Le Règlement sur l'exercice de la profession d'avocat en société et en multidisciplinarité, en vigueur depuis mai 2004, permet à un membre du Barreau d'exercer sa profession au sein d'une société en nom collectif à responsabilité limitée (S.E.N.C.R.L.), ou d'une société par actions (S.P.A.). Il autorise par ailleurs l’exercice de la profession avec d’autres professionnels régis par le Code des professions, ou encore les personnes énumérées à l’annexe A, à savoir : les cotisants à la Chambre de l’assurance des dommages, les cotisants à la Chambre de la sécurité financière, les membres en règle d’un Barreau constitué hors du Québec, les agents de brevets inscrits auprès du Commissaire aux brevets, et enfin, les membres en règle de l’Institut canadien des actuaires.

Le Règlement a été modifié en juillet 2008 afin d’alléger les formalités et de retirer l’obligation de publier un avis dans un journal lors de la formation ou de la continuation de la société, ou encore lors de l’intégration d’un membre.

Aux fins de l’application du Règlement, l’avocat qui souhaite exercer au sein d’une société à responsabilité limitée (S.P.A. ou S.E.N.C.R.L.) doit veiller à ce que la société ait, préalablement, souscrit un engagement auprès du Barreau du Québec, par lequel elle désigne un répondant. L’avocat doit, quant à lui, faire parvenir au directeur général une déclaration du membre à l’effet qu’il exerce ses activités professionnelles au sein d’une telle société. Dès lors qu’il cesse d’exercer ses activités professionnelles au sein d’une telle société, l’avocat doit également faire parvenir au directeur général une déclaration à cet effet, et ce, peu importe qu’il en intègre une autre ou pas. Ces informations devront être transmises sur les formulaires prescrits par le Barreau du Québec, dûment complétés et signés, accompagnés des documents requis et des frais* prévus.

* Veuillez prendre note que les frais indiqués aux formulaires sont taxables.

Guide d’instructions et formulaires

• Guide d'instructions ( 98 Ko)
• Déclaration du membre du Barreau du Québec
  
  • Début des activités professionnelles au sein de la société ( 115 Ko)
  • Cessation des activités professionnelles au sein de la société ( 94 Ko)
• Engagement de la société ( 100 Ko)
• Modifications à l'Engagement de la société ( 55 Ko)
• Frais exigibles et taxes applicables. ( 17 Ko)

Le retour des formulaires, dûment complétés et signés et contenant les frais et les taxes exigibles, peut se faire comme suit :

• en personne au Service des greffes du Barreau du Québec
• par courrier postal adressé au Service des greffes du Barreau du Québec, 445, boul. Saint-Laurent, 4e étage, Montréal, Québec, H2Y 3T8

Documentation complémentaire

Le Service de l'inspection professionnelle a publié un guide pour faciliter la préparation d'un contrat de société entre avocats seulement ou avec d'autres professionnels intitulé : L'exercice de la profession d'avocat avec d'autres - Quel contrat choisir ? Quelles clauses prévoir ?

Un Guide de déontologie en milieu multidisciplinaire est aussi disponible. Il contient des lignes directrices portant sur l’organisation de la société, la relation avec le client, l’indépendance et les aspects pratiques.

TYPES DE SOCIÉTÉS ET PARTICULARITÉS

Qu’est-ce qu’une société par actions (SPA) ?

• Une société par action est une entité créée en vertu de la partie 1A de la Loi sur les compagnies. Elle est une personne morale au sens du Code civil du Québec. Elle a une responsabilité limitée et distincte de celle de ses administrateurs ou actionnaires.

Qu’est-ce qu’une société en nom collectif à responsabilité limitée (SENCRL) ?

• Il s’agit d’une société constituée par un contrat entre plusieurs associés, lequel détermine les parts de chacun de ceux-ci, les règles de régie interne de cette société ainsi que les règles de partage des bénéfices. Lorsqu’elle est créée ou transformée en société en nom collectif à responsabilité limitée, elle a une personnalité propre et sa responsabilité n’engage pas celle des associés.

Pourquoi utiliser une SPA ou une SENCRL pour exercer la profession ?

