Service des technologies de l’information

L’intérêt du Barreau pour l’informatisation se manifeste vers la fin des années soixante-dix. Différents facteurs l’expliquent. Tout d’abord, la centralisation au Barreau du Québec, issue de la réforme de la Loi sur le Barreau en 1967, de plusieurs responsabilités, jusqu’alors dévolues aux sections du Barreau : le Barreau doit dorénavant assurer la gestion de l’admission et l’inscription des membres au Tableau de l’Ordre, la perception de la cotisation, la discipline et la formation professionnelle. Par la suite, l’entrée en vigueur du Code des professions en 1973 ajoute des responsabilités aux ordres professionnels en matière d’inspection professionnelle et de formation permanente. Dès lors, toutes les informations essentielles au contrôle et à la surveillance de la profession convergent vers le Barreau et nécessitent un traitement, une compilation et une mise à jour qui s’effectuent manuellement.

Autres facteurs non négligeables : la création du Bureau du syndic, l’ouverture de l’École du Barreau, pour laquelle il faut gérer plusieurs centaines d’étudiants et de stagiaires chaque année, et l’accroissement constant du membership du Barreau durant les années soixante-dix ont aussi un impact important sur la gestion des opérations du Barreau. Enfin, le Barreau adopte un Règlement sur le registre des testaments du Barreau du Québec qui entre en vigueur le 1^er décembre 1979 et met en place un registre des actes testamentaires. Ce registre connaît des débuts modestes, mais son développement et son utilisation sont appelés à augmenter considérablement. Un système informatisé devient essentiel à sa gestion.

Ces changements législatifs, alliés à l’établissement de nouveaux services et à l’ajout de nouvelles responsabilités imparties à l’ordre professionnel, amènent le Barreau à vouloir informatiser certaines de ses opérations pour réduire le temps d’exécution des tâches et faciliter le travail du personnel.

Le Barreau choisit d’abord de prioriser l’informatisation de la perception de la cotisation et la gestion du Tableau de l’Ordre. Il se dote de ressources minimales en équipements informatiques et en ressources humaines qualifiées. Il s’équipe d’un premier mini-ordinateur de modèle IBM System/34 en 1979, auquel on ajoute une imprimante et trois postes de travail dont l’utilisation est réservée au directeur des finances et au personnel responsable des opérations informatiques. Il en sera ainsi jusqu’en 1986.

De 1979 à 1984, on désigne sous le vocable « l’Informatique » ce service qui relève de la Direction générale. Le Service de la bureautique n’apparaît à l'organigramme du Barreau du Québec qu’en 1984-1985.

Au cours de ces premières années, « l’Informatique » travaille à développer les premières applications informatisées qui faciliteront la perception des cotisations, la production du Tableau de l’Ordre, l’enregistrement et la recherche d’actes testamentaires et les envois massifs de courrier et de publications aux membres grâce à un système de tri géo-postal. Par la suite, les systèmes pour la comptabilité des trois fonds (général, études juridiques, formation professionnelle), la gestion des étudiants de l’École, la compilation de données statistiques ainsi que l’indexation des dossiers et archives du Barreau sont informatisées.

En 1983-1984, une étude sur les systèmes d’information de l’organisation, menée à la demande du Barreau par une firme de consultants, recommande la création d’un Service de bureautique et l’embauche d’un directeur pour ce service. M. Jacques Valade est engagé en 1984 à titre de directeur du nouveau Service de la bureautique. Le Barreau lui confie les responsabilités du développement des applications informatisées, ainsi que la gestion de l’utilisation des équipements informatiques et des équipements de traitement de texte MICOM. La gestion des équipements de téléphonie lui sera aussi confiée, laquelle devient plus complexe en raison de l’augmentation du personnel et de l’aménagement de l’École du Barreau et du Barreau du Québec dans ses nouveaux locaux de la Maison du Barreau sur le boulevard Saint-Laurent.

