Interruption de votre pratique - 2

Marie-Chantal Thouin, avocate*

---

Avez-vous prévu, un plan d'urgence en cas de sinistre? Oui, oui, bien sûr, cela n'arrive qu'aux autres, le plus souvent loin de chez nous, mais si ...

Envisagez, l'espace de quelques secondes, que vous soyez victime d'un incendie, d'une inondation, d'une panne d'électricité prolongée, d'une nouvelle crise du verglas. Seriez-vous en mesure de continuer à assurer le fonctionnement, au moins minimal de votre bureau, le suivi de vos dossiers, de contacter vos clients?

Ces types de sinistres sont susceptibles de survenir ici comme ailleurs, et bien que certaines régions du globe soient plus sensibles à certains risques qu'à d'autres, il n'en demeure pas moins que des mesures doivent être mises en place afin d'amoindrir leurs conséquences.

Dans ces situations, vos dossiers pourraient être détruits, y incluant des documents difficilement remplaçables, l'accès à vos locaux pourrait être interdit pendant plusieurs jours, les communications téléphoniques difficiles à établir, etc. Le sinistre le plus fréquent est probablement l'incendie, quoique le nombre d'inondations que nous avons connues au Québec au cours des dernières années soit également très important. Divers types de risques doivent donc être pris en considération dans votre planification.

Il est opportun de prendre quelques minutes de votre temps pour établir un plan, en prévoyant le pire des scénarios, afin de vous permettre de poursuivre vos activités professionnelles et d'atteindre vos objectifs.

L'établissement de ce plan assure une reprise rapide de vos activités professionnelles, avec tous les avantages qui peuvent en découler.

La première étape consiste à identifier les risques auxquels vous pourriez faire face en fonction notamment de votre localisation. Il importe dans l'établissement de cette liste de tenir compte des sinistres qui peuvent être occasionnés par le facteur humain, tels les incendies criminels, les déversements toxiques, l'implantation de virus dans vos systèmes informatiques, pour n'en nommer que quelques-uns, et ce en plus des sinistres d'origine naturelle.

La préparation d'un scénario en cas d'urgence, propre aux risques préalablement identifiés, constitue la deuxième étape d'établissement de votre plan. Il y a lieu de conserver, à l'extérieur des locaux où vous exploitez votre cabinet, une liste des coordonnées personnelles de tous vos employés et associés, ainsi que celles de vos principaux partenaires d'affaires, le cas échéant. Si vous êtes nombreux, il n'est pas inutile de prévoir une chaîne téléphonique pour que chacun puisse être joint et informé de vos directives.

D'autres éléments devraient faire partie intégrante de votre plan d'urgence...

Sauvegarde des données

Effectuez régulièrement des copies de sauvegarde de tous vos systèmes, incluant les données comptables, et conservez celles-ci dans un endroit sécuritaire, à l'extérieur de votre place d'affaires. Ainsi, elles seront accessibles, que vos équipements et documents aient été détruits ou que l'accès à vos locaux vous soit simplement interdit pour quelque temps.

La procédure de sauvegarde des données doit inclure tous les ordinateurs du bureau et non seulement, par exemple, ceux contenant l'agenda des prescriptions ou les coordonnées de vos clients. Les ordinateurs personnels doivent bénéficier du même traitement. Trop nombreuses y sont les données essentielles à la poursuite du travail de chacun. Ne pas oublier non plus les ordinateurs portables. Ceux-ci sont transportés à l'extérieur des lieux habituels de travail, vous suivent dans vos déplacements et sont donc sujets à des risques accrus de vol et contiennent aussi des données importantes.

En outre, il n'est pas suffisant de procéder à la sauvegarde des données sur une base régulière et d'entreposer celles-ci de façon sécuritaire, la procédure mise en place doit être testée périodiquement afin de vous assurer de son efficacité.

Assurance

Il est également recom-mandé de maintenir en vigueur une couverture d'assurance adéquate et suffisante. Il est notamment facile d'oublier d'augmenter le montant de garantie lors de l'achat ou l'acquisition de nouveaux mobilier et équipements. Prévoir une protection en cas d'interruption d'affaires peut aussi être intéressante et vous éviter de vous trouver dans une situation financière difficile à la suite de la survenance d'un sinistre. Ces contrats seront bien entendu entreposés en lieu sûr, c'est-à-dire à l'extérieur des locaux où vous exploitez votre bureau.

Relocation

Un aspect de votre plan devra aussi prévoir une relocation rapide si votre place d'affaires devenait inaccessible pour une période prolongée, à la suite d'un sinistre. Cette relocation nécessitera aussi, le plus souvent, le remplacement peut-être temporaire, de l'ensemble de vos équipements, ordinateurs, appareils téléphoniques ou autres dont vous faites usage quotidiennement.

Une méthode efficace et simple consiste à déléguer à l'avance, aux membres de votre équipe, certaines tâches précises si l'aménagement dans de nouveaux locaux s'avérait nécessaire. Ainsi, les responsabilités suivantes pourraient être déléguées : trouver un nouvel emplacement, voir à l'installation d'un système téléphonique, veiller au remplacement des ordinateurs et des logiciels nécessaires, acquérir tous les autres équipements indispensables, tels télécopieur, photocopieur, etc.

L'établissement d'une procédure écrite, dont chacun aura pu prendre connaissance avant la survenance du sinistre appréhendé, facilitera grandement la réorganisation.

Règles de conduite ­ Incendie

Suivre les recommandations du Service des incendies de votre localité et prendre certaines précautions d'usage, comme s'assurer que les appareils électriques ne soient pas en fonction lorsque vous quittez, avoir des extincteurs en nombre suffisant et en état de marche, etc. sont aussi des mesures qui devraient faire partie intégrante de votre plan. Cela peut sembler enfantin certes, mais l'expérience a démontré que de tels moyens permettaient de réduire significativement les risques de faire l'objet d'un sinistre semblable ou, à tout le moins, les conséquences que celui-ci peut avoir.

Dans tous les cas, le plan que vous aurez élaboré devra être revu régulièrement pour qu'il soit toujours à jour et pertinent, vous serez alors en mesure de reprendre vos activités rapidement, quoi qu'il arrive.

Ce texte est adapté de Del O'Roark Jr., Law Office Logistics 101, Professional Responsibility Disaster Planning, Lawyers Mutual Insurance Company of Kentucky, Spring 1994

* Marie-Chantal Thouin est coordonnatrice du Service de prévention du FARPBQ.

 

Retour au haut de la page

© Barreau du Québec 1996-2012