• Outre les avantages fiscaux que les sociétés à responsabilité limitée peuvent avoir, c’est le seul moyen d’exercer en multidisciplinarité.

OBLIGATIONS DE LA SOCIÉTÉ QUI VEUT OFFRIR DES SERVICES JURIDIQUES

Que doit faire la société (SPA ou SENCRL) qui désire offrir des services juridiques ?

• Si elle n’a pas été constituée à cette fin, il faut modifier les statuts s’il s’agit d’une société par actions, ou le contrat de société s’il s’agit d’une SENCRL, afin d’y indiquer que la société aura pour objet d’offrir des services juridiques. Concernant les actions ou les parts votantes, les statuts ou le contrat, selon le cas, devront contenir les paragraphes 1°, 2°, et 3° de l’article 5 du Règlement sur l’exercice de la profession d’avocat en société et en multidisciplinarité qui exigent que les actions ou parts votantes soient détenues en majorité par des personnes régies par le Code des professions ou des personnes nommées à l’annexe A du règlement et que la société soit effectivement dirigée par ces mêmes personnes.

Quel est le contenu général de l’Engagement prévu à l’annexe B du règlement ?

• L’Engagement souscrit par la société auprès du Barreau vise essentiellement à assurer que la société fera en sorte que les obligations déontologiques faites aux avocats exerçant au sein de celle-ci soient connues et respectées de tous les autres professionnels et de tout le personnel qui travaille avec eux, et que la société soit soumise aux mêmes obligations que les avocats qui y exercent dans ses relations avec le Barreau.

Pourquoi et quand faut-il remplir le formulaire Engagement de la société ?

• Le Code des professions, aux articles 187.11 et suivants, comporte les dispositions applicables aux professionnels désirant exercer par l’intermédiaire d’une société à responsabilité limitée. L’article 187.11 précise que l’ordre professionnel peut permettre à ses membres d’exercer en société à responsabilité limitée en adoptant un règlement en ce sens prévoyant les conditions et modalités d’un tel mode d’exercice. Le Barreau du Québec a adopté le Règlement sur l’exercice de la profession d’avocat en société et en multidisciplinarité qui prévoit, à l’article 3, la signature et l’envoi par la société de l’Engagement prévu à l’Annexe B préalablement au début des activités de services juridiques. La société pourra offrir des services juridiques dès réception, par le Barreau, de l’Engagement dûment signé et accompagné des documents requis.

OBLIGATIONS DU MEMBRE DU BARREAU DU QUÉBEC QUI DÉSIRE EXERCER AU SEIN D’UNE SOCIÉTÉ EN MULTIDISCIPLINARITÉ

Quelles formalités dois-je respecter, à titre de membre du Barreau du Québec qui pratique seul et qui désire exercer au sein d’une SPA / SENCRL ?

• Il faut constituer une société par action suivant la partie 1A de la Loi sur les compagnies en indiquant dans les statuts que l’objet de la société sera d’offrir des services juridiques, inclure les paragraphes 1°, 2°, 3° de l’article 5 du règlement dans les statuts constitutifs, choisir un nom conforme aux règles prévues aux articles 7.01 et 7.02 du Code de déontologie des avocats et déposer la demande de constitution au registraire des entreprises. Il faut ensuite signer et transmettre au Barreau l’Engagement prévu au règlement, avec les documents requis, ainsi que le formulaire de la déclaration de l’avocat à l’effet qu’il exerce au sein de cette société. Il sera alors le représentant de la société, ainsi que son répondant et l’indiquera à l’endroit voulu sur le formulaire d’Engagement.

Quelles formalités dois-je respecter, à titre de membre du Barreau du Québec, si je désire exercer au sein d’une SPA ou d’une SENCRL ?

• L’avocat doit d’abord s’assurer que la société a signé l’Engagement prévu au règlement puisqu’il s’agit là d’une condition préliminaire à l’exercice de la profession au sein de la société. Il peut s’en assurer en communiquant avec le préposé au service des greffes du Barreau du Québec. Une fois la signature de l’Engagement confirmée, il devra faire, dans les quinze jours du début de ses activités au sein de cette société, une déclaration suivant le formulaire prescrit, à l’effet qu’il exerce au sein de celle-ci.