M. Jacques Valade, directeur du Service de la bureautique (1984-1988)

À son arrivée, M. Valade prépare un plan directeur d’informatisation dont les actions s’échelonneront sur les deux années suivantes. Dans le cadre de ce plan, le service acquiert un nouveau mini-ordinateur de modèle IBM System/36 et se procure un dérouleur de bande magnétique qui permet d’effectuer des copies de sécurité plus efficacement. En 1986, débute la décentralisation de l’informatique. Certains services se verront dotés de postes de travail ou de micro-ordinateurs qui seront reliés à l’IBM S/36 ainsi qu’une imprimante laser pour la production de documentation professionnelle.

Le Comité de développement des systèmes d’information, sur lequel siège un représentant de chacun des secteurs fonctionnels, est mis sur pied en 1985-1986. Il permettra d’orienter les actions du Service de bureautique pour l’informatisation de l’ordre professionnel. Son mandat consiste à définir les processus de travail qui seront informatisés, à établir les priorités de développement et d’implantation des mécanismes, à éviter les redondances dans la mise en place de systèmes dans les secteurs fonctionnels, à diffuser l’avancement des projets aux employés et à s’assurer qu’une formation adéquate est dispensée aux employés concernés.

Durant la décennie des années quatre-vingts, on mesure concrètement l’importance accordée par le Barreau à l’informatisation de ses opérations et à la dotation d’équipements de certains employés, entre autres, par l’augmentation du budget alloué à l’informatique. On constate que le budget du service est presque 30 fois plus élevé en 1989 que celui octroyé en 1980. L’évolution rapide de la technologie ainsi que le besoin toujours croissant d’espace de stockage contribuent aussi à cette augmentation exponentielle du budget.

Côté effectifs, il faut aussi embaucher de nouveaux employés pour répondre aux besoins de développement et d’implantation de nouvelles applications informatisées dans les différents services du Barreau. De 1979 à 1984, trois employés permanents se partagent le travail. En 1988, ils sont six employés permanents. Les effectifs augmentent encore en 1990, avec l’embauche de trois nouveaux employés. Il faudra attendre les années 2000 avant que l’équipe atteigne le compte de 12 employés permanents.

M. Gérard Belzile, directeur du Service de l’informatique (1988-2000)

En 1988, M. Gérard Belzile succède à M. Jacques Valade qui quitte son poste de directeur du service. Un de ses premiers projets consiste à déployer un nouveau système téléphonique plus efficace et plus efficient pour communiquer avec ses membres du Barreau et le public. Ce système, devenu désuet, sera remplacé à l’automne 2008 par un nouveau système de téléphonie fonctionnant selon la technologie IP.

De 1990 à 1992, le Service de la bureautique effectue une transition majeure de technologie en migrant vers le nouveau serveur AS400 IBM. Suite à cette opération, il met sur pied un modèle de données qui servira de guide aux futurs développements informatiques. De plus, on décentralise le traitement de texte au profit des employés qui s’en servent le plus fréquemment. Ceux-ci sont maintenant équipés de micro-ordinateurs. Ce ne sera qu’en 1996 que tous les employés du Barreau disposeront d’un poste de travail informatisé.

En 1992, le Service de la bureautique prend le nom de Service de l’informatique.

En 1995, le Service de l’informatique, avec la collaboration du Service de la gestion de l’information, participe à une étude de faisabilité concernant l’imagerie (numérisation), Internet et la vidéoconférence. Cette étude porte fruits. Dès l’automne 1996, la mise en place des technologies pertinentes permet d’introduire Internet et l’utilisation du courrier électronique au Barreau. En décembre 1996, le Barreau inaugure son premier site Web à l’adresse http://www.barreau.qc.ca.

Plusieurs changements marquent l’année 1997. Au printemps, un système de réponses vocales interactives au Tableau de l’Ordre est mis en place afin de désengorger le système téléphonique. Ce système permet aux clients de connaître le numéro de téléphone d’un avocat sans l’intervention d’un employé du Barreau et ce, 24 heures par jour, sept jours par semaine. Le Service de l’informatique entame aussi la migration du parc informatique vers un système d’exploitation plus performant au sur le plan réseau et sécurité et implante la Suite Office 1997. Tout le personnel sera formé à l’utilisation de ces nouveaux logiciels.

