Les enjeux de la structure unifiée de l'information juridique

Journal du Barreau

On se rappellera qu'en 1996, à la suite des recommandations du Rapport du Barreau sur l'avenir de la profession¹, le Conseil général du Barreau du Québec avait adopté le scénario Singapour, qui prévoyait des modes d'adaptation de la profession aux nouvelles réalités de l'environnement socio-politico-économique.

Le contexte

Essentiellement, cette culture du changement s'articule autour de l'assimilation des technologies de l'information; de l'adoption de nouvelles méthodes de travail qui permettent de donner un service juridique de grande qualité, rapidement et au meilleur prix; de la fourniture de services de plus en plus sophistiqués dans un contexte multidisciplinaire; du maintien et de l'amélioration du niveau de compétence et, de ce fait, de la bonification de l'image de la profession.

Un plan d'action triennal a suivi l'adoption du scénario Singapour. Il aura permis de fixer un certain nombre d'objectifs, notamment de faciliter l'utilisation des nouvelles technologies de l'information par les avocats du Québec, de rendre disponibles à coûts modiques des instruments donnant accès à de l'information juridique pour tous les membres, de favoriser la diffusion de toute l'information émanant du Barreau pour l'usage des technologies de l'information et... de modifier les bibliothèques de droit pour qu'elles deviennent un centre de diffusion et une vitrine technologique.

Les trois premiers objectifs ont été atteints. Le quatrième objectif que le Barreau s'était fixé porte sur la Structure unifiée de l'information juridique.

Économie de l'information et information juridique

Le Rapport sur l'avenir de la profession a mis en relief les éléments d'une problématique complexe en regard de la pratique du droit, actuel et à venir. Les pistes identifiées pour l'évolution probable des périmètres encadrant cette profession retenaient, entre autres, l'impact majeur de l'information et des technologies de l'information sur le quotidien des avocats. Les avocats font face à un environnement complexe, où l'information bonifiée ou adaptée à des clientèles spécifiques constitue la valeur ajoutée réelle de ce que la profession peut offrir. Dans la perspective d'une plus grande efficacité par la mise en marché de services dispensés à des clientèles hétérogènes (individus, entreprises privées ou organismes publics) et également par la différentiation de la profession vis-à-vis des concurrents directs ou indirects, l'information et son analyse constituent la pierre angulaire d'une réelle adaptation de la profession aux nouvelles réalités économiques.

En conséquence, la récente proposition de la Structure unifiée de l'information juridique possède le potentiel d'agir de manière « équitable » entre les avocats du Québec: tous peuvent bénéficier du même niveau et de la même qualité d'information juridique vis-à-vis des clientèles desservies. Sans compter que les avocats pourront renforcer les parts de marché qu'ils détiennent et se réapproprier certains créneaux délaissés. La Structure unifiée de l'information juridique du Québec constitue un projet constructif qui s'inscrit dans la continuité des efforts de planification stratégique déclenchés en 1996. Ce projet assurera le développement harmonieux des avocats du Québec au sein d'un environnement complexe dominé par la technologie.

Les tendances observées

Présentement, les questionnements en regard de la gestion de l'information juridique, tant au niveau de l'acquisition que de la diffusion de l'information, sont nombreux et variés. Le secteur de l'information juridique ne fait pas exception aux autres types d'information nécessaires pour œuvrer dans divers secteurs de l'activité économique. L'information, de façon générale, est de plus en plus volumineuse, complexe et issue de sources variées et non traditionnelles. Dans le cas des professions juridiques, plus spécifiquement pour les avocats, les questions relatives aux sources d'information, soit l'acquisition, le catalogage, la recherche, la consultation et les services aux usagers, reviennent essentiellement à la bibliothèque dans sa forme la plus classique. Les changements nécessaires proposés impliquent une nouvelle forme de bibliothèque, proposant une information juridique intégrée, ce que plusieurs se plaisent à appeler bibliothèque virtuelle ou bibliothèque numérique.