Comment remplir ces formalités ?

• En complétant le formulaire que l’on retrouve sur le site Web du Barreau du Québec, intitulé « Déclaration du membre du Barreau du Québec » accompagné d’un chèque représentant les frais d’administration relatifs à cette déclaration. Il ne faut pas oublier de faire votre changement d’adresse ou le changement de nom au Tableau de l’Ordre le cas échéant, en vertu de l’article 60 du Code des professions.

Une fois les formalités remplies, à partir de quand puis-je débuter mes activités professionnelles dans la société ?

• Le règlement prévoit que la société est en règle dès que le Barreau reçoit l’Engagement de la société. La société recevra un accusé de réception et, après analyse du dossier, soit une demande pour mise en conformité, soit un avis de conformité.

Je dois me joindre à une société SPA/SENCRL à titre de salarié et/ou associé. Quelles formalités dois-je respecter si je désire débuter mes activités professionnelles au sein de cette Société ?

• Quel que soit le statut d’un avocat au sein de la société, dès qu’il y exerce sa profession, il doit remplir les formalités prescrites au règlement. Si, par la même occasion, il quitte une société ayant signé un Engagement auprès du Barreau, l’avocat doit également produire une déclaration de cessation d’activité au sein de cette dernière.

RAISON SOCIALE, DÉNOMINATION SOCIALE ET REPRÉSENTANT DE LA SOCIÉTÉ

En contexte de pratique multidisciplinaire, les normes concernant la raison sociale et la publicité sont-elles touchées ?

• Les règles relatives à la raison sociale ne sont pas différentes pour les sociétés à responsabilité limitée. Celle-ci doit être conforme aux articles 7.01 et 7.02 du Code de déontologie des avocats, c’est-à-dire ne pas être trompeuse ou porter atteinte à l’honneur et à la dignité de la profession. Toutefois, il ne peut pas s’agir d’une compagnie à numéro. Quant à la publicité, les règles sont prévues aux articles 5.01 et suivants du Code de déontologie des avocats. Quant à l’utilisation du symbole graphique du Barreau, les règles d’utilisation sont prévues aux articles 6.01 et suivants du Code de déontologie des avocats.

Dois-je toujours utiliser le nom de la Dénomination sociale au Registraire des entreprises sur le papier à lettre de la Société ?

• Le Règlement sur les normes de tenue des dossiers et de domicile professionnel prévoit que le papier à lettre doit contenir la dénomination sociale de l’employeur. S’il s’agit d’une SPA, la dénomination doit l’indiquer soit en l’indiquant au long, soit en mettant par exemple « Inc. » tel que l’exige la Loi sur les compagnies et la Loi sur la publicité légale des entreprises. En ce qui concerne les SENCRL, l’article 187.13 édicte que la société soit s’identifier comme telle, soit en l’inscrivant au long, soit en utilisant l’acronyme.

Est-ce que je peux utiliser le pluriel dans le nom de la Dénomination sociale, lorsque je pratique seul ?

• Une dénomination se terminant par « Avocats Inc. », par exemple, alors que l’avocat pratique seul, pourrait être considérée comme trompeuse en vertu des dispositions du Code de déontologie des avocats.

Qui peut signer l’Engagement de la société à titre de représentant ?

• L’Engagement est signé par l’administrateur ayant eu le mandat par résolution du Conseil d’administration ou du Conseil de gestion, selon le cas, de signer au nom de la Société ledit Engagement.

RÔLE ET OBLIGATIONS DU RÉPONDANT DE LA SOCIÉTÉ

Qui peut être répondant pour la Société ?

• Le répondant doit être un avocat dûment inscrit au Tableau de l’Ordre (et qui a donc contribué au Fonds d’assurance responsabilité du Barreau du Québec), exerçant au Québec et au sein de la Société.

Le représentant est-il nécessairement le répondant de la Société ?