Une deuxième migration, cette fois vers la Suite Office 2000, est entamée en 1998-1999, mais la préparation des données et des micro-ordinateurs pour le passage de l’an 2000 monopolise les énergies. Heureusement, aucun problème n’est constaté suite au changement de millénaire.

Du côté du développement de nouvelles applications informatisées, le Service de l’informatique ne chômera pas. Il développe successivement un système pour l’assurance-responsabilité professionnelle, un système de gestion de dossiers du Bureau du syndic, un nouveau système pour l’École du Barreau, un pour la gestion des cours de la formation permanente et le nouveau système de comptabilité du Barreau.

M. Christian Lavoie, directeur du Service des Technologies de l’information (2001- )

En juillet 2000, le directeur du Service de l’informatique, M. Gérard Belzile, quitte le Barreau du Québec. Il sera remplacé par M. Christian Lavoie en janvier 2001. Sous sa direction, le service est modernisé et devient le Service des technologies de l’information.

La prochaine décennie se déroulera sous le signe de l’intégration des nouvelles technologies aux environnements de travail du Barreau, d’une offre accrue d’information et de services en ligne tant pour le public que pour les membres, d’une actualisation des équipements et des structures, de l’établissement de partenariats pour des projets technologiques d’envergure et de changements importants dans la façon de développer et d’implanter les applications informatisées.

L’organigramme ainsi que les titres des employés et la description des tâches sont modifiés. Le service se compose désormais de trois sections : exploitation informatique/téléphonique/sécurité, développement/assurance qualité et projets Internet/projets spéciaux. La division du service en sections distinctes permet au personnel de se concentrer sur des fonctions spécifiques tout en assurant le développement de plusieurs projets simultanément. Le mandat du service consiste à appuyer concrètement l’ensemble des services du Barreau dans la mise en place et l’utilisation des nouvelles technologies disponibles pour l’atteinte de leurs objectifs respectifs.

Se succèdent ensuite des projets d’envergure. En 2001-2002, le service entame la mise à jour d’un tiers du parc informatique, met en place un centre de formation pouvant accueillir six personnes et révise l’infrastructure de sécurité informatique, le processus de prises de copies de sécurité ainsi que la stratégie de reproduction et d’impression. Il réalise également un projet-pilote de service de soutien technique et de dépannage informatique centralisé (help desk), augmente la capacité du serveur téléphonique pour offrir les appels-conférences, en plus de continuer l’implantation de nouvelles applications dans les différents services et la migration des systèmes installés dans les années 80 et 90.

Le développement sur Internet demeure une préoccupation constante compte tenu de son utilisation grandissante. La Direction des technologies de l’information améliore l’architecture de télécommunications, œuvre à l’intégration de nouveaux modes de communication disponibles sur Internet et à la mise en place d’une infrastructure de télé-travail. Le service révise entièrement, en collaboration avec le Service des communications, le site Web du Barreau. Dès 2003-2004, le public et les membres du Barreau pourront y consulter l’ensemble des rôles des palais de justice, le Bottin des avocats et la chronique Lois et règlements du Service de la recherche et de la législation.

Les technologies sont aussi employées pour l’exercice de la profession et l’administration de la justice. Dans ce contexte, le Service s’intéresse aux technologies de signature et de chiffrement numériques. Fruit d’une collaboration avec le Gouvernement du Québec, les avocats qui le désirent pourront se prévaloir, dès 2004-2005, du titre d’agent de vérification d’identité grâce aux ententes conclues pour l’échange de renseignements avec les infrastructures gouvernementales.

En 2002-2003, le Service des technologies de l’information présente une politique régissant l’utilisation des technologies de l’information à la haute direction. Le développement des technologies de communications dans le but d’accentuer la qualité des relations entre le Barreau, ses membres et le public devient une des lignes directrices des actions futures.

