La question

Respecter la confidentialité… Qu’est-ce que ça signifie concrètement, au jour le jour ?

La réponse

En pratique, cela implique pour l’avocat, ses collaborateurs et toute personne exerçant des activités avec lui de s’assurer de la confidentialité des dossiers des clients et des échanges d’informations les concernant en tout lieu et par tout moyen de communication.

L’article 3.06.03 du Code de déontologie des avocats prévoit que « l’avocat doit prendre les moyens raisonnables pour faire respecter le secret absolu des confidences qu’il reçoit dans l’exercice de sa profession par toute personne qui coopère avec lui ou exerce ses activités au sein de la société où il exerce ses activités professionnelles. »

Les bonnes pratiques

Voici quelques habitudes de travail respectueuses de la confidentialité que vous et vos collaborateurs avez intérêt à intégrer dans vos activités au jour le jour :

• tenez vos entrevues ou téléphones avec vos clients dans un local fermé et aménagé de façon à ce que ces conversations ne puissent pas être entendues de l’extérieur et veillez à ce que personne n’y ait accès pendant ces échanges, sauf avec votre autorisation, tel que le prescrit l’article 13 du Règlement sur les normes de tenue des dossiers et de domicile professionnel des avocats
• prenez les dispositions nécessaires pour que vos messages téléphoniques, vos courriels et votre courrier soient à l’abri des indiscrétions, particulièrement si vous partagez votre bureau avec d’autres personnes
• dès l’ouverture du dossier, convenez avec le client des moyens appropriés de communiquer avec lui, par téléphone, courriel ou autrement, au bureau ou à la maison, et demandez-lui si vous pouvez laisser un message vous identifiant sur sa boîte vocale ou à la personne qui répond à l’appel
• n’échangez pas d’informations confidentielles au téléphone dans un lieu public, par exemple au restaurant, dans les couloirs du palais de justice ou dans la réception de votre cabinet
• n’envoyez ou ne recevez pas de télécopies d’un lieu public, comme une pharmacie ou un bureau de poste
• incluez un avis de confidentialité dans vos télécopies et courriels
• ne laissez jamais voir à quelqu’un que vous êtes au courant d’une information confidentielle
• sécurisez l’envoi et la réception de courriels avec un logiciel comme Mail it safe, recommandé par la Corporation de services du Barreau (voir www.csbq.ca/fr/services-aux-membres/tic/courriels-securises)
• conservez vos dossiers papiers ou fichiers numériques dans des endroits non accessibles à des personnes autres que vos collaborateurs
• n’envoyez à la poubelle ou au recyclage aucun document confidentiel. Procédez plutôt à leur destruction en retenant les services d’une entreprise spécialisée qui s’engage à respecter la confidentialité des documents.

Quand est-on exempté de la confidentialité ?

L’article 131.2 et 131.3 de la Loi sur le Barreau disposent des exceptions au secret absolu des confidences que l’avocat reçoit en raison de l’exercice de sa profession. Ainsi, à moins d’y être relevé expressément ou implicitement par la personne qui lui a fait ces confidences ou lorsque la loi l’ordonne ou en vue de prévenir un acte de violence, dont un suicide, lorsqu’il a un motif raisonnable de croire qu’un danger imminent de mort ou de blessures graves menace une personne ou un groupe de personnes identifiables, l’avocat ne pourra communiquer ce renseignement qu’à la ou aux personnes exposées à ce danger, à leur représentant ou aux personnes susceptibles de leur porter secours. L’avocat ne peut communiquer que les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication. Les articles 3.06.01. et suivants du Code de déontologie des avocats traitent également du secret professionnel.

Il ne faut pas hésiter à consulter le syndic pour évaluer une exemption de confidentialité ou au sujet des bonnes pratiques de confidentialité. Un bris de confidentialité peut avoir des conséquences graves pour un client, par exemple, une perte de réputation ou une perte d’emploi. Les conséquences sont également graves pour vous qui pouvez être poursuivi en dommages et intérêts ou être visé par une plainte déontologique.