Ceci dit, il faut apporter un bémol aux aspirations des uns et des autres par rapport à ce qu'est actuellement cette bibliothèque de demain et ce qu'elle peut effectivement accomplir en complément à la bibliothèque classique. Pour les praticiens du droit, la principale fonction de la bibliothèque juridique virtuelle est d'outrepasser la fonction traditionnelle de fréquentation d'un lieu physique et de fournir l'accès à des sources numériques emmagasinées ailleurs. Une autre fonction de la bibliothèque juridique virtuelle est de créer des systèmes d'information spécialisés et d'aider les usagers à structurer leur propre information, de sorte qu'elle devienne la plus intégrée possible à leurs besoins de recherche. La bibliothèque, dans une perspective à court terme, fournira une collection d'information au sens traditionnel du terme, mais dans une conception moderne de l'accès à cette information. Les outils de bibliothèque, les systèmes de facilitation et les infrastructures permettront aux usagers de créer leurs propres systèmes d'information: des collections composées de liens aux sources d'information adaptée.

De la propriété de l'information juridique à l'accès à l'information juridique

Il y a présentement un changement structurel au niveau du transfert de la propriété de l'information juridique imprimée vers la mise en service de diverses modalités d'accès électronique à cette information juridique. Le changement proposé est viable économiquement et socialement, en autant que les usagers puissent accéder à l'information selon leurs besoins et, surtout, à des coûts acceptables. Les usagers n'ont plus ce besoin d'emmagasiner l'information uniquement sur support papier. Ce nouveau comportement vis-à-vis de la propriété de l'information juridique par rapport à celui de son accès constitue l'essentiel du nouveau modèle.

Or ce nouveau modèle propose des approches différentes mais non concurrentes. Il satisfait, d'une part, les inconditionnels de la bibliothèque virtuelle qui croient à la disparition totale du papier et, d'autre part, ceux qui estiment que l'informatique ne pourra remplacer totalement le papier. En somme, la réalité des bibliothèques se traduira au cours des prochaines années par la mise en place d'une position mitoyenne. Dans le cadre de nouveaux modes de diffusion de l'information juridique, il appert que les documents électroniques ne remplaceront pas entièrement les documents sur support papier. Dans une perspective à court terme, les deux modes d'obtention et d'usage de l'information juridique auront une place complémentaire.

Le papier versus l'électronique

Il est dorénavant impossible de nier le fait que la fin du XX^e siècle aura permis aux différents agents économiques d'explorer une nouvelle frontière d'un monde dessiné par l'explosion de la quantité et de la qualité de l'information disponible rapidement et à coûts modiques. Il ne s'agit pas ici de discuter ou de mesurer les avantages et les inconvénients de ce changement structurel. Il s'agit plutôt d'en comprendre les impacts et d'identifier des solutions optimales pour les praticiens du droit.

Au plan de l'économie de l'information, un ensemble de faits a définitivement un impact pour les membres de la profession:

• Le volume de publication de l'information juridique double à tous les cinq ans; les coûts par unité de documentation produite doublent également à tous les cinq ans. Malheureusement, les budgets alloués à la structure informationnelle n'augmentent que très lentement, quand ils ne sont tout simplement pas statiques.
• Par ailleurs, la quantité d'espace sur une puce double à tous les 18 mois, ce qui facilite le traitement et l'emmagasinage de l'information à un rythme accéléré.
• Conséquemment, la quantité d'information juridique disponible sur Internet est phénoménale. Des lois et des règlements en provenance de tous les pays membres de l'OCDE et d'un certain nombre d'autres pays à économies émergentes sont ainsi disponibles aux usagers ayant un intérêt pour cette information. L'accès à l'information ne constitue plus un problème. Le défi pour les avocats du Québec est désormais d'ajouter de la valeur à l'information juridique.
• Aussi, comme les avocats doivent nécessairement être à jour, au fait des derniers développements législatifs, ils ont besoin d'outils de travail puissants, disponibles par le biais de l'Internet dont les bibliothèques de droit deviennent une partie intégrante.
• L'émergence de consortiums, d'ententes nationales et internationales obligent les bibliothèques à utiliser davantage des compléments et/ou remplacements efficaces au support papier traditionnel. Les coûts associés à l'économie numérique, aux infrastructures, aux licences pour usagers ainsi qu'à différents supports technologiques font désormais partie des coûts standards d'opération de la bibliothèque juridique au sens moderne de sa conception.

