Gestion du temps

Comment devenir un avocat plus efficace?

Line Durocher, avocate

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Quel avocat n'a pas rêvé de découvrir la méthode qui lui permettrait de savoir par où commencer lorsque tout est important et urgent? Qui n'a pas souhaité accomplir ses nombreuses tâches avec succès même lorsque la quantité lui paraît écrasante? Parce qu'il est presque impossible de faire tout ce que nous avons à faire chaque jour, chaque semaine... gérer son temps devient une priorité.

Dans le cadre des activités de la Formation permanente du Barreau, M^me Hélène Rodrigue a récemment donné une formation, Comment gérer une multitude de priorités, qui aura permis aux avocats présents de découvrir une méthode et quelques trucs très utiles pour accroître leur efficacité au travail, augmenter leur rendement et diminuer leur stress...

Connaître son style

La première étape de la méthode consiste à découvrir son style comportemental. Il en existe quatre principaux: dominant, expressif, bienveillant et analytique. Il n'y a pas de mauvais style, chacun a ses forces, ses faiblesses, ses caractéristiques propres. La connaissance de son style (voir l'encadré) permet d'améliorer sa gestion du temps et la découverte du style des autres aide aux communications, outil essentiel de la gestion du temps. Chacun de nous possède un mélange des quatre styles, mais certains sont prédominants.

Les périodes productives

La deuxième étape de la méthode enseignée par M^me Rodrigue consiste à identifier ses périodes productives: «Nous avons tous un rythme qui nous est propre, certaines périodes de la journée et de la semaine sont plus propices à la concentration. Nous sommes plus productifs dans ces périodes de grande concentration». Il suffit de les identifier et d'en tirer profit! Les «lève-tôt» sont plus productifs en début de matinée tandis que les «oiseaux de nuit» sont plus efficaces en fin de journée. Les «fins de matinée» ont une énergie plus fluctuante: leur productivité est à son meilleur en fin de matinée et au milieu de l'après-midi. Il est intéressant de savoir que 80 % des gens sont des lève-tôt. On peut donc déduire qu'il est plus profitable de fixer une réunion en fin d'avant-midi, à moins que cette réunion soit si importante qu'elle demande une grande concentration des participants.

La Loi de Pareto

C'est simple: «20 % de nos efforts génèrent 80 % de nos résultats». La qualité et l'efficacité de notre temps ne sont donc pas toujours les mêmes. M^me Rodrigue précise: «Il faut être le plus efficace possible en priorité dans les 20 % de notre temps important». Nous avons donc intérêt à planifier, d'accomplir les tâches les plus importantes, celles qui vont générer 80 % de nos résultats, dans notre période de plus haute productivité.

Les grugeurs de temps

Une distraction qui intervient dans une période de grande concentration dure bien plus que la durée du dérangement lui-même. Pour retrouver le même niveau de concentration, il faut y mettre le temps. Il importe donc d'améliorer notre efficacité dans les moments importants de la journée et de se méfier des «petits dérangements». La formatrice suggère d'identifier ces grugeurs de temps: «Un grugeur identifié est à moitié réglé». L'avocat doit voir à gérer les interruptions, les téléphones, les réunions, les déplacements, la paperasse et surtout éviter la procrastination! «Concentrez-vous sur votre tâche, jusqu'à ce que vous l'ayez complétée.»

La planification

La planification doit se faire à trois niveaux: court terme, moyen terme, long terme. L'établissement des objectifs est aussi important que la planification elle-même. «Un objectif bien identifié est déjà à moitié réalisé». Les critères d'un objectif bien défini sont «SMART»: simple, mesurable, atteignable, rédigé. M^me Rodrigue suggère de s'arrêter pour savoir où on s'en va, de se fixer des objectifs par écrit et rappelle aux participants qu'ils peuvent être en train de sauver des minutes mais de perdre des années!