• Le représentant n’est pas nécessairement le répondant. Par exemple, la Société pourrait être composée de comptables et d’avocats et avoir comme président du Conseil d’administration un comptable, lequel pourrait être autorisé à signer l’Engagement au nom de la Société, alors que le répondant doit nécessairement être un avocat inscrit au Tableau. Il en va de même d’une société composée exclusivement d’avocats. La personne autorisée à signer l’Engagement pourrait être le président ou le secrétaire, tandis que le répondant désigné pourrait être un autre avocat exerçant au sein de la Société.

Qui doit répondre aux demandes du Barreau du Québec au nom de la société et fournir les informations et documents demandés ?

• L’article 8 du Règlement sur l’exercice de la profession d’avocat en société et en multidisciplinarité prévoit expressément qu’il incombe au répondant de répondre à toute demande du Barreau, qu’elle émane du syndic ou du service de l’inspection professionnelle. L’Engagement de la société prévoit d’ailleurs que celle-ci s’engage à le faire. Le répondant ne peut donc prétexter un refus de la société pour ne pas répondre aux demandes du Barreau.

Quel est le rôle du répondant de la Société ?

• Le répondant doit veiller à faire les déclarations nécessaires en vertu de l’article 8 du Règlement sur l’exercice de la profession d’avocat en société et en multidisciplinarité le cas échéant, notamment la déclaration annuelle, et répondre avec diligence aux demandes de l’Ordre.

Je suis membre du Barreau, j’exerce seul, je suis le répondant de la Société et je détiens 100 % des actions votantes. Dois-je nommer un autre répondant ou un substitut ?

• Il est impossible pour un avocat qui exerce seul en SPA de nommer un substitut puisque le substitut, tout comme le répondant, doit aussi exercer au sein de la Société.

Puis-je être répondant de la société si je détiens des actions ou parts sociales votantes mais que je n’exerce pas au sein de celle-ci ?

• Non. L’article 6 dispose que pour être répondant, il faut exercer au sein de la société. La détention ou non d’actions votantes n’a pas à être prise en compte pour la désignation du répondant.

DÉTENTION D’ACTIONS OU DE PARTS SOCIALES VOTANTES, SOCIÉTÉ HORS QUÉBEC ET ADMINISTRATEURS

Quelles conditions faut-il respecter au niveau de la détention des actions ou parts sociales votantes ?

• Concernant la détention des actions ou parts votantes, la règle prévue au paragraphe 1 de l’article 5 du Règlement sur l’exercice de la profession d’avocat en société et en multidisciplinarité veut que la société soit contrôlée par des professionnels régis par le Code des professions ou des personnes désignées à l’annexe A du règlement. Il faut donc qu’en tout temps plus de 50 % des actions ou parts votantes soient détenues par ces personnes.

Quelles sont les règles applicables à ma société si elle est constituée hors Québec ?

• L’article 187.18 prévoit que la société au sein de laquelle un avocat exerce peut être constituée en vertu d’une loi autre qu’une loi québécoise. Il pourrait donc s’agir d’une société constituée en vertu de la loi fédérale sur les sociétés ou encore d’une loi d’un autre pays. Dès lors que cette société offre des services juridiques au Québec par l’intermédiaire d’un ou de plusieurs avocats, elle doit respecter la législation et la réglementation québécoise et donc souscrire à l’Engagement auprès du Barreau du Québec.

Quelles sont les principales limitations ou conditions concernant les administrateurs de la Société ?

• Les administrateurs de la Société, suivant les paragraphes 2° et 3° du règlement, doivent être en majorité des personnes régies par le Code des professions ou des personnes visées à l’annexe A. Lors de leur réunion, les règles du quorum doivent garantir que les décisions seront prises avec une majorité de personnes régies par le Code des professions ou mentionnées à l’annexe A.

Que faire si plus de 50 % des actions votantes de la société sont soudainement détenues par des individus ni visés par l’Annexe A du règlement, ni membres d’un Ordre professionnel ?

• La société dispose de 15 jours pour remédier à la situation en vertu de l’article 8 du Règlement sur l’exercice de la profession d’avocat en société et en multidisciplinarité et, à défaut, elle devra faire une déclaration à cet égard. Le Directeur transmettra alors, en vertu de l’article 1 du même règlement, un avis de mise en conformité que la société devra respecter sous peine de voir les avocats exerçant au sein de celle-ci se faire retirer le droit d’exercer au sein de cette société.

