Le compte à rebours est commencé

Les préparatifs de l'an 2000

Gaétane Desharnais, avocate*

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Qui n'a pas entendu parler des préparatifs de l'an 2000? De plus en plus de journaux ou revues d'actualité traitent de ce sujet de l'heure. Les échanges d'informations se multiplient; on incite les gens à prendre des mesures pour surmonter ce que plusieurs appellent « le bogue de l'an 2000 ».

Rappelons brièvement le problème : les systèmes informatiques des années 1960 n'ont prévu qu'un champ de six chiffres pour les dates, notamment en raison du manque de mémoire des ordinateurs. Or, il semble que les systèmes de l'époque aient été plus performants qu'on ne l'aurait cru car plusieurs travaillent encore avec des systèmes à six espaces. Ceci fait en sorte que l'année 2000 sera inscrite comme étant l'année 00. Un programme peut dès lors soit interpréter le 00 comme l'année 1900 ou tout simplement refuser de reconnaître une date après le 31 décembre 1999.

L'entrée d'une date, sa reconnaissance ou sa recherche par le système deviendrait impossible. Dès lors, un tel système informatique peut tomber en panne ou, problème plus pernicieux, donner des résultats erronés. Pire encore, même avec un système conforme à l'an 2000, un avocat est toujours susceptible d'être victime du « bogue » par le biais d'autres systèmes reliés au sien ou auxquels il doit référer.

Le problème de l'an 2000 viserait non seulement les programmes et logiciels d'ordinateurs, mais également tous les systèmes informatisés tels que les systèmes de minutage d'éclairage, d'accès aux immeubles, les systèmes d'alarme, d'incendie...

Qu'advient-il alors de l'avocat et de sa pratique?

Toute la documentation consultée presse le lecteur d'adopter un « plan de match » qui lui permettra de joindre le XXI^e siècle en limitant les dégâts. Par exemple, un groupe de travail, mis sur pied par l'Association du Barreau canadien, pour n'en nommer qu'un seul, sous la présidence de M^e Michael M. Fortier, a rendu public en mai dernier un rapport intitulé Compte à rebours vers l'an 2000 destiné aux avocats afin de les aider à conseiller adéquatement leurs clients.

La plupart des experts suggèrent de créer un comité interne comprenant au moins un représentant en informatique et un administrateur. Ce comité devra d'abord procéder à une vérification de tous les systèmes informatisés (incluant programmes, logiciels et les systèmes contenant des puces intégrées). L'aide des fournisseurs de chacun des équipements et/ou produits peut s'avérer précieuse pour permettre de mieux cerner les problèmes qui risquent de se poser.

Ce comité devra ensuite établir une liste des problèmes que les clients sont susceptibles de faire surface, les énumérer par ordre de priorité en tenant compte, dans chaque cas, des risques que peut ou non supporter l'entreprise. Ce comité préparera alors un plan d'action en fonction du résultat de cette liste.

Ce plan d'action devra comprendre notamment une liste des équipements et produits auxquels des correctifs seront nécessaires, incluant une description de ce qui doit être faite. Un examen du contrat liant l'entreprise à chacun des fournisseurs concernés permettra d'identifier qui sera responsable de ces correctifs.

L'avocat devra aussi faire face à ce saut dans le nouveau millénaire. Outre les démarches s'appliquant à tout genre d'entreprise, en quoi est-il particulièrement concerné?

Certains aspects stratégiques de sa pratique devront faire l'objet d'un examen minutieux et, le cas échéant, se retrouver en tête de liste de son plan d'action. Il en sera notamment ainsi pour son agenda, les registres, tant d'institutions financières que gouvernementales, tous les systèmes de recherche (tant en mode interactif que par cédérom) en plus, bien sûr, de tous les logiciels et programmes utilisés dans sa pratique.

L'avocat doit être en mesure de confirmer ou d'obtenir confirmation que tous ses systèmes, ainsi que ceux auxquels il doit référer dans sa pratique, continueront de le servir adéquatement, malgré le passage à l'an 2000.

L'agenda

L'agenda de l'avocat a toujours été un outil indispensable à sa pratique. Que ce soit, par exemple, pour des réunions, des dates de procès et surtout des dates de prescription, il est consulté quotidiennement et même plusieurs fois par jour. Au fil des ans, l'ère moderne a fait en sorte que l'agenda de l'avocat devienne un agenda électronique portatif ou même intégré à son système informatique. Or, à moins que ce système ne soit déjà « étanche » à l'an 2000, l'avocat devrait faire face à la transition, en recourant parallèlement à un agenda manuel où toutes les dates butoirs y seraient reproduites.

Par ailleurs, pour permettre une double vérification, chaque client pourrait être avisé par écrit de l'échéancier à venir de son dossier, particulièrement quant aux dates de procès et de prescription.

Les registres

Un autre aspect à considérer sont les registres, tant d'institutions financières que gouvernementales. Ainsi, les principaux exemples sont les registres bancaires, compte tenu notamment des comptes en fidéicommis, les registres fonciers ainsi que le registre des droits personnels et réels mobiliers.

Dans le cas des comptes en fiducie, il serait opportun de reproduire un registre manuel à même les relevés périodiques de la banque, suivi d'une preuve des transactions effectuées.

Quant aux registres fonciers, une confirmation des inscriptions devrait être conservée au dossier où seraient inscrites toutes les informations nécessaires (une copie additionnelle pourrait même être remise au client). Il en est de même pour le registre des droits personnels et réels mobiliers, en reportant de surcroît la date d'extrême effet de la sûreté inscrite dans l'agenda manuel.

Il serait également sage de vérifier auprès des autorités compétentes pour voir si leurs systèmes informatiques seront en mesure de faire le grand saut et continueront d'être compatibles avec le vôtre. Il en est de même pour tous les systèmes de recherche, intégrés par cédérom ou faisant partie d'autres institutions tels le surintendant des faillites, le registre des marques de commerce et autres déjà mentionnés.

Enfin, les documents importants conservés uniquement en mémoire pourraient être reproduits sur papier.

L'an 2000, c'est dans à peine un peu plus d'un an. Le compte à rebours est commencé. Votre plan d'action doit être mis en place le plus rapidement possible afin qu'il puisse bénéficier d'une période adéquate de rodage car, et c'est ce qui inquiète plusieurs, peu importe les démarches faites, personne n'est sûr de ce qui arrivera le 1^er janvier 2000... et encore moins le 29 février suivant!

* Gaétane Desharnais est avocate au Fonds d'assurance responsabilité professionnelle du Barreau du Québec.

 

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