Informatisation de la bibliothèque du Barreau de Montréal

De la dactylo au Web

Céline Amnotte*

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En 1992, mandat avait été donné d'informatiser la bibliothèque du Barreau de Montréal¹. À ce moment, la dactylo régnait encore en maître et le catalogue était dactylographié sur des milliers de petites fiches. Le prêt des volumes se faisait manuellement sur de curieux petits bâtonnets, sans doute exclusifs à la bibliothèque du Barreau de Montréal. Force était donc de constater que la bibliothèque avait besoin d'un vent de renouveau. Les cinq dernières années auront donc été fertiles en changements et en rebondissements... pour le mieux-être des usagers de la bibliothèque.

Projet d'informatisation

La première étape du projet d'informatisation fut la préparation d'un plan directeur afin de bien planifier les changements. L'inventaire des ressources et des procédures a été fait, lequel fut suivi d'un plan d'action.

Tout au long de cette année 1992-1993, beaucoup de temps a été consacré à la communication avec le personnel. Inutile de dire que ce projet créait beaucoup d'incertitudes et d'inquiétudes parmi les employés de la bibliothèque. Il apparaissait nécessaire d'accorder beaucoup d'importance à cet aspect humain du processus d'informatisation, car si les employés ne « marchent » pas, rien ne marche! La littérature spécialisée fait état de plusieurs expériences d'informatisation ratées ou difficiles où l'on avait négligé la communication. Cela demande beaucoup de temps, mais il faut considérer qu'il s'agit d'un investissement.

Le choix du système

Le choix du logiciel a porté sur MultiLis, système intégré de gestion de bibliothèque. Ce logiciel permet de gérer le catalogue, le prêt, les acquisitions et le fichier des périodiques d'une façon intégrée. Il s'agit d'un système bilingue, très simple au plan de la recherche. Ce dernier élément était primordial considérant que la clientèle n'aurait pas bien accepté le changement s'il avait fallu donner une longue formation pour la consultation du fichier.

Le catalogue

Au printemps 1993, on procédait à l'informatisation du fichier. Les milliers de fiches ont été numérisées par une firme extérieure. Toutefois, le chargé de projet a constaté que la qualité très inégale des fiches (dactylographiées sur une période de quarante ans) ne permettait pas d'utiliser la reconnaissance optique des caractères. Il a donc dû embaucher du personnel pour saisir à nouveau ces milliers de fiches.

Le fichier de la bibliothèque a été informatisé tel qu'il était, avec toutes ses incohérences et ses lacunes. Plus de cinq ans après l'informatisation, l'on découvre encore sur les rayons des ouvrages jamais traités. L'indexation
« sujet » doit être revue en entier, beaucoup de travail a été fait depuis cinq ans, mais beaucoup reste encore à faire.

Le fichier informatisé a été livré à l'été 1993. La période de l'été a permis au personnel de se familiariser avec la recherche avant que les usagers n'y aient accès. Pendant ce temps, ce fut l'opération « codes zébrés ». En effet, en prévision de l'informatisation du prêt, il fallait apposer des codes zébrés sur tous les documents de la bibliothèque et inscrire ces codes dans les notices correspondantes. Tâche titanesque, mais complétée dans les délais prévus.

Les usagers ont eu accès directement au fichier en septembre 1993. Quatre terminaux ont été installés au centre de la bibliothèque. La formation à la recherche était offerte sur une base individuelle, vu les habitudes de la clientèle, peu disponible pour des formations à horaire fixe. Le fichier « papier » a été conservé pour une courte période, afin d'éviter les traumatismes, tant chez les usagers que chez les employés!

Le prêt

L'étape suivante était l'informatisation du prêt, en novembre 1993. Ce changement s'est avéré un des plus importants, considérant la révolution que cela représentait pour les usagers et le personnel. Auparavant, il n'y avait aucune date de retour et le prêt était fait au nom des cabinets. Des politiques claires ont été élaborées, avec dates de retour, avis de retard, cartes de prêt au nom des avocats. L'implantation de ces nouvelles mesures s'est poursuivie durant quelques mois, permettant alors de vraiment reprendre le contrôle sur la collection, et ainsi être en mesure de donner un bien meilleur service aux membres. Dernière modification majeure à la politique de prêt, des amendes ont été imposées aux retardataires en novembre 1995. Cette décision s'était avérée nécessaire, vu le nombre important de retardataires que l'absence de sanction motivait sans doute. Il y a eu quelques remous, mais dans l'ensemble, les usagers ont apprécié cette mesure qui ramenait à la bibliothèque, dans les délais prévus, les ouvrages souvent les plus demandés.

La gestion

L'informatisation des acquisitions et de la gestion des périodiques a commencé au printemps 1995 et vient à peine de se terminer. Ainsi, dès qu'un titre est commandé, il est entré au fichier des acquisitions; lors de la réception du volume, la notice bibliographique est terminée par le service du catalogage et les informations comptables sont entrées par le service des acquisitions. Ces politiques permettent ainsi de gérer le budget, de même que l'importante collection de périodiques (numéros manquants, renouvellements, etc.)

Services de référence

Des services de référence ont été progressivement implantés et informatisés. La première étape fut l'accès aux réseaux de banques de données de Soquij, Quick Law et Westlaw. L'acquisition de cédéroms a débuté en 1995, et l'Internet est accessible aux membres depuis 1997. Il y a actuellement cinq postes de travail pour les usagers.

Dernières réalisations

Au cours de l'hiver 1997-1998, l'on a procédé à la mise en réseau de la bureautique avec l'administration du Barreau de Montréal, située au 9^e étage du Palais de justice.

La toute dernière des réalisations fut l'accès au catalogue via Internet. Cette aventure a commencé au printemps 1997, alors que l'on a fait l'acquisition de la norme Z39.50. Cependant, l'interface nécessaire pour rendre MultiLis accessible sur le Web, le logiciel DRA Web2, n'a été disponible qu'en février 1998. La mise en place s'est avérée un peu laborieuse, les premières consultations donnant lieu à de nombreux messages d'erreur, des commandes inactives, et bien d'autres surprises. De nombreuses modifications ont été apportées à la version de base du Web2, afin de la rendre davantage conforme aux besoins de la clientèle. Tout a été vraiment fonctionnel en juin 1998. D'ici un an, les usagers devraient pouvoir faire des réservations de volumes et consulter leur dossier de prêt sur le Web.

1 Le mandat a été confié à l'actuel directrice de la bibliothèque, Céline Amnotte [NDLR : auteure du présent article]

* Céline Amnotte est directrice de la bibliothèque du Barreau de Montréal.

 

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