Gestion documentaire et archivage

Quoi faire avec les dossiers...

Lucie Desjardins, avocate

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Que l'on travaille au sein d'un petit ou d'un grand cabinet d'avocats, la gestion des dossiers de clients n'est pas une priorité pour la majorité des avocats. En effet, comme l'exprimait M^e Véronique Girard, invitée par le Groupe juridique ISG de l'Association des administrateurs et des gestionnaires des documents, la gestion des dossiers de litige est importante mais son application peut s'avérer difficile s'il n'existe aucune politique claire au sein du cabinet à ce sujet. L'élaboration d'un programme efficace de gestion des dossiers permet de réaliser des économies de temps et d'argent et aussi de traiter les difficultés de conservation. Mais que doit contenir un tel programme?

M. Peter Balasco

Programme de conservation

M^e Girard, qui s'adressait à des gestionnaires, des documentalistes et des responsables de gestion de dossiers, a présenté les documents qui s'accumulent à toutes les étapes d'un dossier de litige, de la mise en demeure jusqu'au jugement, de même que le calendrier des délais de conservation pour chacune des procédures. Par la suite, les participants ont posé des questions et présenté leurs points de vue quant à certaines difficultés relatives à la gestion et la conservation des dossiers juridiques.

Plusieurs reconnaissent l'importance de la documentation pour un cabinet, car elle constitue en une source d'information inestimable. Par ailleurs, cela peut impliquer des coûts importants d'archivage, comme par exemple l'entreposage inutile de plusieurs versions d'une même procédure ou d'un dossier médical. Faire le ménage du dossier lors de sa fermeture n'est pas une tâche réjouissante pour l'avocat au dossier; cela représente du temps non facturable. Toutefois, les avocats se doivent d'affronter cette réalité qu'est la conservation d'un dossier devenu inactif. Or, comme l'exprimait M^e Girard, des mesures visant des objectifs de gestion efficace doivent être mises sur pied et respectées de façon rigoureuse avec, en arrière plan, le souci de remplir son devoir envers son client tout en réduisant sa responsabilité éventuelle.

Un programme de conservation de documents sert, selon M^e Girard, à réduire la quantité des documents conservés par un cabinet. Elle corroborait ainsi les propos du gestionnaire de documents Peter Balasco, qui agissait comme organisateur et animateur de l'événement, en ce sens qu'il faille miser sur l'augmentation de l'utilisation efficace de l'équipement et des installations d'archivage existants et sur la réduction des frais associés à l'archivage des dossiers. L'archiviste doit aussi favoriser une évaluation continue des dossiers du cabinet et des mécanismes d'archivage tout en protégeant ceux qui représentent une valeur pour le cabinet et en assurer l'accessibilité au besoin. M^e Girard favorise l'instauration d'un horaire de conservation afin de déterminer les documents à détruire, ceux à conserver et le moment de le faire. Selon M. Balasco « un programme des délais de conservation des dossiers aide un cabinet à conserver et à enregistrer ses antécédents, à élaborer ses plans stratégiques et à protéger ses renseignements confidentiels ou exclusifs et ceux de ses clients. Ne pas mettre en oeuvre un tel programme peut s'avérer plus coûteux que de l'instaurer. »

Diverses méthodes utilisées

Tous ne s'entendent pas sur les délais de conservation des documents. Et avant même de parler des délais, M^e Girard a rappelé que le dossier client appartient au client, à l'exception des notes personnelles de l'avocat. Selon elle, on pourrait envisager offrir le dossier au client au moment de sa fermeture et ne conserver que des copies de certains documents susceptibles d'assurer sa protection dans l'éventualité d'un recours en responsabilité professionnelle.

Combien de temps un dossier doit-il être conservé par un cabinet? Malheureusement peu de lois concernent la conservation des dossiers. Toutefois, le Barreau du Québec a établi des normes. Le Règlement sur les normes de tenue des dossiers et de bureau des avocats (c. B-1 r. 8.2) traite de la tenue des dossiers et l'article 8 indique que, lorsque le dossier d'un client n'est plus actif, il doit être conservé au moins cinq ans à compter de la date de sa fermeture. Or, la règle du cinq ans peut dans certains cas ne pas être adéquate, soulignait M^e Girard. Par exemple, pour des dossiers de responsabilité médicale ou de responsabilité professionnelle, il peut être indiqué de conserver le dossier plus de cinq ans. Par ailleurs, plusieurs participants au colloque estiment que la révision des dossiers après cinq ans pose souvent des problèmes parce que l'avocat ne se souvient plus du dossier et, au surplus, occasionne des tracasseries administratives. M^e Girard croit qu'il faut profiter du moment de la fermeture du dossier pour passer en revue le dossier à l'aide d'une liste de vérification indiquant ce qui doit être conservé, détruit ou indexé en bibliothèque, telle la jurisprudence.

Certains cabinets d'avocats privilégient la révision des dossiers au semi-actif afin d'en soustraire les copies inutiles et autres notes. Si elle est faite de façon systématique, cette opération s'avère rentable, car ce qui coûte cher ce n'est pas tant la gestion des dossiers de façon systématique mais le temps que requiert la réflexion pour chaque dossier et chaque pièce pour chaque avocat concerné.

Bruno Boyer, gestionnaire de documents au Barreau du Québec, a expliqué qu'il privilégie l'entreposage sur une période de dix ans, car cela est plus rentable que de faire le tri dans un dossier.

Peter Balasco estime pour sa part que « la gestion des dossiers (documents) aujourd'hui est problématique en raison de la manière avec laquelle sont gérés les dossiers dans les cabinets. En raison de l'augmentation des documents électroniques, il faut faire en sorte que ceux qui créent des dossiers participent au processus de la soumission et de la déclaration des dossiers. Ceci peut permettre à presque tout le cabinet d'accéder au processus de gestion des dossiers. Ainsi, le succès du projet dépend de l'acceptation et de la participation effective de ses usagers. Sans cela, toute initiative de gestion des dossiers peut être vouée à l'échec. La création d'un comité consultatif de la gestion des dossiers est la clé de la réussite et de l'efficacité d'un programme ». Ce comité devrait être présidé par le gestionnaire des documents du cabinet et devrait se composer de représentants qualifiés des services administratifs et juridiques.

 

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