Dans ce contexte, un nouvel environnement de travail collaboratif (courrier électronique, agendas, contacts et partage des dossiers) est implanté afin d’optimiser les communications et la planification des rencontres pour les employés du Barreau. Puis, une analyse sur le déploiement d’un environnement e-learning pour le Service de formation permanente, qui voudrait diffuser des vidéos en ligne de certains cours, est entamée. À l’automne 2006, ce système de formation à distance (cyberformation) est mis en place à titre expérimental. Pour la première session, six cours sont donnés.

Puis, en septembre 2003, la Chambre des notaires du Québec et le Barreau du Québec signent une entente pour la mise en place et l’exploitation d’un guichet unique des registres des testaments et des mandats. De concert avec le Service des greffes, le Service des technologies de l’information élabore l’architecture technologique requise pour l’intégration des registres de testaments et mandats des deux ordres professionnels.

En 2004-2005, le Service des technologies de l’information prend en charge l’installation des logiciels requis au bon fonctionnement du projet de Gestion électronique des documents (GED). En mai 2005, le Barreau du Québec entreprend un important projet d’amélioration continue et de révision des processus d’affaires basé sur le concept de qualité. Le projet PACTE (Projet d’amélioration continue et de travail efficace) repose sur les concepts d’amélioration continue et de qualité (norme ISO 9001 : 2000). Ce système permet d’identifier, d’analyser et de prendre actions sur les problèmes décelés dans l’organisation et/ou les améliorations que le Barreau souhaite apporter à ses façons de faire. Le Service des technologies de l’information embauche une conseillère en amélioration continue pour perpétuer le projet PACTE en 2007-2008.

Le 7 avril 2005, un nouveau règlement concernant la formation professionnelle entre en vigueur et modifie le programme de formation. Il ajoute l’évaluation diagnostique obligatoire pour tous les étudiants de l’École du Barreau et la possibilité de suivre des cours préparatoires. Le Service des technologies de l’information doit revoir le système de gestion de l’École afin de l’adapter à ces nouvelles dispositions réglementaires.

Entre-temps, un des axes du plan stratégique du Barreau adopté en 2005-2006 favorise l’utilisation des technologies pour l’amélioration des communications de l’Ordre avec les membres et le public. Le site Web du Barreau joue un rôle de première ligne. L’enrichissement et la mise à jour de son contenu deviennent très importants.

Le Service des technologies de l’information en cède l’entière responsabilité au Service des communications qui embauche alors une Coordonnatrice des communications électroniques à cet effet. Elle s’occupera dorénavant, notamment, de mettre à jour le contenu et la présentation du site Web du Barreau pour le rendre plus accessible et informatif pour le public et les membres. Le Service des technologies de l'information offrira l’appui nécessaire pour le développement et le support des services en lignes. Depuis 2008, l’inscription annuelle des avocats et la perception des cotisations ainsi que l’admission des étudiants à l’École du Barreau peuvent se faire en ligne.

Le Service des technologies de l’information a contribué de façon colossale au développement et à l’amélioration des processus de travail du Barreau liées à la protection du public, à la surveillance de l’exercice de la profession et au soutien des membres. Son champ d’action s’étend également au soutien technologique de plusieurs partenaires du Barreau tels qu’Éducaloi, le Centre d’accès à l’information juridique, mieux connu sous le nom de CAIJ, le Fonds d’assurance responsabilité professionnelle, la Fondation du Barreau et la Corporation de services. Son souci de bien servir ses clients est constant. Son travail demeure sans fin puisque les activités du service sont invariablement tributaires des modifications législatives et réglementaires auxquelles est soumis le Barreau.

L’entrée en vigueur du Règlement sur la formation continue obligatoire des avocats à compter d'avril 2009 et du nouveau Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats annoncent l’arrivée de nouveaux défis concernant le développement et la modification de systèmes informatiques. Toutefois le Barreau est confiant que le Service des technologies de l'information saura les relever avec brio.