Médiation civile et commerciale à la Cour supérieure du Québec

Le processus va bon train

Lise I. Beaudoin, avocate

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Le Journal du Barreau en a traité à plusieurs occasions ces derniers mois¹ : le Service de référence à la médiation en matière civile et commerciale de la Cour supérieure est en place et en fonction. Lancé officiellement lors d'une conférence de presse à Québec à la fin d'octobre 1999 par la ministre de la Justice, Linda Goupil, l'honorable Lyse Lemieux, juge en chef de la Cour supérieure, et M^e Denis Jacques, bâtonnier du Québec, le processus est bien amorcé.

Rappelons que ce service est le fruit d'un travail de longue haleine et assidu déployé par divers représentants de chacune des trois parties chargées de sa mise en œuvre, à savoir la Cour supérieure, le Barreau du Québec et le ministère de la Justice du Québec. Depuis janvier 1999, un Comité tripartite a été constitué aux fins spécifiques de voir au lancement de ce Service de référence à la médiation civile et commerciale à travers la province. Siègent à ce Comité tripartite l'honorable Jean Guibault de la Cour supérieure, représentant la division d'appel de Montréal, l'honorable Louis Rochette également de la Cour supérieure, représentant la division d'appel de Québec, M^e Serge Roy, président du Comité de médiation du Barreau et représentant le Barreau pour la division d'appel de Montréal, M^e Pierre Daignault, représentant le Barreau pour la division d'appel de Québec, et M^e Simon Marcotte et M. Michel De Grand'Maison, tous deux de la Direction générale des services de justice au ministère de la Justice.

Ce sont les juges Jean Guilbault (Montréal) et Louis Rochette (Québec) qui agissent comme coordonnateurs du Service de référence à la médiation civile et commerciale de la Cour supérieure

Une invitation à la médiation

Ainsi, depuis le 1er novembre 1999², dès le dépôt d'une comparution dans les affaires civiles et commerciales, les parties demanderesses et défenderesses reçoivent une première lettre les informant des avantages que comporte cette voie alternative de résolution de litige et les invitant à s'en prévaloir (voir l'encadré). Cette première lettre est envoyée aux parties seulement, pas à leurs procureurs. Une seconde lettre est par la suite envoyée aux parties et, cette fois, à leurs procureurs après l'émission du certificat d'état de cause. Cette seconde invitation à se prévaloir du service de référence à la médiation précise entre autres que, même à ce stade, le processus de médiation peut être mis en œuvre, si les parties le jugent utile et y consentent.

Coordination du service

Ce sont les juges Guibault et Rochette qui agissent comme coordonnateurs du Service de référence à la médiation en matière civile et commerciale de la Cour supérieure pour leur division respective, tout en continuant d'assumer leurs fonctions judiciaires régulières. Deux avocates ont été embauchées pour les appuyer dans cette responsabilité additionnelle. Il s'agit, pour la division d'appel de Montréal, de M^e Marjolaine Gagnon et, pour celle de Québec, de M^e Hélène Lévesque. Pour cette tâche, elles ont toutes deux suivi le cours de base de 40 heures en médiation civile et commerciale donné par le Service de la formation permanente. Leurs bureaux sont situés dans des locaux fournis par le ministère de la Justice à chacun des deux points de service, soit dans les palais de justice de Montréal et de Québec, et elles bénéficient d'un soutien en secrétariat.

Pour assurer le fonctionnement du service de référence à la médiation³, le ministère de la Justice met à la disposition du personnel des greffes chargé de l'envoi des lettres la technologie de l'information dont il dispose. Il fait de même pour la réalisation du plan de communication et pour la réalisation et l'implantation d'outils qui permettront d'effectuer le suivi des activités de ce service.

Le plan de communication, établi par M. Pierre Régnier de la direction des Communications du ministère de la Justice et par M. Léon Bédard du Service des communications du Barreau, a quant à lui été mis en œuvre.

Barreau appuie le processus

Le Barreau, en tant que membre de ce Comité tripartite, soutient entièrement le fonctionnement de ce service. Et pour des raisons d'ordre logistique et de contrôle des frais, il appuie également le fait que la première lettre ne soit envoyée qu'aux parties seulement. Le Barreau a toutefois jugé essentiel que la seconde lettre parvienne aux procureurs des parties car, à l'étape de l'émission du certificat d'état de cause, le dossier est beaucoup plus avancé.

Les institutions qui se retrouvent souvent à la cour, à cause notamment de la nature de leurs opérations, recevront au cours de l'année une lettre des juges coordonnateurs, les honorables Guibault et Rochette, leur expliquant l'existence du service de référence à la médiation. (Cela dit, le processus, en ce qui concerne ces institutions, est en voie d'être modifié.) Les lettres destinées à ces utilisateurs fréquents seront adressées aux officiers et aux responsables des services juridiques de ces entreprises, et elles remplaceront dès lors la première lettre-type utilisée dans le cadre de ce processus.

