Règlement sur les normes de tenue des dossiers et de domicile professionnel des avocats

À la recherche de l'excellence!

William Dufort, avocat*

---

La principale activité de l'inspection professionnelle est de promouvoir auprès des avocats la recherche de l'excellence. Sur les quelque 794 visites régulières d'inspection professionnelle effectuées l'an dernier, à peine 13 ont débouché sur des enquêtes spéciales. Les autres ont été suivies de recommandations pour aider les avocats à améliorer leur mode de fonctionnement et la rentabilité de leur bureau. L'exercice de la profession d'avocat requiert des qualités personnelles telles que rigueur, détermination et volonté de travailler avec acharnement. À elles seules toutefois, elles ne sont pas suffisantes. De solides connaissances théoriques du droit, des habiletés éprouvées et un accès à des techniques, systèmes et équipements efficaces sont tout autant indispensables.

C'est pourquoi, le Comité de l'inspection professionnelle a proposé l'adoption du Règlement sur les normes de tenue des dossiers et de domicile professionnel des avocats (le nouveau Règlement) contenant des normes minimales de pratique, en deçà desquelles il ne lui paraît pas possible d'exercer convenablement la profession d'avocat. Il faut savoir qu'il y a encore des avocats en exercice qui n'atteignent pas les exigences de ce règlement.

La version nouvelle du Règlement est entrée en vigueur le 11 janvier 2001 (voir l'encadré). Et ses dispositions imposent une obligation de résultat aux avocats en exercice, tout en leur laissant une grande liberté quant aux moyens à prendre pour y arriver.

Confidentialité

Notons que l'article 7 traite de la confidentialité des dossiers, sans être une répétition de l'article 131 de la Loi sur le Barreau (LB). Son application est beaucoup plus large. L'article 7 du Règlement ajoute au devoir de préserver en tout temps le secret professionnel prévu à l'article 131 LB, l'obligation d'assurer la confidentialité de toute l'information professionnelle qui lui est transmise par son client et des tiers. Ainsi, même l'information qui n'est pas secrète ou qui n'émane pas du client de l'avocat ne peut être utilisée à des fins autres que celles pour lesquelles l'avocat a été appelé à en prendre connaissance. Cette obligation s'étend évidemment aux employés de l'avocat qui assume l'entière responsabilité de leur discrétion sur tout ce qu'ils apprennent à l'occasion de leur travail. Ce devoir de confidentialité s'étend aussi à l'information transmise à l'avocat par les nouveaux modes de communication, notamment le télécopieur et l'Internet, entre le moment où elle est reçue et le moment où l'avocat en prend connaissance. Sont particulièrement visées ici les confidences transmises par télécopieur lorsque l'avocat partage son appareil avec d'autres personnes.

Domicile professionnel

L'article 11 traite du domicile professionnel et constitue un des changements majeurs apportés au règlement. Il abroge l'obligation qu'avait l'avocat d'avoir un bureau permanent disponible en tout temps. Il sera désormais permis à deux ou plusieurs avocats de partager un même bureau dans la mesure où les autres exigences du règlement sont respectées. Cet article crée également l'obligation d'avoir un télécopieur, cet appareil devenu essentiel depuis qu'on peut l'utiliser pour signifier des procédures.

L'article 13 vient préciser la notion de « domicile professionnel » auquel on réfère parfois par les termes bureau ou cabinet. Le domicile professionnel de l'avocat doit nécessairement comporter un local permettant d'assurer la confidentialité des conversations professionnelles qu'on y tient. Il va de soi que ce local soit fermé afin d'éviter que des étrangers ne s'y introduisent pendant une entrevue ou une conversation. Le local doit aussi être convenablement insonorisé et être privé afin que personne n'y accède sans l'autorisation expresse de l'avocat.

Par ailleurs, l'avocat qui habite seul pourra recevoir des clients n'importe où dans son domicile. S'il a un conjoint ou des enfants, il devra utiliser une pièce fermée et insonorisée à laquelle ces personnes n'auront pas accès pendant la durée d'une entrevue ou d'une conversation téléphonique.

Enfin, lorsque l'avocat s'absente de son bureau, il doit garder son télécopieur en état de recevoir des messages ou procédures pendant les heures normales de bureau.

Le Règlement sur les normes de tenue des dossiers et de domicile professionnel des avocats

Voici, pour le bénéfice des membres, le texte intégral du Règlement sur les normes de tenue des dossiers et de domicile professionnel des avocats:

1. Dans le présent règlement, on entend par:

1° « domicile professionnel »: tout lieu où l'avocat exerce sa profession et visé à l'article 60 du Code des professions (L.R.Q., c. C-26);

2° « dossier »: l'ensemble des renseignements, données, pièces ou documents relatifs à un même mandat ou contrat de service et consignés sur support papier à même une chemise ou sur support informatique.

