afin de pouvoir le représenter adéquatement. Si le client refuse de vous donner ces renseignements, vous devez alors l'aviser que, sans ces renseignements, vous enfreignez le règlement et que vos obligations professionnelles ne vous permettent pas d'agir dans de telles circonstances.
Il est à noter que le terme « occupation » ne doit pas forcément faire référence à un emploi effectif. Si votre client est un retraité, une personne au foyer, un soignant bénévole ou une personne occupée à une autre activité, ce sont ces renseignements que vous devriez consigner.
Si votre client est un organisme (une personne morale, un fonds, une fiducie, une coopérative ou une association non constituée en personne morale) ou une société (voir art. 1 (14°)), vous devez obtenir et consigner son nom, son adresse, son numéro de téléphone et la nature générale de ses activités ainsi que, le cas échéant, son numéro de constitution ou d'identification et le lieu de sa délivrance.
Vous devez également obtenir et consigner le nom, le poste, l’adresse et le numéro de téléphone des personnes autorisées qui vous donnent des directives relatives au dossier. L’impression d’un formulaire du Registre des entreprises (C.I.D.R.E.Q.) concernant la société ou l’organisme vous permettra d’obtenir la plupart des informations exigées.
Oui. Toutefois, si votre client est une institution financière (art. 1 (10°)), un organisme public (art. 1 (12°)), ou un émetteur assujetti (art. 1 (7°)), (i.e. s'il ne s'agit pas entre autres d'une compagnie privée), vous n'avez pas à obtenir son numéro de constitution ou d’identification et le lieu de sa délivrance ainsi que la nature générale de ses activités de ce client.
L'identification concerne l’obtention de renseignements de base au sujet de votre client afin de savoir de qui il s'agit lorsqu'il retient vos services : son nom, son adresse, son numéro de téléphone, etc. La vérification de l’identité consiste à vous assurer que votre client est en effet la personne, la société ou l'organisme qu'il prétend être.
Non. Il y a plusieurs situations où vous n’êtes pas tenu de vérifier l’identité. Vous n'avez pas à vérifier l'identité lorsque votre client est une institution financière, un organisme public ou un émetteur assujetti. Il en est de même lorsque des fonds sont payés à une institution financière, un organisme public ou un émetteur assujetti ou lorsqu’ils sont reçus d’un de ceux-ci. Les exigences de vérification de l’identité ne s’appliquent pas non plus :
1. lorsque vous fournissez des services juridiques à votre employeur, à titre d'avocat interne par exemple;
2. lorsque vous agissez à titre de mandataire pour un autre avocat qui a déjà identifié le client;
3. lorsque vous succédez dans un dossier d’un autre avocat qui a déjà identifié le client;
4. lorsque vous agissez dans le cadre d’un programme d’avocats de service parrainé par un organisme sans but lucratif, sauf dans les cas où vous recevez, déboursez ou virez des fonds ou donnez des directives à l’égard de ces activités.
De même, vous n’êtes pas tenu de vérifier l’identité si des fonds sont reçus ou versés à titre de règlement de toute procédure, conformément à une ordonnance de la Cour ou pour payer une amende ou une sanction, pour dépôt à la Cour afin d’obtenir la mise en liberté d’une personne détenue ou à titre d’honoraires professionnels, de débours ou d’avance d’honoraires ou de débours.
Enfin, les dispositions relatives à la vérification de l’identité exemptent les situations où des fonds sont reçus d’un autre avocat ou d’un notaire à même son compte en fidéicommis ainsi que d’un agent de la paix, d’un organisme chargé de l’application de la loi ou d’un autre agent public dans l’exercice officiel de ses fonctions.
Non. Lorsque des fonds sont reçus pour le paiement d’honoraires professionnels, de débours ou d’avances d’honoraires ou de débours, vous n'avez pas à vérifier l'identité de votre client.
Non. Aucune exigence ne requiert la vérification de l'identité d'un client si les fonds sont reçus ou payés dans un dossier à titre de règlement d'une procédure.
Non. Les exigences de vérification de l’identité ne s'appliquent pas si les fonds sont reçus du compte en fidéicommis d’un autre avocat ou d’un notaire. L’autre avocat ou le notaire devrait avoir lui-même procédé à la vérification de l’identité de la personne de qui proviennent les fonds.
Si la personne à identifier est une personne physique, vous devez obtenir copie d’un document original d'identification que vous pouvez raisonnablement considérer comme provenant d'une source fiable et indépendante, tel qu'un passeport, un permis de conduire ou une carte d’assurance maladie.