Est-ce que seules des personnes visées par l’Annexe A du règlement et des membres d’un Ordre professionnel peuvent détenir des actions ou parts sociales votantes de la société ?

• Non. Toute personne peut détenir des actions ou des parts votantes d’une société dans la mesure où plus de 50 % de ces actions ou parts votantes sont détenues par des professionnels régis par le Code des professions ou des personnes mentionnées à l’annexe A. Par exemple, l’épouse ou les enfants d’un professionnel peuvent détenir des actions votantes jusqu’à concurrence de 49 %.

Dans quelles circonstances faut-il remplir le formulaire Déclaration annuelle de modifications ou modifications à l’Engagement ?

• Il faut remplir la déclaration annuelle de modifications lorsque, au cours de l’année, des modifications sont intervenues par rapport à l’Engagement initial ou à la déclaration de l’année précédente. Il s’agit essentiellement des cas où il y a eu des changements concernant les administrateurs ou les avocats qui exercent au sein de la Société. En revanche, suivant l’article 8, toute modification au nom et adresse de la Société, de même que les modifications relatives à la détention d’actions ou de parts votantes ou au nombre d’administrateur requis sur le Conseil d’administration ou de gestion, entraînant une contravention à l’article 5, doivent faire l’objet d’une modification à l’Engagement.

DÉCLARATION ANNUELLE DE MODIFICATIONS OU MODIFICATIONS À L’ENGAGEMENT

Dans quelles circonstances faut-il remplir le formulaire Déclaration annuelle de modifications ou modifications à l’Engagement ?

• Il faut remplir la déclaration annuelle de modifications lorsque, au cours de l’année, des modifications sont intervenues par rapport à l’Engagement initial ou à la déclaration de l’année précédente. Il s’agit essentiellement des cas où il y a eu des changements concernant les administrateurs ou les avocats qui exercent au sein de la Société. En revanche, suivant l’article 8, toute modification au nom et adresse de la Société, de même que les modifications relatives à la détention d’actions ou de parts votantes ou au nombre d’administrateur requis sur le Conseil d’administration ou de gestion, entraînant une contravention à l’article 5, doivent faire l’objet d’une modification à l’Engagement.

OBLIGATION DE SOUSCRIRE AU FONDS D’ASSURANCE RESPONSABILITÉ PROFESSIONNELLE DU BARREAU DU QUÉBEC

Quelles démarches doit compléter un membre assuré afin de fournir et maintenir la garantie de responsabilité professionnelle prévue à l’article 10 du règlement ?

• Le Règlement sur l’exercice de la profession d’avocat en société et en multidisciplinarité prévoit, à son article 10, que la société doit bénéficier d’une assurance responsabilité remplissant certaines conditions. Or, les avocats ont l’obligation de souscrire au Fonds d’assurance responsabilité professionnelle du Barreau du Québec et leur police d’assurance prévoit que la protection requise pour les sociétés est incluse dans la police de l’avocat si la société a respecté les prescriptions du Règlement sur l’exercice de la profession d’avocat en société et en multidisciplinarité, donc si elle a signé l’Engagement auprès du Barreau.

CONSÉQUENCES DU NON-RESPECT DU RÈGLEMENT SUR L’EXERCICE DE LA PROFESSION D’AVOCAT EN SOCIÉTÉ ET EN MULTITDISCIPLINARITÉ

Quelles sont les conséquences d’un non-respect d’une des conditions, modalités ou restrictions prévues au règlement ?

• Les conséquences sont à deux niveaux. D’une part, les avocats exerçant au sein de la société pourraient ne plus être autorisés à exercer au sein de celle-ci et, d’autre part, des mesures disciplinaires pourraient être prises à l’égard des avocats ayant une connaissance des faits conduisant au non-respect des conditions, modalités et restrictions prévues au Règlement sur l’exercice de la profession d’avocat en société et en multidisciplinarité en vertu de l’article 4.02.01 u) du Code de déontologie des avocats.