Un groupe de travail étudie la faisabilité du projet de système intégré d'information de justice

Le greffe virtuel

Louis Baribeau, avocat

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Imaginez que toutes les informations contenues dans un dossier civil ou pénal soient numérisées et centralisées. Les intervenants judiciaires, du policier en passant par l'avocat, le greffier, le juge, jusqu'à l'agent de libération conditionnelle, pourront faire apparaître, en quelques secondes, sur l'écran de leur ordinateur, les procédures et pièces d'un dossier. Finies les files au palais de justice pour déposer des documents. Vous pourrez le faire par courrier électronique à toute heure du jour, sept jours par semaine. Vous recevrez même les avis d'audition et les jugements directement dans votre ordinateur personnel.

D'ici quelques années, les intervenants judiciaires pourront faire apparaître sur l'écran de leur ordinateur, les procédures et pièces d'un dossier...

Ce n'est pas de la science-fiction. Dans moins d'une décennie, il est probable qu'un tel système intégré d'information de justice (SIIJ) sera en fonction au Québec. Ce projet conjoint du ministère de la Justice et du ministère de la Sécurité publique est à l'étape de l'étude de faisabilité.

Un comité interministériel

Le 2 septembre dernier, le chargé de projet, M^e Simon Marcotte, réunissait à Québec les représentants des différents organismes impliqués dans l'administration de la justice pour une rencontre d'information et pour écouter les préoccupations de chacun relativement au projet présenté. Le sous-ministre de la Justice, Michel Bouchard, et Louise Pagé (porte-parole du sous-ministre de la Sécurité publique, Jacques Brind'amour) étaient notamment présents.

Au début des années 1970, des systèmes informatiques ont été mis en place pour satisfaire aux besoins des différents organismes chargés d'administrer la justice (policiers, procureurs, magistrats, personnels des services correctionnels, etc.). Or ces systèmes n'avaient pas été conçus pour échanger de l'information entre les organismes. « Vers 1980, nous avons réalisé que nos systèmes étaient dépassés et qu'il était impossible de les mettre à jour. (...) L'administration de la justice au Québec est passablement critiquée parce qu'elle ne peut pas fournir les mêmes services de communications interactives que les grandes entreprises », dit le sous-ministre de la Justice, Michel Bouchard.

Lui et le sous-ministre de la Sécurité publique, Jacques Brind'amour, ont alors convenu de créer un comité interministériel pour étudier la faisabilité d'un système intégré d'information de justice au Québec. Le Comité a déjà fait l'inventaire des autres systèmes intégrés de justice existants (ou en développement) au Canada et ailleurs dans le monde. Il vise maintenant à élaborer, avec les autres intervenants associés à l'administration de la justice, une vision commune de ce qu'est un système judiciaire moderne. Selon les termes mêmes de son mandat, le comité devra ensuite « définir les informations et les fonctionnalités que le système intégré devrait comporter, à partir notamment de l'inventaire des systèmes technologiques existants et des besoins de chacun. » Il devra finalement évaluer les coûts de réalisation du projet, proposer un mode de financement et un plan d'action. Le comité doit déposer son rapport le 30 janvier 2000.

Accueillant plutôt favorablement le projet, la plupart des participants présents à la réunion du 2 septembre ont exprimé le souhait de continuer à être associés activement à sa réalisation. Certains ont toutefois émis quelques réserves, notamment en ce qui concerne les coûts de réalisation et les échéanciers, craignant, comme dans biens des projets de cette envergure, que des dépassements importants surviennent. La centralisation de tous les dossiers judiciaires pose également des problèmes de sécurité et d'accès à l'information qui préoccupe quelques participants.

Les représentants des intervenants de la justice devaient poursuivre leur réflexion les 23 et 24 septembre derniers afin d'approfondir leurs besoins en rapport avec le système intégré d'information de justice.

Différents modèles étudiés

Le Comité interministériel chargé d'étudier la faisabilité d'un système intégré d'information de justice a recensé et analysé sommairement une cinquantaine de systèmes intégrés dans le but de s'en inspirer. Lors de la rencontre d'information du 2 septembre dernier, M^e Simon Marcotte, avait invité des conférenciers impliqués dans deux de ces projets : Ailsa Hamilton, codirectrice du projet d'intégration du système judiciaire de l'Ontario, et le notaire Gilles Harvey, directeur général délégué à la mission de la publicité des droits.