Somme toute, la croissance du volume et de la complexité de l'information juridique, conjuguée aux besoins diversifiés des usagers, requiert de nouveaux modes d'interaction entre les fournisseurs ou diffuseurs de l'information et les usagers. La problématique des coûts de l'information ne permet plus le maintien d'un statu quo qui ne manquerait pas d'avoir des conséquences négatives sur la pratique du droit. Et il ne faut pas non plus négliger le fait que des concurrents « branchés », ayant compris les avantages indiscutables des technologies de l'information, pourraient ne pas manquer de s'attaquer aux parts de marchés des avocats.

Trois constats

• La faisabilité technique du projet d'information juridique intégrée ne fait plus de doute. Les techniques sont disponibles, fiables et déjà en usage au sein du réseau de bibliothèques juridiques du Québec.
• L'information juridique croît à un rythme accéléré et les coûts associés à sa gestion (catalogage, indexation, diffusion) requièrent des solutions complexes. Or, l'information juridique intégrée élimine les écarts en regard de la capacité de payer des avocats du Québec. Le coût moyen qui sera attribué à l'usager le sera sur la base de critères découlant des suites de la mise en place du scénario Singapour: l'équité dans les coûts d'obtention de l'information juridique pour tous les avocats du Québec. De plus, la position du Barreau du Québec, à titre de joueur de premier plan au sein de la nouvelle économie, est ainsi renforcée pour le bénéfice des membres et de leur rôle au sein de la société québécoise.
• La différence entre posséder l'information et accéder à cette information amène le Barreau du Québec à choisir une option « mixte », entre le support papier et le support électronique. La coexistence des deux modes optimise les bénéfices pour les producteurs et les distributeurs d'information et pour les usagers. Dans cette perspective, l'information sur support papier versus celle sur support électronique est complémentaire (T-1).

Un outil incontournable

S'il apparaît évident que l'usage de l'information juridique varie considérablement selon la pratique, tous s'entendent pour dire que les membres du Barreau doivent disposer d'une information de qualité, à jour et accessible facilement. Or les technologies de l'information sont des outils incontournables que les avocats du Québec utilisent de plus en plus.

Des résultats récents

Les résultats d'une enquête réalisée pour le compte du Barreau du Québec et présentés en février 2001 indiquent que près de 30 % des avocats font eux-mêmes la recherche d'information juridique pour leurs dossiers. Dans les autres cas, cette recherche est confiée, en tout ou en majeure partie, au personnel de soutien du cabinet ou encore à des sous-traitants.

Aussi, pour les avocats effectuant eux-mêmes la recherche d'information juridique, les outils « conventionnels » et « virtuels » se côtoient et se complètent. Le pourcentage cumulé de l'utilisation des premiers outils (T-2) est de 97 %, tandis que le pourcentage cumulé pour les seconds est de 50 %, un rapport de deux pour un entre les outils conventionnels et virtuels. Ces données ne visent que l'utilisation directe faite par les avocats, et non pas les autres membres du personnel des cabinets d'avocats (qui ont reçu une formation particulière dans l'utilisation des technologies de l'information).

Par ailleurs, les coûts moyens de l'usage et de la recherche de l'information juridique sont relativement importants, que l'on exerce seul ou au sein d'un grand cabinet.