Les services du Barreau

Le Service de formation permanente du Barreau offre le cours de base de 40 heures en médiation civile et commerciale. Il offre également plusieurs autres cours de formation complémentaire en la matière, comme en font foi les pages de formation à la fin des livraisons du Journal du Barreau.

Le Service des greffes du Barreau assure quant à lui le lien administratif entre le Barreau et le Comité accréditeur en médiation civile et commerciale. Ce comité compte quatre membres, soit Mes André-Gaétan Corneau, Denis Gauthier, Richard J. McConomy et Julie Brunelle. M^e Brunelle, du Service des greffes, est secrétaire de ce comité et assume la responsabilité de tenir à jour et de diffuser la liste des médiateurs. Cette liste existe en version intégrale avec les coordonnées de tous les médiateurs pour l'ensemble de la province et en versions distinctes pour chacune des sections du Barreau.

L'implantation de ce service de référence exigera un suivi particulier. Et comme certains ajustements pourront être nécessaires, notamment en ce qui a trait au volume d'activités engendré, le Comité tripartite est reconduit dans ses fonctions pour une période de deux ans.

¹  Le 1er septembre 1999 (pp. 1, 2 et 6), le 15 novembre 1999 (p. 3) et le 1er décembre 1999 (p. 1). En plus, un exemplaire du dépliant destiné au grand public expliquant le Service de référence à la médiation en matière civile et commerciale de la Cour supérieure fut également inséré en encart dans un numéro d'automne du Journal du Barreau.

²  Compte tenu du volume du travail de préparation et de coordination qui a dû être accompli, le service est entré en fonction le 1er novembre 1999 au lieu du 1er septembre 1999 comme il avait d'abord été souhaité.

3 Aussi, le rapport du médiateur est le seul document qui permettra au Service de référence de la Cour supérieure d'évaluer le processus de médiation civile et commerciale. Avec ce rapport, le Service pourra établir différentes statistiques quant à l'utilisation de la médiation mais aussi quant aux résultats obtenus. Par conséquent, la collaboration des médiateurs est souhaitée afin de maintenir à long terme le Service de référence mais aussi pour permettre au Service d'améliorer ou de corriger le service actuel le cas échéant.

Rappel des étapes préparatoires

On se souviendra qu'une expérience sommaire de conciliation, réalisée en 1992 auprès de la Cour supérieure, district de Montréal, a fait naître en 1994 l'idée d'un projet-pilote de conciliation plus structuré. C'est au printemps de 1994 qu'un groupe de travail (magistrature, Barreau, ministère de la Justice) fut formé pour établir les modalités de mise en œuvre de ce projet-pilote à la Cour supérieure de Montréal. On cherchait alors à offrir aux procureurs et aux parties l'occasion de participer sur une base volontaire à un processus de conciliation visant le règlement de leur litige, sans pour autant retarder la date de la conférence préparatoire ou celle du procès.

L'évaluation de ce projet-pilote, qui s'est déroulé du 1er septembre 1995 au 31 décembre 1996, révèle que l'expérience a été fort positive : quelque 160 médiations ont été effectuées dans le cadre de ce projet et environ 60 médiateurs différents ont été choisis.

Dans son rapport final d'août 1998 commentant l'expérience du projet-pilote, le groupe de travail a recommandé la mise en place d'un service permanent de médiation civile et commerciale à travers la province. Il souligne entre autres que 71 % des dossiers de conciliation se sont terminés par une entente et que 87 % des parties impliquées se sont dites intéressées à utiliser la médiation si un autre litige devait les amener devant la Cour supérieure.

En décembre 1998, le Barreau approuvait les recommandations du groupe de travail. Et de janvier à octobre 1999, le Comité tripartite formé des membres susnommés a arrêté les modalités de fonctionnement et de mise en place du service. En décembre 1999, le Barreau approuvait le rapport du Comité tripartite sur le fonctionnement et l'implantation du service.

Pour être médiateur...

En décembre 1999, la liste des médiateurs comportait quelque 300 noms¹. Pour y être inscrit, et de ce fait être accrédité comme médiateur, il faut, en premier lieu, satisfaire trois conditions de base : être membre en règle du Barreau du Québec depuis au moins cinq ans, souscrire au Fonds d'assurance responsabilité professionnelle du Barreau et avoir suivi le séminaire de 40 heures offert par le Service de la formation permanente du Barreau sur la médiation en matière civile et commerciale.

