Le Service de la gestion de l'information a 20 ans !

Bien que le Service de la gestion de l'information ne soit apparu à l'organigramme du Barreau du Québec qu’en avril 1988, la notion de conservation de l’information ne constitue pas une préoccupation récente pour l’administration du Barreau. Dès 1849, l’article XIV de l’Acte pour l’incorporation du Barreau du Bas-Canada indiquait déjà que le secrétaire de chaque section devenait le gardien des archives de sa section alors que les devoirs du secrétaire et du trésorier du Conseil général étaient analogues à ceux des secrétaires de section.

À l’origine, les documents générés par les activités du Barreau du Bas–Canada consistent surtout en des procès-verbaux, de la correspondance et des rapports financiers. Les sections, pour leur part, conservent les documents sur les membres, soit ceux traitant de l’admission des aspirants à l’étude du droit ou à la pratique de la profession d’avocat, ceux concernant la discipline, l’arbitrage, la conciliation et le paiement de la cotisation.

Le Barreau du Québec ne possède malheureusement qu’un seul document produit avant 1864. Un incendie au Palais de justice de la ville de Québec aurait vraisemblablement détruit les documents qui y étaient conservés par le secrétaire-trésorier du Conseil général de l’époque.

M^e Gonzalve Doutre

M^e Gonzalve Doutre, secrétaire-trésorier du Conseil général de 1866 à 1868, se chargera de reconstituer, non sans difficulté, le Tableau de l’Ordre. Voici ce qu’il écrit à ce propos le 28 mai 1867 dans son rapport déposé au Conseil général :

«Je ne peux passer sans observation le silence inexcusable de l’ex-secrétaire du Conseil général. Il voyait les embarras dans lesquels je me trouvais pour préparer le tableau des Avocats, en l’absence des Archives du Conseil, et cependant malgré mon insistance et mes prières, il restait silencieux, n’accusant même pas réception de mes lettres. Aujourd’hui encore, après huit mois de tentatives, je suis obligé d’avouer que je n’ai réussi à obtenir aucun Registre, aucun document de l’ancien conseil général…».

Tableau de l’Ordre, 1928-1929

Registre des diplômés. Conseil général B.B.C. No.1.

Le Tableau des avocats, avec les procès-verbaux du Conseil général et un registre des diplômés de 1849 à 1860, représentent les plus vieilles archives en notre possession.

Pendant cent ans, les responsabilités du Barreau du Québec et des sections en matière de conservation des archives n’évolueront guère. La réforme de la Loi du Barreau de 1967 amène des changements majeurs. Cette réforme marque une mutation profonde du Barreau. En effet la structure privilégiée jusqu’alors était décentralisée et les sections assumaient en grande partie les pouvoirs consentis par le législateur pour le contrôle de la profession et la protection du public.

Or, avec cette réforme de la Loi, le Barreau du Québec récupère la majorité des responsabilités dévolues aux sections jusqu’à cette date. La nouvelle Loi prévoit la création d’un secrétariat permanent (direction générale) et de l’École de formation professionnelle, devenue aujourd’hui l’École du Barreau. La réforme prévoit aussi le rapatriement du processus disciplinaire (Bureau du syndic) anciennement dévolu aux sections. Par la suite, l’entrée en vigueur du Code des professions, en 1973, uniformise l’encadrement législatif auquel sont soumis les ordres professionnels. Tous les dossiers et documents produits ou reçus pour assurer la formation, le contrôle de la profession et la protection du public seront dorénavant conservés au Barreau du Québec.

M. le bâtonnier Marcel Cinq-Mars

En 1970-1971, sous le bâtonnat de M^e Marcel Cinq-Mars, le Barreau instaure un dossier professionnel unique pour chaque avocat. Ce dossier professionnel, dont le contenu et la forme ont considérablement évolué depuis, demeure toujours aujourd’hui la série documentaire la plus importante.