Le projet de bibliothèque de l'information juridique intégrée

Le réseau actuel répond de moins en moins aux impératifs des besoins évolutifs des avocats du Québec. Il existe une différence notable au niveau de la disponibilité et de la qualité de l'information accessible aux avocats. Les coûts imputés aux avocats vont du simple au double selon les sections (de 85 $ à 185 $ annuellement), ce qui correspond à une source d'iniquité, c'est-à-dire que les clientèles seraient mieux ou moins bien desservies selon leur localisation.

Dans cette perspective, et tiré de l'expérience actuelle, le réseau intégré proposé fusionne les ressources actuelles des bibliothèques pour ne former a posteriori qu'une seule entité intégrée.

Le nouvel organisme s'accompagne d'une structure administrative renouvelée et d'un complément de ressources humaines, financières et technologiques. Le service à la clientèle s'en trouvera amélioré (heures d'ouverture, accès, disponibilité, prêts, référence, gestion en général, etc.) et pourra offrir de nouveaux services (formation en bibliothèques et dans les cabinets, par exemple).

Les avantages du projet

Les avantages de la nouvelle structure unifiée pour les bibliothèques (T-4) ont été clairement identifiés au cours d'une étude récente sur les bénéfices pour les différentes clientèles: catalogage électronique de l'ensemble du réseau, mise en commun d'une documentation spécialisée, accès à la documentation sur tous les continents, accès électronique à la documentation de base, recherche en ligne, etc.

En contrepartie, il peut y avoir un sentiment, une perception réelle de perte de jouissance de la propriété de lieux physiques, c'est-à-dire des établissements et contenus, si une nouvelle structure supplante le modus operandi actuel.

Les avantages pour les membres du Barreau sont toutefois supérieurs à cet inconvénient. En regard de la situation qui prévaut actuellement dans l'industrie des services juridiques au Québec et ailleurs (Canada et États-Unis), il est intéressant de constater que le Barreau du Québec possède une vision précise sur ce que l'Ordre professionnel doit accomplir afin de maintenir les acquis et surtout d'enrichir l'avenir de ses membres. Pour le bénéfice tant professionnel qu'économique des avocats du Québec et pour offrir au public des services juridiques de qualité, il importe d'entreprendre ce virage technologique. Une structure unifiée de l'information juridique constitue une condition sine qua non pour réussir à atteindre le positionnement espéré pour les avocats du Québec au sein de l'économie de l'information.

Les coûts afférents à la pratique du droit au Canada

Les coûts d'usage de la Structure unifiée de l'information juridique au Québec doivent être envisagés dans une perspective plus large afin de bien saisir les impacts du projet du Barreau du Québec. A priori, les coûts afférents à la mise en application de la nouvelle structure peuvent sembler élevés pour les avocats du Québec. La véritable question est plutôt de mesurer quels sont les coûts afférents à la pratique du droit au Québec par rapport à ceux existant dans les autres provinces canadiennes (T-5)

Le tableau présente de façon éloquente les coûts afférents à la pratique du droit dans les quatre provinces les plus riches du Canada. Dans les autres provinces canadiennes, les coûts annuels pour exercer le droit se situent entre 3 101 $ et 5 556 $. Au Québec, ce coût est d'un maximum de 1 000 $, soit 60 à 80 % moins élevé qu'ailleurs au Canada. Cette réalité vient renforcer la position du Barreau du Québec quant à la tarification requise pour assurer la viabilité et le développement de la Structure unifiée de l'information juridique. En fixant à 300 $ par année (pour les trois prochaines années) la cotisation spécifique pour financer la structure unifiée, la somme totale requise pour pratiquer le droit au Québec s'élèvera à 1 115 $ par année, une somme bien en deçà de la moyenne canadienne.

¹  Barreau du Québec, La pratique du droit et l'avenir de la profession , 1996.

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