Le modèle ontarien

Le projet d'intégration du système judiciaire de l'Ontario est un des plus imposants et ambitieux projets de restructuration judiciaire actuellement en voie de réalisation sur la planète. Un projet qui devrait permettre d'améliorer les procédés administratifs et de réduire les frais généraux. « Un renseignement aussi simple que le nom d'une personne accusée d'une infraction peut devoir être réinscrit jusqu'à 13 fois au cours du processus judiciaire. Et il ne s'agit là que d'un tout petit exemple de la répétition inutile des tâches que l'on constate dans le système actuel, de dire M^me Hamilton. Or, en réduisant le temps requis pour produire, transmettre, classer, récupérer, reproduire, retracer et mettre à jour les documents, il est vraiment possible d'améliorer les procédés administratifs et de réduire les frais généraux », croit la codirectrice du projet d'intégration du système judiciaire de l'Ontario.

Lorsque le projet sera complété, vraisemblablement en 2001, l'information versée une seule fois dans le dossier du justiciable sera mise à la disposition de tous ceux qui en ont besoin. Le nouveau système fera économiser à la trésorerie de la province sur les coûts de main-d'œuvre et lui procurera de nouveaux revenus. Par exemple, on examine la possibilité de demander aux avocats des frais pour obtenir un inventaire à jour des procédures d'un dossier.

Le projet coûtera 189 millions mais le gouvernement de l'Ontario n'aura à débourser que 25 % de cette somme. Le partenaire privé, un consortium de quatre grandes entreprises privées canadiennes, investira le reste. Les avantages financiers provenant du projet seront partagés dans la même proportion entre le gouvernement de l'Ontario et les partenaire privés.

Quatre conditions de succès

Selon, M^me Hamilton plusieurs conditions doivent être remplies pour la réussite d'un tel projet. Comme la création d'un système intégré s'étend sur plusieurs années, il faut que les politiciens, les hauts-fonctionnaires et toutes les parties intéressées s'engagent fermement à terminer la réforme, même dans un contexte budgétaire difficile.

La deuxième condition de succès est la capacité de changement du personnel de l'administration de la justice. « Chacun des secteurs reconnaît assez facilement ce qu'il lui faut changer pour améliorer ses propres processus, mais pas nécessairement ce qu'il lui faut changer pour mieux répondre aux besoins d'un autre secteur du système judiciaire », fait remarquer Ailsa Hamilton.

Troisièmement, pour atteindre le succès, il faut demander à ceux qui travaillent quotidiennement au sein du système judiciaire de concevoir les nouveaux procédés administratifs et les nouvelles façons de travailler. « Ils savent ce qu'il faut changer, et ils seront ravis de vous indiquer la meilleure façon de le faire », de dire M^me Hamilton.

La dernière condition est de susciter et conserver la confiance des intervenants que le système sera à la hauteur des attentes. En Ontario, on y est arrivé en réunissant les intervenants en comités et en publiant régulièrement des communiqués sur les progrès réalisés.

L'avenir de la publicité foncière au Québec

Les techniques de classement utilisées dans les bureaux de la publicité des droits datent du siècle dernier. « Huit pieds de papiers s'accumulent à chaque jour dans les bureaux. Ce papier se détériore avec les années. Pour faire un examen de titre à Rimouski, il faut se rendre où se trouve le papier, c'est-à-dire au bureau de la publicité des droits de Rimouski », mentionne le notaire Gilles Harvey.

Quand la réforme de la publicité foncière au Québec sera terminée, les utilisateurs pourront, par modem, consulter le registre foncier central, télécharger des fichiers, faire des demandes de services et requérir des inscriptions de titres. Dans le cadre d'un projet pilote, en octobre 2001, le système sera implanté dans deux centres d'opérations. Ce n'est qu'en 2004 que l'implantation du système dans les autres bureaux de la publicité des droits sera complétée.

La somme de travail qu'il faudra jusque-là abattre est colossale : tous les index aux immeubles depuis 1830 et les actes au long des 30 dernières années, soit un total de 179 millions de pages, devront être numérisés.

Si les économies réalisées et les revenus versés par les utilisateurs atteignent les prévisions, le coût de financement du projet, 90 millions de dollars, sera amorti sur une période de 14 ans.

 

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