Les changements intervenus dans le système professionnel, l’augmentation croissante des étudiants à l’École du Barreau et des nouveaux membres admis à la profession, la création de plusieurs services au Barreau - Services de la recherche et de l’information (1970), Service de la formation continue (1974), Service de l’inspection professionnelle et celui des Greffes d’arbitrage et de discipline (1981) – et l’accroissement du personnel permanent constituent autant de facteurs qui amènent le Barreau à consacrer des ressources exclusivement affectées à la gestion documentaire.

M^me Thérèse Perreault, directrice du service de la gestion de l’information

En mai 1980, le Barreau confie à M^me Thérèse Perreault la responsabilité de procéder à l'inventaire et à l'indexation des dossiers administratifs, d'assurer la protection des documents essentiels et la mise sur pied du centre de documentation. Première corporation professionnelle soucieuse de la gestion des documents administratifs, le Barreau du Québec s’est familiarisé lentement avec les objectifs et stratégies mis de l'avant par un programme de gestion des documents.

La décennie des années ’80 sera ponctuée de plusieurs projets dont les objectifs visent la mise en place tant de structures que de politiques pour assurer la conservation, le traitement et l’accessibilité des documents de référence, dossiers administratifs, des dossiers des membres et ceux des étudiants.

Sont mis sur pied les dépôts de documents pour la conservation des documents semi-actifs et historiques et le Centre de documentation du Barreau. Des bases de données sont constituées pour repérer l’information contenue dans les procès-verbaux du Conseil général et du Comité administratif et dans le Journal du Barreau. Celles-ci sont maintenant informatisées et toujours utilisées pour retracer l’historique d’une position du Barreau ou pour trouver le texte d’une décision antérieure.

Une attention particulière est apportée à la vérification, l’épuration et la complétion des dossiers d’étudiants et d’avocats pour y consolider l’information. L’embauche d’une avocate permet d’amorcer le traitement des prises de possession de dossiers effectuées dans les cabinets juridiques.

Des efforts sont aussi consacrés au traitement des documents administratifs avec la mise en place d’un calendrier de conservation et d’un plan de classification. En 1988 débute l’informatisation de la gestion des documents dans les différents services du Barreau du Québec.

Parallèlement à ces projets, le Barreau procède à une réorganisation administrative : la gestion des documents administratifs et archives historiques devient, en 1984, un système d'information reconnu, sans toutefois être reconnu comme un service à l’organigramme. Le poste de documentaliste est transformé en un poste cadre de gestionnaire des documents et archives dont relèvent un technicien en gestion des documents et une technicienne en documentation.

En 1987-1988, la Direction générale approuve le projet visant l'implantation d'un système de gestion des dossiers administratifs. Elle clarifie la mission du Service de la gestion de l'information et l’intègre à l’organigramme du Barreau comme service.

En juin 1993, le Barreau se voit décerner le prix « Organisme privé » de l’Association des archivistes du Québec. Ce prix souligne la contribution du Service de la gestion de l’information au développement de l'archivistique moderne et de la gestion des documents.

Dès 1993-1994, le Centre de documentation procède à l’informatisation de son catalogue. Ce processus d’informatisation sera complété en 2002-2003, permettant ainsi à chaque employé de consulter à distance Biblio-Maître, le catalogue auteurs-titres-sujets du Centre, de même que son fonds documentaire électronique qui contient à lui seul près de 3 000 documents en texte intégral.

En 1995, le Centre de documentation s’approprie une nouvelle technologie (Internet) permettant la consultation à distance de bases de données de l’Université de Montréal, des ministères de la Justice fédéral et provincial et des Publications du Québec. Durant la même période, le Service collabore à la mise en place d’un site Web temporaire du Barreau du Québec sur Internet. Grâce à une entente signée avec les Publications du Québec en 1996, les membres du Barreau auront accès gratuitement aux Lois et Règlements du Québec à partir du site Web du Barreau.

En mai 1995, le Service diffuse la première version du Guide des archives rédigé selon les normes reconnues en matière de description des archives. Cet instrument de recherche vise à faire connaître aux chercheurs les documents témoignant de l’histoire du Barreau du Québec. Mis à jour à tous les deux ans, il est maintenant diffusé sous la forme d’un cd-rom et sera accessible sous peu sur le Réseau de diffusion des archives du Québec.