L'agenda, un outil clé

On doit d'abord dresser dans l'agenda une liste de choses à faire: par dossier, par client, par projet, par journée. On identifie les activités par ordre de priorité et d'importance et on détermine ensuite l'ordre dans lequel on les réalisera. Les tâches seront réparties en quatre blocs: dans le bloc A, on retrouve les activités importantes et urgentes; dans le bloc B, les activités importantes et pas urgentes; dans le bloc C, les activités urgentes pas importantes; et dans le bloc D, les activités pas importantes et pas urgentes.

Dans le bloc A on retrouve des activités telles la demande d'un client important, la défense à rédiger avant la fin de la semaine, l'injonction, la saisie, la confirmation de la requête du lendemain. Le bloc B est constitué d'activités tels le suivi des dossiers, la rédaction d'avis juridiques et de procédures, la planification et la délégation à moyen terme, le classement, la mise-à-jour des lectures professionnelles.

L'objectif visé consiste à accomplir le plus d'activités importantes (bloc B) avant qu'elles ne deviennent urgentes (bloc A). Une activité importante et urgente sera réalisée dans un état de panique et de stress tandis qu'une activité importante mais pas urgente pourra être accomplie avec un sentiment de contrôle et de maîtrise. Pour réussir à accomplir davantages d'activités importantes avant qu'elle ne deviennent urgentes, on ne peut réduire le nombre d'activités urgentes et importantes. Il faut cependant limiter l'accomplissement des activités du bloc C, soit les activés urgentes mais non importantes. À titre d'exemple, ces activités du bloc C sont les interruptions, certains téléphones, les grugeurs de temps, les demandes de conseil et d'informations, les activités dites «populaires», certaines réunions, la curiosité à écouter une conversation.

L'as de la gestion passe seulement 15 % de son temps à des activités du groupe C tandis que le gestionnaire moyen y passe de 50 % à 60 % du sien. C'est ce temps récupéré dans le bloc C qui permet de se consacrer davantage aux tâches importantes, dans les périodes les plus productives, avant qu'elles ne deviennent urgentes. À moins bien sûr d'aimer d'avantage un autre métier qui consiste à éteindre des feux!

Ceux qui désirent approfondir cette méthode pourront lire Priorité aux priorités de Stephen Covey, gourou américain de la gestion du temps.

Quel type d'avocats êtes-vous?

Le dominant est orienté vers les résultats, il prend des décisions, il va droit au but. Il est efficace dans la gestion de crises, dans le court terme. À moyen et long termes, le dominant aurait intérêt à consulter davantage, à soigner l'aspect relationnel de son équipe, à écouter les autres, à prendre le temps d'effectuer des post mortem pour tirer bénéfice des expériences passées et préparer l'avenir. L'utilisation d'un agenda et une meilleure planification du temps lui permettront d'éviter de créer des urgences.

L'expressif aime s'impliquer dans divers projets, travailler en équipe. Il aime le changement, les défis, il est novateur et dynamique. L'expressif est extraverti et pense souvent en même temps qu'il parle, ce qui lui fait perdre son temps et celui des autres! Pour améliorer sa gestion du temps, il a intérêt à se structurer, à se discipliner davantage, à rester centré sur ses priorités, ses objectifs et à travailler avec son agenda.

Le bienveillant recherche l'harmonie et désire éviter les conflits. Il écoute, comprend et supporte bien les autres. Il fait d'ailleurs un excellent arbitre ou médiateur! Il n'aime pas prendre de risque et tarde parfois à agir et à prendre des décisions pour ne pas déplaire. Le bienveillant doit s'affirmer davantage, utiliser son agenda pour établir ses priorités et s'en servir pour dire non aux autres.

L'analytique est orienté vers la planification, il aime les choses organisées, structurées. C'est un perfectionniste. Il est individualiste et préfère tout faire lui-même. Il recherche la sécurité et évite de prendre des risques. L'analytique devrait déléguer davantage, laisser tomber le superflu et s'en tenir à l'essentiel afin de prendre moins de temps. Il doit apprendre à devenir plus flexible face à l'imprévu et utiliser son agenda en revisant régulièrement ses priorités.

 

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