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Pour les avocats

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10 mars 2017
Encaissement de chèques par une application mobile

Il est possible d’encaisser un chèque en le photographiant recto verso via une application mobile maintenant disponible dans la plupart des institutions financières. Dans ce cas, le bénéficiaire du chèque doit le conserver pour une période de 5 à 10 jours ouvrables selon l’institution financière. Ce délai est requis afin de confirmer que le chèque a effectivement été compensé à l’institution financière d’où le chèque est tiré. Attention! Un dépôt effectué avec cette application est assujetti aux mêmes délais de compensation que tout autre dépôt.

L’article 32(3) du Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats (ci-après « règlement ») exige de conserver une copie des bordereaux de dépôt détaillés pendant une période d’au moins sept ans après la fin de l’exercice financier de l’avocat.

Pour se conformer à la règlementation, si un avocat encaisse un chèque via une application mobile, il devra :

  • imprimer la confirmation de dépôt reçue de l’institution financière qui fera office de bordereau de dépôt et y inscrire le numéro de dossier et/ou le nom du client. Si la fonction « impression » n’est pas disponible, faire une « capture d’écran » de la confirmation du dépôt;
  • inscrire à l’endos du chèque original la date du dépôt ainsi que le numéro de dossier et/ou le nom du client s’il ne peut pas imprimer un document de confirmation de dépôt de l’institution financière;
  • conserver le chèque original auquel sera jointe la confirmation de dépôt de l’institution financière, le cas échéant, idéalement classé par ordre chronologique avec les autres bordereaux de dépôt ou dans un « registre » de dépôts effectués via l’application mobile.

Pour un avocat « sans papier », il existe des fonctions de base sur la majorité des appareils qui permettent d’ajouter des notes sur une image et d’indiquer le numéro de dossier et/ou le nom du client pour lequel le dépôt est effectué. Un avocat « sans papier » ne devrait pas avoir de difficulté à travailler avec ce genre de fonction.



              

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Mise à jour : Mon Mar 13 10:07:49 EDT 2017