Si vous êtes tenu de vérifier l'identité d’une société ou d’un organisme, vous devez obtenir copie d’un document d'une source fiable et indépendante, tel qu'un certificat de constitution ou un document que la société ou l’organisme est tenue de déposer annuellement.
Vous devez également prendre tous les moyens raisonnables pour obtenir et consigner le nom et l’occupation de tous les administrateurs, sauf si le client est un courtier en valeurs mobilières. De plus, si une personne détient 25 pour cent ou plus des parts de l'organisme ou de la société, ou des actions de la société par actions, vous devez également prendre toutes moyens raisonnables pour obtenir et consigner son nom, son adresse et son occupation.
Si vous reconnaissez un client dont vous avez déjà vérifié l’identité, vous n'avez pas à vérifier son identité à nouveau. Vous devez avoir conservé les documents, données ou informations que vous avez obtenus lors de la vérification de son identité.
Vous n'êtes pas tenu de vérifier l'identité d'un client qui est une société ou un organisme si vous l'avez déjà fait. Cette exception s'applique également à la vérification de l'identité des personnes qui vous donnent des directives pour le compte du client qui est une société ou un organisme, ainsi qu'à l'obtention de renseignements sur les administrateurs, les propriétaires et les actionnaires prévus à l’article 23 (1°) et (2°) si ces renseignements demeurent inchangés. Vous devez avoir conservé les documents, données ou informations que vous avez obtenus sur les personnes, sociétés ou organismes dont l’identité a été vérifiée.
Oui. Dans tout dossier où il y a réception, paiement ou virement de fonds, vous devez vérifier l'identité de la personne qui vous donne les directives à moins de l'avoir déjà fait.
Non. La vérification de l’identité ne s'applique pas aux dossiers pour lesquels vous étiez déjà engagé avant l’entrée en vigueur du règlement, mais elle s'applique toutefois à tous les nouveaux mandats ouverts après son entrée en vigueur. Par conséquent, vous aurez à prendre les moyens nécessaires pour vérifier l’identité de tous les clients qui ont retenu vos services après l'entrée en vigueur du règlement, peu importe si vous avez déjà agi pour leur compte auparavant ou avez conclu une entente pour un mandat général avec le client.
art. 85
LA CONSERVATION DES DONNÉES, DOCUMENTS ET INFORMATIONS OBTENUS LORS DE L'IDENTIFICATION ET DE LA VÉRIFICATION DE L'IDENTITÉ
Vous devez consigner au dossier les renseignements obtenus pour identifier votre client et toute autre personne dont l’identification est requise par le règlement.
Vous devez également obtenir et conservez une copie des documents, données ou informations utilisés pour vérifier l'identité d'un client ainsi qu’une copie des documents obtenus concernant les administrateurs, les propriétaires et les actionnaires qui détiennent 25 pour cent ou plus des parts ou des actions d'un client qui est une société ou un organisme. Vous devez aussi conserver l’attestation écrite obtenue d’un répondant, l’entente écrite conclue avec un mandataire ainsi que les documents, données ou informations obtenus des mandataires.
Les renseignements et les documents obtenus pour identifier et vérifier l’identité de votre client ou de tout autre personne peuvent être conservés dans le dossier de votre client. Il peuvent également être conservés dans un dossier distinct. Dans un cas comme dans l’autre, ces renseignements et documents doivent être facilement accessibles en tout temps.
Vous devez conserver les données concernant l’identification et la vérification de l’identité pour une période d’au moins sept ans suivant la date de fermeture du dossier pour lequel le client a retenu vos services.
Oui. Les documents, données ou informations obtenus lors de l’identification et la vérification de l’identité peuvent être conservés sur support papier ou électronique pourvu que des copies puissent en être tirées facilement et en tout temps.
art. 22
LES DISPOSITIONS GÉNÉRALES CONCERNANT LA COMPTABILITÉ (art. 28-33) À venir
LA COMPTABILITÉ D’ADMINISTRATION (art. 34) À venir
LA COMPTABILITÉ EN FIDÉICOMMIS (art. 35-47) À venir
L'OUVERTURE D'UN COMPTE EN FIDÉICOMMIS
Le Barreau du Québec a publié une info-lettre destinée aux institutions financières avec lesquelles il a conclu une entente. Cette info-lettre fait le point sur les comptes en fidéicommis qui peuvent être ouverts en vertu du nouveau Règlement sur la comptabilité et les normes d'exercice professionnel des avocats. On y retrouve entre autres des indications précises concernant l'ouverture d'un compte général en fidéicommis ainsi que d'un compte particulier en fidéicommis.