2. L'avocat doit ouvrir un dossier pour chaque mandat ou contrat de service qui lui est confié. En cas de simple consultation, l'avocat peut conserver ses notes dans un dossier général.

3. Malgré l'article 2, lorsque l'avocat est membre d'une société ou employé de celle-ci, d'un gouvernement ou de l'un de ses organismes ou d'une autre personne physique ou morale, les dossiers tenus par cette société ou cet employeur relativement aux services que rend cet avocat sont considérés, pour l'application du présent règlement, comme les dossiers de ce dernier s'il peut y consigner des actes professionnels ou des renseignements concernant l'exercice de sa profession. Dans le cas contraire, cet avocat demeure assujetti aux obligations prévues à l'article 2.

4. Chaque dossier doit identifier le client et contenir les renseignements sur la nature du mandat ou du contrat de service confié à l'avocat.

5. L'avocat doit employer un système permettant le classement ordonné de ses dossiers, des documents ou pièces qui en font partie. Lorsqu'il utilise une identification codifiée, l'avocat tient un registre des codes correspondant aux dossiers.

6. Sauf si l'avocat a adopté un autre système efficace, les dossiers doivent retenir séparément les procédures, la correspondance et les autres documents.

7. L'avocat doit s'assurer de la confidentialité de ses dossiers ainsi que de toute l'information professionnelle qui lui est transmise par son client et des tiers.

8. L'avocat doit conserver tous ses dossiers actifs à son domicile professionnel ou dans un lieu d'archivage approprié. Lorsque le dossier d'un client n'est plus actif, il doit le conserver au moins cinq ans à compter de la date de sa fermeture. Il peut utiliser alors tout système ou procédé d'archivage qui lui donne accès à l'information que contenait le dossier à la date de sa fermeture. Toutefois, il ne peut détruire un original qui appartient à un client sans avoir obtenu l'autorisation de celui-ci ou, après le délai prévu au deuxième alinéa, sans lui avoir donné la possibilité de le reprendre. Pour l'application du présent article, on entend par « dossier actif », le dossier dans lequel l'avocat:

1° soit cherche à recouvrer le paiement de ses honoraires;

2° soit a le mandat de continuer à agir pour son client.

9. L'avocat doit tenir à jour, le cas échéant, un système qui lui permet de se rappeler les dates de prescription des recours et tout autre délai susceptible d'affecter les recours judiciaires de ses clients.

10. L'avocat doit utiliser un agenda, un registre ou tout autre moyen qui lui permet d'y inscrire ses rendez-vous, ses vacations et les dates de rappel de ses dossiers.

11. Le domicile professionnel de l'avocat comporte une adresse civique et doit être facilement repérable, au moyen d'une enseigne ou autrement, être muni d'un télécopieur et être accessible par téléphone dont le numéro est indiqué à son nom, à celui de son employeur ou à celui de la raison sociale de son étude, dans l'annuaire téléphonique accessible à ses clients.

12. L'avocat doit avoir accès dans son domicile professionnel ou à proximité de celui-ci, à la documentation juridique à jour requise pour ses domaines d'exercice.

13. Dans son domicile professionnel ainsi qu'à tout endroit où l'avocat doit rencontrer des clients ou tenir des conversations assujetties au secret professionnel, il doit utiliser un local fermé et aménagé de façon à ce que les conversations des personnes qui s'y trouvent ne puissent être entendues de l'extérieur de ce local. Pendant toute la durée des entrevues ou conversations susmentionnées, aucune autre personne ne doit avoir accès à ce local sauf à la connaissance de l'avocat et avec son autorisation.

14. L'avocat qui s'absente de son domicile professionnel pendant les heures normales d'affaires doit, selon la durée de cette absence, prendre des dispositions pour que toute procédure puisse lui être signifiée et pour que ses appels, ses messages et son courrier soient traités et que ses dossiers urgents soient évalués et traités.

15. L'avocat doit effectuer sa correspondance sur du papier dont l'entête ou le pied de page contient au moins son nom, celui de son employeur ou la raison sociale de son étude, l'adresse de son domicile professionnel, ses numéros de téléphone et de télécopieur. Toute procédure émise par l'avocat doit contenir, avec les adaptations nécessaires, les mentions énumérées au premier alinéa.

16. Le présent règlement remplace le Règlement sur les normes de tenue des dossiers et de bureau des avocats, approuvé par l'Office des professions du Québec, selon un avis publié à la Gazette officielle du Québec le 26 avril 1995.

17. Le présent règlement entre en vigueur le quinzième jour qui suit la date de sa publication à la Gazette officielle du Québec.

* L'auteur est secrétaire du Comité de l'inspection professionnelle.

 

Retour au haut de la page

© Barreau du Québec 1996-2012