En deuxième lieu, et à titre d'exigences additionnelles, il faut, dans un délai de cinq ans suivant son inscription sur la liste, avoir suivi de la formation complémentaire reconnue par le Barreau d'une durée de 30 heures; que cette formation comporte au moins deux des sujets suivants: processus de médiation, aspects psychologiques, communication ou négociation raisonnée; que l'ensemble de cette formation comprenne au moins 50 % d'aspects pratiques, tels que des mises en situation ou jeux de rôles; et avoir complété trois médiations.

Le médiateur pourra bénéficier d'une clause dite « grand-père » le dispensant des 30 heures de formation complémentaire s'il satisfait aux trois conditions de base (mentionnées plus haut) au 1er novembre 1999, et s'il a complété au moins cinq médiations en matière civile et commerciale (en excluant toutefois celles effectuées aux petites créances) et ce, avant le 1er novembre 2000. Les cinq médiations dont il est question ici peuvent avoir été effectuées à n'importe quel moment avant le 1er novembre 2000, il n'y a pas de limite de temps dans le passé. Ainsi, par exemple, ces cinq médiations pourront avoir eu lieu entre 1995 et 2000.

Un processus de réinscription sur la liste des médiateurs sera mis en place pour parer à l'éventualité où, après cinq ans, un médiateur n'aurait pas satisfait à toutes les exigences additionnelles. (L. I. B.) *

La première lettre

Dans le cadre du fonctionnement du Service de référence de médiation en matière civile et commerciale de la Cour supérieure du Québec, une première lettre est transmise par le greffe de la Cour supérieure aux parties (pas à leurs procureurs) d'un dossier civil ou commercial, après le dépôt d'une comparution. Dans le haut de la lettre apparaissent les coordonnées du destinataire, le district judiciaire, le numéro de dossier de la cour et le nom des parties. Le corps de la lettre contient ce qui suit :

« Un litige vous concernant a récemment été porté devant la Cour supérieure. Il est identifié selon les coordonnées du dossier mentionné en rubrique.

La Cour supérieure, le ministère de la Justice et le Barreau du Québec ont collaboré à l'implantation d'un Service de référence à la médiation en matière civile et commerciale. La présente lettre constitue la première étape de la mise en œuvre du processus convenu.

Le recours à ce mode alternatif de règlement des conflits est essentiellement volontaire. Dans bien des cas, il permet à des parties qui ont un litige de reprendre le dialogue, d'en venir à une entente et de régler, sinon de simplifier le contentieux qui les oppose. La médiation ne convient pas dans tous les cas mais elle a l'avantage de permettre, là où elle peut être mise en œuvre, une solution rapide et à moindre coût de litiges qui sont survenus entre des parties.

Les discussions et négociations engagées par le biais de ce processus demeurent strictement confidentielles. Elles ne seront donc pas révélées ultérieurement, que la médiation réussisse ou non.

Lorsque des parties décident de s'engager dans cette voie, elles s'entendent d'abord sur le choix d'un(e) médiateur/médiatrice. Notez que le Barreau du Québec accrédite les avocats et avocates qui agissent à titre de médiateur, après leur avoir dispensé une formation adaptée à ce type d'intervention.

Votre avocat/avocate connaît ce service et est informé(e) que vous recevez cette lettre. Nous vous prions de le/ la contacter à ce sujet. Il y a lieu de préciser que ce service vous est accessible même si vous n'êtes pas représenté par avocat.

Les parties qui décident d'aller de l'avant assument les honoraires du médiateur/ de la médiatrice choisi(e). Pour faire ce choix, vous pouvez consulter la liste rendue disponible par le Barreau du Québec. Cette liste peut être obtenue :

* en communiquant avec votre avocat/ avocate;

* en consultant sur place la liste qui est affichée au palais de justice;

* en consultant le site Internet du Barreau du Québec à l'adresse suivante : http:// mediation.barreau.qc.ca

* en communiquant avec le service de référence du Barreau du Québec au numéro :

(514) 954-3495 ou 1-800-361-8495, poste 3495

* en communiquant avec le Service de référence à la médiation en matière civile et commerciale de la Cour supérieure au numéro :

Montréal: 514 393-2073 Québec: (418) 649-3422 Ailleurs au Québec: 1-877-809-4244

Notez que le fait d'opter pour la médiation ne retarde en rien le processus judiciaire puisqu'elle s'insère dans les délais normaux et vise à obtenir un règlement plus rapide.

Si vous désirez obtenir toute information à ce sujet, vous êtes invité à communiquer avec le Service de référence à la médiation en matière civile et commerciale de la Cour supérieure.

En espérant que cette communication vous sera utile ».

La lettre est signée par le juge coordonnateur de la division d'appel visée (il n'est pas nécessaire d'accuser réception de la lettre). Elle comporte en outre une mention invitant les personnes qui désirent une version anglaise de cette lettre à en faire la demande au Service de référence

¹  Les coordonnées des avocats médiateurs sont disponibles sur le site Internet du Barreau au http://www.mediation.barreau.qc.ca.

 

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