Un compte général en fidéicommis est destiné au dépôt de sommes d’argent reçues en fidéicommis par l’avocat et dont les revenus sont versés au Fonds d’études juridiques du Barreau du Québec en vertu d’une entente conclue entre le Barreau du Québec et l’institution financière.
Depuis le 8 juillet 2010, le formulaire F2 (anciennement B2) doit être rempli lors de l’ouverture d’un compte général en fidéicommis (art. 50 et 51 du Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats).
Pour plus d’informations concernant un compte général en fidéicommis, vous pouvez consulter l’info-lettre destinée aux institutions financières ayant conclu une entente avec le Barreau du Québec. Vous pouvez également vous référer au Guide de l’utilisateur du Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats.
L'article 50 du Règlement sur la comptabilité et les normes d'exercice professionnel des avocats prévoit qu’un compte général en fidéicommis doit être identifié au nom de l'avocat ou de la société au sein de laquelle il exerce, suivi de la mention « en fidéicommis » ou « in trust ».
Conséquemment, si votre compte général en fidéicommis est identifié à votre nom ou au nom de la société au sein de laquelle vous exercez suivi de la mention « en fiducie », sa désignation doit être modifiée pour préciser qu’il s’agit d’un compte « en fidéicommis » ou « in trust ». Suite à ce changement, votre compte en fidéicommis devrait continuer de porter le même numéro puisqu’il s’agit simplement d’un changement au nom du compte. Les chèques et les bordereaux de dépôt utilisés pour ce compte doivent également porter la mention « en fidéicommis » ou « in trust ».
Un compte particulier en fidéicommis est destiné au dépôt de sommes d’argent reçues en fidéicommis par l’avocat dans un dossier, de la part d’un client et/ou d’un déposant qui demandent que les revenus provenant du dépôt leur soient remis. Depuis le 8 juillet 2010, le formulaire F3 (anciennement B3) doit être rempli lors de l’ouverture d’un compte particulier en fidéicommis (art. 63 et 64 du Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats).
Un compte particulier en fidéicommis peut se présenter sous deux formes :
un compte bancaire ouvert dans une succursale québécoise d’une institution financière dont les dépôts sont couverts par l’assurance-dépôts en application de la Loi sur la Société d’assurance-dépôts du Canada ou garantis en application de la Loi sur l’assurance-dépôts (art. 63 du règlement);
un placement acquis par l’avocat auprès d’une institution financière ou d’un courtier en valeurs mobilières, à la demande de son client, au bénéfice de ce dernier et/ou d’un autre déposant (art. 68 du règlement).
Pour plus d’informations concernant un compte particulier en fidéicommis, vous pouvez consulter l’info-lettre destinée aux institutions financières ayant conclu une entente avec le Barreau du Québec. Vous pouvez également vous référer au Guide de l’utilisateur du Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats.
LA RÉCEPTION ET LE RETRAIT D’ARGENT EN FIDÉICOMMIS (art. 47-68) À venir
NON. Vous pouvez recevoir en espèces une somme pouvant aller jusqu’à 7 499 $. Mais vous ne pouvez recevoir, pour un même dossier et de façon cumulative, une somme en espèces de 7 500 $ ou plus. Cette limitation s’applique tant aux sommes reçues dans le compte en fidéicommis que dans le compte d’administration de votre cabinet et elle est prévue à l’article 69 du Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats qui est en vigueur depuis le 8 juillet 2010 (le « nouveau règlement »).
Le nouveau règlement inclut une série de dispositions (articles 69 à 73) qui traitent des sommes en espèces reçues par un avocat. Ces nouvelles règles visent à contrer le blanchiment d’argent et le financement des activités terroristes. À cet égard, le Canada est membre du Groupe d’action financière (GAFI) qui a formulé des recommandations que le Canada s’est engagé à respecter tant pour les intermédiaires financiers que non financiers comme les membres de la profession juridique. La Fédération des ordres professionnels de juristes du Canada (FOPJC) a élaboré un règlement type sur les montants en espèces et son application uniforme à travers le Canada a été jugée comme une mesure raisonnable par le gouvernement fédéral. Le Barreau du Québec s’est donc engagé à inclure dans sa réglementation les dispositions contenues au règlement type sur les montants en espèces de la FOPJC.
