Interruption de votre pratique

Marie-Chantal Thouin, avocate*

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NDLR - Il s'agit du premier de deux articles traitant d'un aspect différent de la gestion des risques liés à l'exercice de la profession, soit l'interruption de votre pratique causée par des dommages à la personne ou par des dommages matériels.

Vous êtes jeune ou moins jeune, et vous vous croyez éternel ou presque. Vous n'êtes en effet affecté d'aucune maladie connue, vous vous portez très bien. En ces circonstances, il est difficile d'imaginer que vous puissiez un jour être dans l'obligation de suspendre votre pratique pour une période plus ou moins prolongée. L'interruption de l'exercice de votre profession pourrait être temporaire ou définitive, mais dans tous les cas, elle serait source de nombreux inconvénients pour vous, vos proches et vos clients, si vous avez négligé de prévoir ce qui pourrait advenir en pareille situation. Vos clients comptent sur vous pour faire protéger leurs droits et leurs proches ne sauront comment les aider, ni comment remédier à la situation¹.

Il importe donc de prévoir à l'avance pareil scénario. Au mieux, cette planification ne vous sera d'aucune utilité, mais à tout le moins, elle vous permettra de trouver une certaine tranquillité d'esprit. N'êtes-vous pas le premier à recommander à vos clients de prévoir leur succession personnelle et d'affaires, à leur conseiller de faire un inventaire de leurs actifs, à les aider à prévoir ce qui adviendra en cas d'inhabilité, etc. Il semble que le vieil adage du « cordonnier mal chaussé » trouve une fois de plus application, car les membres de la profession juridique oublient trop souvent de mettre ces précieux conseils en application.

En envisageant cette interruption d'affaires dans l'exercice de la profession, il est nécessaire de prévoir tant une interruption temporaire, celle qui survient par exemple à la suite d'un accident, de l'apparition du syndrome d'épuisement professionnel, etc., qu'une interruption plus définitive. Envisager ces possibilités revêt une importance d'autant plus grande si vous pratiquez seul ou au sein d'un tout petit bureau, car, dans ces situations, personne n'est en mesure de se charger de vos dossiers au pied levé en cas d'urgence.

Un manuel de bureau détaillé

Une première étape dans l'établissement de ce plan consiste à préparer un manuel du bureau détaillé et à tenir celui-ci bien à jour. Ce manuel devra permettre à celui qui vous succédera de comprendre le fonctionnement de votre bureau. Il contiendra notamment une description des systèmes que vous utilisez et de leur mode de fonctionnement. Ce manuel devrait permettre de couvrir les points suivants:

* conflits d'intérêts : comment fonctionne votre système de vérification des conflits d'intérêts;

* l'agenda : comment l'utiliser, son emplacement, etc.;

* liste des dossiers actifs et les coordonnées complètes des clients;

* classement des dossiers actifs, procédé d'ouverture et méthode de classement utilisée;

* classement des dossiers fermés et localisation de ceux-ci;

* endroit où sont conservés les originaux que vos clients vous confient;

* coordonnées de la banque, numéro de compte, signataires autorisés, etc.;

* emplacement des données financières (états de compte, notamment celui du compte en fidéicommis);

* mots de passe utilisés pour les ordinateurs, la messagerie vocale, etc.

Si, tout au long de votre pratique, vous avez pris soin de bien documenter vos dossiers, de facturer vos clients régulièrement, la tâche de votre successeur en sera grandement simplifiée et vos clients verront ainsi leurs droits adéquatement protégés.

Qui prendra votre relève?

Il est également recommandé, dans une deuxième étape, de trouver un collègue en qui vous avez toute confiance qui pourra prendre votre relève. Une entente écrite pourrait être conclue, selon laquelle vous lui accorderez certains pouvoirs, notamment celui de contacter vos clients, l'autorisation également pour transférer des dossiers, pour obtenir une extension de délai dans des dossiers litigieux et pour fermer certains dossiers. L'entente prévoirait également l'octroi de l'autorité nécessaire pour régler vos affaires de nature financière, transmettre à vos clients les comptes d'honoraires finaux, réclamer ce qui vous est dû pour le travail déjà effectué ou pour vendre votre pratique. Les ententes quant à la rémunération de ce collègue pourraient aussi être prévues dans le cadre de cet accord.

Prenez le temps de sensibiliser ce collègue aux méthodes que vous privilégiez et procurez-lui les autorisations nécessaires pour qu'il ait accès à vos locaux en cas d'inhabilité de votre part.

Finalement, informez vos proches et/ou votre personnel de l'existence de cet entente et indiquez-leur comment contacter cet avocat en cas d'urgence.

En suivant les étapes précédemment énoncées, vous serez prêt si l'improbable survenait et ce, même si vous pratiquez seul.

¹  Ce texte est une adaptation de Planning Ahead, de Barbara Fishleder (Oregon State Bar Professional Liability Fund, April 1999)

* M^e Marie-Chantal Thouin est coordonnatrice du Service de prévention du Fonds d'assurance responsabilité professionnelle du Barreau du Québec

 

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