La question

Lorsqu’un avocat ne donne pas suite à vos nombreux appels et lettres, pouvez-vous écrire à cet avocat et transmettre copie conforme au client de celui-ci qui omet d’y donner suite ?

La réponse

Non, car cette action – née d’une bonne intention – est contraire à la déontologie.

Pourquoi ?

Parce que la copie de la lettre est similaire à une communication avec la partie adverse (voir article 3.02.01 h) du Code de déontologie).

Que faire ?

Tenter d’obtenir des explications de l’avocat pour comprendre la situation. Cependant, un avis au Bureau du syndic peut s’avérer nécessaire car ce confrère déroge peut-être à l’article 2.05 du Code de déontologie.

Les causes fréquentes de ces manquements

Souvent, les manquements téléphoniques sont causés par une charge de travail trop lourde. Cherchant à parer au plus urgent et emporté par un tourbillon de travail, l’avocat ne prend pas le temps de rappeler le confrère qui souhaite obtenir des nouvelles d'un dossier ou qui cherche à négocier avec lui dans une affaire.

Le Bureau du syndic du Barreau, alerté à la situation, se fait souvent répondre : « Débordé, je n'ai pas pu… », « J'ai été malade et je n'ai pas trouvé de remplaçant », « Vous savez, la pratique en solo… », « Le procès devait durer une demi-journée. Mais tout s'est embourbé. Ça m'a pris deux jours et demi… ». D'autres encore étaient partis en vacances en se contentant de brancher leur répondeur, alors que les règlements (article 14 du Règlement sur les normes de tenue des dossiers et de domicile professionnel des avocats – R.R.Q., C-26, r.19.2.2) prévoient pour ces circonstances un système beaucoup plus élaboré.

Les meilleures pratiques :

• Informez vos correspondants plus régulièrement. Si vous n'êtes pas capable de le faire parce que vous êtes en procès ou ailleurs, rappelez pour laisser un message, envoyez un courriel pour indiquer que vous ne les oubliez pas. Cela prend deux secondes. Et ils seront rassurés. Pour trouver rapidement le courriel d’un confrère vous pouvez vous servir du répertoire téléphonique ou Web du Barreau du Québec.
• Si vous pratiquez de façon solo, examinez la possibilité d'investir avec des confrères dans la mise en commun de services de secrétariat ou autre.
• Revoyez l’organisation de votre système téléphonique, l'exactitude de l'adresse qui doit figurer sur la liste du Barreau, l'état de fonctionnement de télécopieur et du répondeur.
• Changez régulièrement votre message téléphonique pour indiquer vos absences.
• Dans votre logiciel de messagerie faite usage de la fonction « Gestionnaire d’absence du bureau » qui expédie des réponses automatiques par courriel à ceux qui vous écrivent par courrier électronique. Vous pouvez ainsi leur dire que vous êtes absent et leur indiquer quand vous serez en mesure de leur répondre.