Comte-rendu des activités de formation au Congrès 1999

Les nouvelles technologies

Louis Baribeau, avocat

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Le télécopieur, les boîtes vocales, les téléphones cellulaires et les ordinateurs ont eu peu d'impact sur les communications avocats-clients. Ce ne sont que de nouveaux modes de communication. En soi, il n'améliorent pas la qualité du message, ni ne créent un message lorsqu'il n'y en a pas », mentionnait M^e William Dufort, directeur du Service d'inspection professionnelle du Barreau du Québec lors de l'atelier sur l'éthique professionnelle, la responsabilité et l'inspection.

Les conférenciers à l'atelier sur l'éthique professionnelle, la responsabilité et l'inspection: Me René Langlois, Me William Dufort, Me Jean-Pierre Dumais et Me Louise Comeau

L'effet des nouvelles technologies est surtout d'empêcher les avocats d'invoquer les bonnes vielles excuses pour ne pas avoir communiqué avec un client, un confrère ou un juge et... de leur fournir une panoplie de nouvelles excuses. La syndique du Barreau, M^e Louise Comeau, M^e  Jean-Pierre Dumais, syndic adjoint, et le directeur général du Fonds d'assurance responsabilité professionnelle du Barreau, M^e  René Langlois, ont démontré comment certains avocats font des entorses aux bonnes manières, au secret professionnel et à l'éthique en utilisant les nouvelles technologies.

Le télécopieur n'est pas le moyen de communication idéal pour transmettre des informations urgentes. « Récemment, un avocat voulait informer à la dernière minute un juge qu'il ne pourrait être présent à l'audience. Il a fait l'erreur de se servir du télécopieur pour transmettre son message », dit M^e Comeau. Par exemple, au palais de justice de Montréal, il y a un télécopieur par étage. Rien ne garantit que quelqu'un va ramasser le document, le transmettre au juge et que ce dernier va le lire rapidement.

Pour que le télécopieur puisse remplir sa fonction, il doit être entretenu convenablement. « Dans un dossier porté à l'attention du Fonds de responsabilité, un avocat n'a pu prendre connaissance du document qui lui avait été transmis pour la simple raison qu'il n'y avait plus d'encre dans le télécopieur », de dire M^e  René Langlois.

De nombreux avocats partagent un télécopieur avec d'autres professionnels ou commerces. Comment peuvent-ils être certains que tous les messages adressés à ce numéro leurs parviendront? Dans un des cas traités par le Fonds, un avocat n'a jamais reçu la procédure qui lui avait été signifiée à son télécopieur... situé chez l'épicier voisin.

Secret professionnel

Les documents transmis par télécopieur peuvent aboutir dans les mains d'une personne autre que celle à qui ils sont destinés. Il en va de même pour les messages laissés sur les répondeurs téléphoniques ou les boîtes vocales. Il faut savoir distinguer les informations confidentielles des informations ordinaires et n'utiliser le télécopieur, la boîte vocale ou le répondeur automatique que pour ces dernières.

Des avocats ont pris l'habitude de discuter dans des lieux publics de leurs dossiers légaux au téléphone cellulaire. Certaines informations pourraient ne pas tomber dans l'oreille d'un sourd. De plus, de dire M^e Langlois, avec un balayeur d'ondes acheté chez Radio Shack pour 53 $ n'importe qui peut intercepter une conversation sur un cellulaire. « Il faut éviter de tenir une communication confidentielle sur cellulaire. Si dans un cas d'urgence, vous ne pouvez l'éviter obtenez l'autorisation de votre client », dit M^e Langlois.

Le bureau virtuel

« En utilisant l'ordinateur portatif, il faut penser confidentialité et sécurité », estime M^e Comeau. Évitez de travailler en public avec cet outil sur un dossier confidentiel. Quelqu'un peut jeter un coup d'œil par-dessus votre épaule sans même que vous vous en rendiez compte.

Les ordinateurs portables sont aussi perdables. Au cas où, utilisez un code pour en restreindre l'accès. « L'idéal est de choisir une combinaison de chiffres et de lettres qui ne ressemble à rien de connu. Faites régulièrement des copies de sauvegarde », suggère M^e Dumais.

Le Web

M^e Comeau rappelle que le site Web d'un avocat peut être considéré comme une publicité et que le règlement sur la publicité s'y applique. Sur les sites de certains cabinets, en « cliquant » sur des hyperliens on peut poser des questions à des avocats. Est-ce qu'en posant une question un contribuable crée une relation client-avocat? Autrement dit, un avocat est-il obligé de répondre à la question du client? Selon M^e Comeau, l'avocat qui n'a pas l'intention de répondre devrait, à tout le moins, répondre au client... qu'il ne répondra pas à sa question!

 

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