À la veille d’un déménagement de domicile professionnel, un avocat décide de jeter ses vieux dossiers. D'ailleurs, ceux-ci ont traîné pendant longtemps sur le plancher de son bureau à côté de son classeur plein à rebord et en partie dans le garage de sa résidence. A-t-il pris une bonne décision ?

La réponse

Non.

Pourquoi ?

Tout dossier fermé à compter du 8 juillet 2010 doit être conservé au moins sept ans à partir de sa date de fermeture, conformément à l’article 18 du Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats. Les dossiers fermés avant le 8 juillet 2010 doivent être conservés cinq ans à partir de la date de fermeture. Cette durée de conservation s’harmonise avec la durée de conservation imposée par les lois fiscales, expliquent M^e William Dufort, M^e Thierry Usclat et M^e Geneviève Lefebvre, auteurs de l’ouvrage Éthique, déontologie et pratique professionnelle de la Collection de droit 2010-2011.

Une fois le dossier fermé, l’avocat peut utiliser tout système d’archivage qui lui donne accès à l’information que contient le dossier à la date de fermeture. Cependant, il a l’obligation de s’assurer de la confidentialité de ses dossiers ainsi que de toute information transmise par son client et des tiers. Ainsi, en laissant traîner ses dossiers sur le plancher de son bureau ou dans son garage facilement accessible, l’avocat a enfreint la règle de confidentialité prévue à l’article 17 du Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats.

En fait, l’article 17 a une portée beaucoup plus large que l’article 131 de la Loi sur le Barreau qui traite du secret professionnel. À ce sujet, les auteurs précités expliquent que même l’information qui n’est pas confidentielle ou qui n’émane pas du client de l’avocat ne peut être utilisée à des fins autres que celles pour lesquelles l’avocat a été appelé à en prendre connaissance. Cette obligation s’étend évidemment aux employés de l’avocat. Ce dernier doit assumer l’entière responsabilité de la discrétion de ses employés au sujet de tout ce qu’ils apprennent à l’occasion de leur travail. Ce devoir de confidentialité s’étend également à l’information transmise à l’avocat par les modes de communication instantanée comme le Web et le télécopieur.

Après un délai de sept ans, l’avocat peut-il jeter le dossier de son client à la corbeille sans problème?

Non. Encore une fois, en vertu des différentes règles sur la confidentialité, les dossiers ne pourront être mis au déchet sans que les dispositions nécessaires pour protéger les renseignements personnels contenus dans le dossier aient été préalablement prises.

De plus, selon l'article 19 du Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats, l’avocat ne peut détruire les documents originaux de son client sans avoir obtenu l’autorisation de celui-ci. Il est recommandé de remettre les originaux au client dès la fermeture du dossier.

Et comment distingue-t-on le « dossier actif » de celui qui est inactif?

L’article 18 du Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats définit que le « dossier actif » est un dossier dans lequel l’avocat a le mandat de continuer à agir pour son client ou encore cherche à recouvrer le paiement de ses honoraires. Voilà un bon point de repère pour calculer le délai de sept ans.