Vers de nouveaux sommets...

Les étapes clés de la médiation commerciale

Lucie Desjardins, avocate

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C'est par une simulation d'un cas que Mes Daniel Ayotte, Marie-France Chabot, Richard Wagner, Denis Gauthier et Serge Roy ont choisi d'illustrer la médiation commerciale. En 40 minutes, les conférenciers ont voulu offrir aux participants de cet atelier, présenté dans le cadre du Congrès du Barreau, une illustration des circonstances et des étapes clés d'une médiation.

Le scénario mis en scène pour l'occasion présente d'une part, un propriétaire de commerce de jardinage, situé dans un centre commercial (le locataire) et, d'autre part, les propriétaires du centre commercial (le locateur). Au centre de ce jeu de rôle, un conflit qui a pris naissance lorsque le locataire recoit une lettre enregistrée du locateur l'avisant que des travaux majeurs devaient être entrepris dès le 29 avril et ce, jusqu'au 21 juin suivant. Les travaux en question consiste à agrandir le marché d'alimentation, situé à l'autre extrémité du centre, à faire la réfection complète du terrain de stationnement et à remplacer le système de climatisation des boutiques. Le locataire n'est pas d'accord: il est inquiet et anticipe une catastrophe économique, puisque les travaux sont prévus pendant sa haute saison, lesquels empêcheront les clients de se stationner provocant ainsi le désistement de ceux-ci en faveur du concurrent d'en face.

Locataire depuis 1992 d'un second bail de dix ans, -- le premier bail avait été signé par son père il y a 14 ans --, il vend des fleurs et des arbustes et offre à sa clientèle des services d'aménagement paysager de résidence. Il occupe un espace loué à l'une des extrémités du centre commercial, qui regroupe une dizaine de commerces, où il a notamment accès à une cour clôturée pour pouvoir étaler ses produits par beau temps. Le gros de son chiffre d'affaires (50 %) se fait entre le 1er mai et le 15 juin. Or, depuis six mois, un groupe d'hommes d'affaires s'est porté acquéreur du centre commercial, lequel groupe entretient des rapports plutôt difficiles et où les contacts directs sont rares. Tout problème doit d'ailleurs être signalé par écrit et les appels téléphoniques sont rarement retournés. La communication ne passe pas.

Une convocation, à tous les locataires et à un avocat, est alors envoyée pour régler le problème. Ce qui s'offre alors aux locataires, c'est l'envoi d'une mise en demeure exigeant le retrait de l'avis et le report des travaux au 25 juin ainsi qu'une demande de consultation des locataires quant à la cédule des travaux et les mesures d'accommodement pour les clients, un rappel de l'obligation du locateur de permettre la pleine jouissance des lieux, une allégation d'abus de droit et une requête en injonction, etc. En réponse, les locateurs adoptent la ligne dure et mentionnent qu'ils ont déjà signé un contrat ferme avec l'entrepreneur et qu'au surplus, le bail exige un avis préalable de 15 jours.

Après une évaluation de la situation et des recours judiciaires possibles... les locataires choisissent de regarder s'il est possible de s'entendre autrement! Après mûre réflexion, la médiation est proposée à la partie adverse. Le mandat de médiation est signé.

Pour ce cas, en l'espèce, les auteurs proposent un modèle de convention de médiation qui, au surplus pourrait s'appliquer à d'autres situations. Ce modèle exprime des clauses stipulant le processus volontaire et la liberté des parties de se retirer, le rôle du médiateur et son impartialité, des modalités quant à la présence des parties à la séance de médiation, la confidentialité, la possibilité pour le médiateur d'avoir des apartés avec l'une ou l'autre des parties, la valeur de l'entente qui appartient aux parties, la durée du processus et les honoraires.

Scénario quasi parfait! Or, pour réaliser un tel scénario, quels sont les arguments qu'un avocat peut présenter à un collègue en faveur de la médiation pour que celle-ci s'impose? Les auteurs relèvent dix arguments en ce sens, à savoir: 1) Le médiateur est choisi par les parties (impartial), 2) Le processus est privé, confidentiel et souple, 3) Le processus est de courte durée, peu coûteux et très efficace, 4) La communication étant facilitée par les techniques du médiateur, les parties en arrivent assez rapidement à voir le portrait complet de la situation, 5) Les caucus confidentiels avec le médiateur et hors de la présence de l'autre partie permettent d'ouvrir le jeu plus vite et de sauver du temps, 6) Le médiateur est en mesure de cerner les véritables questions en litige et d'identifier les difficultés; il peut évaluer rapidement la possibilité de trouver une solution mutuellement acceptable, 7) La solution n'est pas imposée; les parties la définissent elles-mêmes, 8) Les parties ne sont pas liées par les suggestions ou recommandations du médiateur, 9) La médiation s'avère utile même si elle ne mène pas à une entente, car cela permet de mieux évaluer son risque, 10) Chaque partie peut mettre fin au processus en tout temps.

Toutefois, les avocats et le médiateur ont un rôle bien précis lors de la médiation, indiquent les conférenciers. L'avocat, pour sa part, doit assister son client. Il doit aussi collaborer avec le médiateur à favoriser un ton propice aux pourparlers. De plus, il doit s'assurer que le processus se déroule dans le respect des intérêts et des objectifs de son client et soulever les points de droit en temps et lieu. Par ailleurs, il voit au suivi du plan élaboré et suggère à son client les réajustements appropriés, s'il y a lieu. Il aide également son client à évaluer l'infor- mation nouvelle, à réévaluer les risques et à modifier son attitude, le cas échéant. De plus, l'avocat doit aider son client à formuler des hypothèses de solutions qui pourraient être acceptables pour l'autre partie. Or, il devra explorer avec le médiateur, les options envisagées et discuter avec son client de l'opportunité d'un compromis de sa part ou de la valeur d'une proposition de l'autre partie. Enfin, il rédige et/ou vérifie le texte de l'entente.

Pour sa part, le médiateur devra expliquer aux parties, le processus de médiation et son rôle. Il animera et facilitera les communications et créera un climat de confiance, de coopération et de respect. Le médiateur doit aussi permettre aux parties de s'exprimer pleinement et gérer la procédure. Parallèlement, il aide les parties à mieux définir le problème, à imaginer des options, à mesurer le caractère approprié des propositions, à en mesurer les risques et fait ainsi progresser la médiation. Toutefois, il doit aider les parties à dénouer les impasses et à clarifier les points sur lesquels il y a entente. S'ajoutent à cela, la clarification des modalités d'exécution de l'entente ainsi que l'assurance que celle-ci est comprise de la même façon de part et d'autre. Enfin, il supervise la finalisation de l'entente (rédaction et signature). Maintenant, à vous de jouer!

 

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