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Préposé à la gestion des prises de possession au Bureau du syndic (Montréal)

Le Barreau du Québec cherche à combler un poste permanent administratif syndiqué de préposé à la gestion des prises de possession au Bureau du syndic.

DESCRIPTION SOMMAIRE

Relevant du directeur du Bureau du syndic, le préposé à la gestion des prises de possession effectue les tâches de secrétariat et de gestion concernant les prises de possession et apporte un soutien clérical au Bureau du syndic lorsque requis.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

  • S’assure de la gestion générale des prises de possession (suivis, communication avec les services concernés, transferts de dossiers) sous la supervision de son supérieur immédiat et d’un syndic adjoint responsable;
  • Rédige et expédie les confirmations de renseignements des dossiers clients aux autres départements du Barreau et aux avocats concernés;(interne)
  • Tient à jour les tableaux de prises de possession, voit à la saisie des données des dossiers remis, archivés ou détruits, en dresse l'inventaire et répond aux demandes de consultation urgente;
  • Assure le suivi et la tenue de l’inventaire dans la base de données COBA en collaboration avec le Service de la gestion de l’information;
  • Agit comme personne-ressource vis-à-vis les avocats et le public concernant les questions relatives aux dossiers clients et documents gérés à la gestion des prises de possession;
  • Sous la supervision d’un avocat, identifie le statut de dossiers clients (actif et fermé) et assure un suivi auprès des clients ou des procureurs concernés dans les dossiers, selon leur statut;
  • Reçoit personnellement les clients et avocats dans le but de leur remettre leurs dossiers et de les informer du statut de l'ancien procureur au dossier;
  • Assure un suivi de la qualité du travail du personnel engagé par le Bureau du syndic (commis, technicien en archives) lors de nouvelles prises de possession;
  • Reçoit les appels téléphoniques et effectue la correspondance relative aux dossiers des prises de possession et en assure le suivi;
  • Sur demande de son supérieur, assure un soutien aux inspecteurs enquêteurs lors de prises de possession;
  • Dresse le rapport statistique mensuel des prises de possession pour son supérieur;
  • Effectue toute autre tâche demandée par le supérieur immédiat.

QUALIFICATIONS REQUISES

Formation
  • Attestation d’études collégiales en technique juridique ou l’équivalent;
Expérience
  • Deux années d'expérience dans un emploi similaire dans l'organisation actuelle ou dans un cabinet d’avocat.
Habiletés
  • Excellent service à la clientèle;
  • Bonne gestion des priorités;
  • Bonne compréhension des enjeux;
  • Communication;
  • Autonomie et initiative;
  • Sens de l’organisation;
  • Facilité de communication interpersonnelle;
  • Rigueur et méthode;
  • Analyse;
  • Gestion de stress;
  • Connaissance des processus judiciaires (lecture plumitif);
  • Connaissance de logiciels de gestion des documents;
  • Maîtrise de l’anglais parlé et écrit;
  • Connaissance des outils de la suite Microsoft (Excel, Word). 

Horaire de travail

  • 33,45 heures / semaine

Lieu de travail

  • Vieux-Montréal

Date d’entrée en poste

  • Le plus tôt possible

 

Veuillez soumettre votre candidature pour le concours AS-31A, au plus tard le 24 septembre 2017, à

Mme Danielle Simony
Service des ressources humaines
Barreau du Québec
445, boulevard Saint-Laurent
Montréal (Québec)  H2Y 3T8
ressourceshumaines@barreau.qc.ca

Le genre masculin est utilisé par souci d'allègement du texte. On doit l'interpréter dans son sens générique, à moins d'indication contraire.


              

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Mise à jour : Mon Sep 11 09:20:15 EDT 2017