Règle générale, vous ne pouvez donc recevoir en espèces une somme de 7 500 $ ou plus pour un même dossier. Il existe toutefois certaines situations particulières où il vous est permis d’accepter une somme en espèces de 7 500 $ ou plus. Plus précisément, vous pouvez accepter une somme en espèces de 7 500 $ ou plus pour un même dossier si la somme vous est remise :
A) dans votre compte en fidéicommis :
1° par une institution financière;
2° par un organisme public;
3° conformément à une ordonnance de la Cour ou pour payer une amende ou une sanction;
4° par un agent de la paix, un organisme chargé de l’application de la loi ou autre mandataire de la Couronne dans l’exercice officiel de ses fonctions;
5° pour dépôt à la Cour afin d’obtenir la mise en liberté d’une personne détenue; 6° à titre d’avance d’honoraires ou de débours; et/ou
B) dans votre compte d’administration, si la somme vous est versée pour le paiement d’honoraires gagnés ou de débours engagés.
OUI. Un reçu doit être émis toutes les fois que vous recevez une somme en espèces dans le cadre de votre pratique, que cette somme soit reçue en fidéicommis ou autrement. Ce reçu doit être remis à la personne qui a versé la somme en espèces et vous devez en conserver une copie pour votre dossier. Il doit être signé par vous ou par la personne que vous aurez autorisée à recevoir la somme ainsi que par la personne de qui provient cette somme.
Afin de rencontrer les exigences de l’article 70 du Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats, le reçu doit contenir les informations suivantes :
la date de réception de la somme;
le nom de la personne de qui la somme provient;
la somme reçue;
le nom du client pour qui la somme est reçue;
le numéro ou la désignation du dossier afférent;
l’objet pour lequel la somme est reçue.
Un modèle de reçu est disponible sur le site Web du Barreau.
OUI. Vous pouvez accepter une somme en espèces de 7 500 $ ou plus dans un même dossier lorsque cette somme est visée par les exceptions prévues à l’article 69 du Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats ou si elle est versée à titre d’honoraires gagnés ou de débours engagés. Si tel est le cas, vous devez, dans les 30 jours où le seuil de 7 500 $ est atteint, transmettre au directeur de l’Inspection professionnelle une copie du(des) reçu(s) émis ainsi qu’une déclaration signée par vous affirmant que vous avez reçu une somme en espèces de 7 500 $ ou plus. Cette déclaration qui est exigée par l’article 71 du Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats doit indiquer clairement la raison qui a justifié l’acceptation d’une somme en espèces de 7 500 $ ou plus.
OUI. Si vous devez rembourser à la personne qui vous en a fait remise, une partie ou la totalité d’une somme reçue en espèces qui totalise 7 500 $ ou plus pour un même dossier, vous devez obligatoirement effectuer ce remboursement en espèces, tel que l’exige l’article 72 du Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats. Bien que l’article 57 de ce règlement interdit à un avocat de retirer des sommes en espèces du compte général en fidéicommis, il s’agit de la seule situation où un retrait en espèces est autorisé dans le but d’empêcher une possibilité de blanchiment d’argent.
Vous devez obtenir de la personne à qui vous remboursez la somme en espèces un reçu portant la signature de cette personne ainsi que les informations suivantes :
le nom du client;
le nom de la personne qui reçoit la somme;
la somme remboursée;
la date du remboursement;
le numéro ou la désignation du dossier afférent.
Un modèle de reçu est disponible sur le site Web du Barreau.
OUI. Vous pouvez recueillir des sommes en espèces pour la campagne Centraide ou pour toute autre organisme de charité et continuer de les déposer dans le compte d’administration du cabinet sans enfreindre les dispositions du Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats. En effet, ces sommes qui vous sont remises ne sont pas reliées à un mandat ou à un contrat de service obtenu dans le cadre de votre pratique et elles ne sont donc pas visées par le Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats.
Si vous avez des questions qui demeurent sans réponse ou des préoccupations concernant votre conformité au règlement, veuillez communiquer avec le Barreau du Québec par courriel à l'adresse inforeglement@barreau.qc.ca ou au 514 954-3465 , ou sans frais au 1 800 361-8495 poste 3465. Ce service téléphonique strictement confidentiel vous offrira de l'aide pour interpréter le présent règlement.