Compte tenu de l’expertise développée en matière de gestion documentaire et de gestion de bibliothèques, la Direction générale confie au Service de la gestion de l’information divers mandats reliés à des enjeux stratégiques pour le Barreau tels les questions d’accès et de diffusion de l’information juridique, de gestion des réseaux de bibliothèques du Barreau dans les palais de justice, d’accessibilité gratuite aux Lois et Règlements du Québec pour le public et les membres.

De 1987 à 2002, ces travaux menés par la directrice du Service permettront au Barreau de concrétiser plusieurs projets en matière d’information juridique.

M^e Noé Leclerc


M^e François Lajoie


M^e Claude Gravel

Le Comité sur l’information juridique diffusée aux membres du Barreau, mis sur pied en 1990, présidé tour à tour par M^e Noé Leclerc, M^e François Lajoie et M^e Claude Gravel, se consacrera à divers dossiers dont celui de la négociation des contrats avec SOQUIJ pour la distribution gratuite aux membres de l’Annuaire et des Recueils de jurisprudence et celui de l’élaboration d’un nouvel outil de jurisprudence, en 1997, maintenant connu comme étant le Répertoire électronique de jurisprudence du Barreau (REJB).

Ce comité se penchera aussi sur la politique gouvernementale en matière d’accès et de diffusion d’information législative. Ses efforts seront finalement récompensés en 1999 lorsque le gouvernement rend accessible gratuitement sur son site Web, à l’ensemble de la population, les Lois et Règlements du Québec.

Divers comités d’études sont créés pour analyser les structures et modes de financement des Réseaux de bibliothèques du Barreau dans les palais de justice. Il en résultera un plan financier et administratif visant la transformation du Réseau des bibliothèques de droit qui mène, en 2002, à la création du Centre d’accès à l’information juridique (CAIJ).

Durant la même période le Service participe aux travaux de la Fédération des ordres professionnels de juristes du Canada pour développer une bibliothèque juridique virtuelle pancanadienne qui donnerait accès gratuitement à l’ensemble de la législation et de la jurisprudence de toutes les provinces canadiennes. Canadian Legal Information Institute / Institut de l’information juridique du Canada ( CanLII / IIJCAN ) voit le jour en 2000-2001.

En 2001-2002, la Direction générale entérine une nouvelle orientation stratégique en matière de gestion de l’information axée sur la gestion électronique des documents (GED). Le Service ajoute un autre secteur d’activité en mettant en branle un vaste projet de gestion électronique des documents (GED). Depuis 2004, les services du Barreau peuvent consulter à distance, entre autres, le dossier électronique professionnel (admission et inscription) de l’avocat, ceux de l’étudiant et du stagiaire, le dossier électronique disciplinaire et le dossier électronique de l’inscription annuelle (depuis 2008).

Depuis l’automne 2007, les ordres professionnels sont assujettis à la loi Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Le Service a participé aux travaux du Conseil interprofessionnel du Québec pour l’élaboration d’un modèle de plan de classification ainsi qu’un modèle de calendrier de conservation visant à fournir un soutien aux ordres professionnels. Il fournit aussi un soutien aux sections du Barreau à cet effet.

En 2007-2008, le Service revoit le plan de classification des documents du Barreau, appliqué dorénavant tant aux documents physiques qu’aux documents électroniques, pour qu’il reflète mieux l’ensemble des activités du Barreau et les nombreux changements à la législation des ordres professionnels. Il entreprend aussi la révision du calendrier de conservation des documents.

En 2008, le Barreau bénéficie d’une information organisée dont la conservation et la pérennité est assurée. Beaucoup reste à faire. Néanmoins, le travail accompli depuis 28 ans en matière de gestion de l’information a permis au Barreau du Québec d’assumer un leadership tant auprès des barreaux provinciaux qu’auprès des ordres professionnels québécois et d’acquérir une crédibilité certaine auprès des intervenants du milieu archivistique québécois.