Les représentants du Barreau du Québec sont en communication étroite avec le Registraire des entreprises (REQ), au sujet de la mise en ligne des services du 14 février dernier.

Le Registraire est conscient que la mise en ligne du nouveau système a été et reste encore fastidieuse. C’est pourquoi des rencontres avec les intervenants de première ligne en droit corporatif, tels les représentants du Barreau du Québec, ont lieu afin d’aider les professionnels à s’adapter à la prestation électronique de service. Les informations suivantes aideront les avocats qui transigent avec le Registraire.

Le présent avis a pour objet de transmettre aux membres du Barreau du Québec les informations récentes concernant le mode d’accès aux services en ligne du Registraire des entreprises à titre d’intermédiaires accrédités, pouvant ainsi transiger pour le compte de leurs clients sur le site du Registraire. Afin de devenir un intermédiaire accrédité, l’avocat doit s’immatriculer en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises.

En effet, un avocat exerçant seul sous ses nom et prénom n’a pas l’obligation de s’immatriculer en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises. Cependant, cette formalité est obligatoire pour devenir un intermédiaire accrédité, car l’émission du code d’accès (clicSÉQUR express) est subordonnée à l’émission d’un numéro d’entreprise du Québec (NEQ).

Les membres du Barreau du Québec qui désirent devenir intermédiaire accrédité doivent prendre connaissance de l’information qui suit et remplir le formulaire disponible sur le site du Registraire.

L’entreprise immatriculée - Code d'accès

Pour accéder aux services en ligne du Registraire des entreprises, l’entreprise déjà immatriculée au registre doit posséder un code d’accès clicSÉQUR afin de pouvoir mettre à jour son dossier. Ce code n’est pas généré par le Registraire des entreprises; cependant ce sont les données du registre qui sont utilisées lors de son émission. Le service clicSÉQUR du gouvernement est responsable de la création et de l’envoi du Code d’accès et le Registraire des entreprises achemine les informations nécessaires à son émission. Toute entreprise déjà immatriculée devrait donc avoir déjà reçu son code d’accès clicSÉQUR express.

À noter que l’immatriculation d’une nouvelle entreprise au registre peut être faite directement en ligne sans code d’accès.

Accréditation de l’avocat à titre de partenaire

Pour que l’avocat puisse, au nom des entreprises qui constituent ses clients, gérer les dossiers de ces entreprises qui exigent une intervention auprès du registre des entreprises, le Registraire des entreprises lui offre la possibilité de devenir intermédiaire accrédité. Ce statut s’adresse donc, notamment, à l’avocat qui fournit aux entreprises des services-conseils ou d'accompagnement ainsi que des services de mise à jour des renseignements déposés au registre.

Principalement, les services disponibles permettent :

• d'apporter des modifications aux statuts de l'entreprise;
• de se conformer aux obligations légales;
• de faire des demandes de copies et d'attestations;
• d'accéder à des formulaires;
• d’effectuer des paiements.

Conditions d’accréditation

Si l’avocat rencontre les conditions exigées, le Registraire des entreprises lui accordera le privilège d’accéder, directement au dossier des entreprises qu’il représente et cela sans devoir détenir le code d’accès de son client.

Les conditions suivantes doivent donc être remplies avant la production d'une Demande d'autorisation de transmission électronique de documents pour le compte d'un tiers pour que l’accréditation soit octroyée :

• Votre cabinet doit être immatriculé auprès du Registraire des entreprises;
• Avoir mis à jour les renseignements relatifs à votre cabinet contenus au registre;
• Transmettre auprès du REQ un volume important de demandes sur une base régulière.

L’immatriculation peut s’effectuer en ligne sur le site du Registraire.

Ces conditions étant satisfaites, le cabinet doit produire une Demande d'autorisation de transmission électronique de documents pour le compte d'un tiers (REQ-131). Les délais d’approbation par le Registraire sont d’environ deux semaines. Le formulaire est disponible en ligne.

Bien entendu l’accès au dossier d’un assujetti présuppose que l’avocat détient un mandat qui l’autorise à agir pour le compte de son client. Ainsi, pour des raisons de sécurité l’avocat est invité à la plus grande rigueur dans la gestion de son code d’accès.

Coût de l’immatriculation

Le coût de l’immatriculation d’une personne physique est de 32 $ et les droits annuels d’immatriculation sont également de 32 $.

Pour joindre le service à la clientèle du Registraire des entreprises.