Une question d'équilibre

Priorité numéro un: gérer ses priorités!

Louis Baribeau, avocat

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Vous passez votre journée à éteindre des feux et à répondre à différentes demandes. À 17 heures, vous n'avez réussi qu'à faire la moitié des activités que vous aviez prévues. « Si, en gérant vos priorités, vous obteniez une heure de plus par jour, qu'en feriez-vous? », a demandé Hélène Gendron lors de l'atelier qu'elle animait sur la gestion des priorités. La formation, organisée par le Service de la formation permanente du Barreau, était offerte dans le cadre de la Conférence des juristes de l'État, en avril dernier, à Québec.

Aujourd'hui, on demande aux juristes de faire plus avec moins et, à l'aide des nouvelles technologies de l'information et des communications, de le faire plus rapidement. La conséquence: moins de temps, plus de travail et plus de stress. En améliorant la gestion des priorités, on peut toutefois réussir à garder le contrôle et à rester bien dans sa peau, estime Hélène Gendron, qui est allé droit au but avec des phrases chocs: « Plus on a de choses à faire, plus il faut s'organiser. Chaque heure à planifier permet de sauver trois à quatre heures sur les tâches à faire. Un objectif bien défini est à moitié réalisé. »

Le point de départ pour améliorer sa situation est d'apprendre à connaître ses propres habitudes, explique Hélène Gendron, en décrivant avec beaucoup d'humour les quatre styles de juristes existants: les dominants, les expressifs, les bienveillants et les analytiques. À voir la réaction des participants, on comprend que plusieurs se sont reconnus... ou ont reconnu des compagnons de travail!

Le style dominant... est autoritaire!

Le juriste dominant est fonceur, indépendant, autoritaire, déterminé et capable de prendre des décisions rapidement. Il excelle dans le court terme, c'est-à-dire pour éteindre des feux, régler des urgences.

« Là où le dominant doit s'améliorer c'est au niveau des relations interpersonnelles, de la planification et des projets à long terme... car d'où viennent les feux et les crises urgentes? La plupart proviennent d'un manque de communication et de planification », estime Hélène Gendron. Le dominant a intérêt à consulter davantage. Il peut sauver du temps en apprenant à travailler en équipe et à mieux utiliser son agenda pour planifier ses objectifs et ses activités.

Le style expressif... en arrache!

« Ils en arrachent avec la gestion du temps. Si c'est l'fun, ils le font. Si c'est ennuyant, ils le mettent en-dessous de la pile. Ils passent du temps à parler et à faire des réunions. Ils n'écrivent pas assez, ce qui leur pose des problèmes de contrôle et de suivi », de dire Hélène Gendron. De plus, le juriste expressif a tendance à sous-évaluer la charge de travail requise et, par le fait même, trouve difficile de rencontrer les échéances.

Pour améliorer sa gestion des priorités, l'expressif peut apprendre à se discipliner et se centrer sur ses priorités avec son agenda. Il a intérêt à utiliser plus souvent les moyens de communication écrits et à diminuer le temps de réunion.

Le style bienveillant... est dévoué!

Le juriste bienveillant est très dévoué, loyal et a horreur des conflits. Si vous lui demandez une heure de son temps, il vous en donne une; si c'est cinq, il vous en donne cinq. Comme cela retarde ses autres projets, il se sent coupable, car il n'aime pas manquer ses échéances.

« Pour reprendre le contrôle de son temps, le bienveillant doit apprendre à planifier, à établir ses priorités et à dire non à ce qui est moins prioritaire que ce qui figure à son agenda », explique Hélène Gendron.

Le style analytique... est organisé!

Le juriste analytique aime les choses structurées, organisées et est orienté vers les détails. Il recherche la sécurité et évite les risques, ce qui l'amène à approfondir ses dossiers et à réfléchir longtemps avant une décision.

« Dans le contexte d'aujourd'hui où tout bouge vite, il doit apprendre à devenir plus flexible et à utiliser son agenda en révisant régulièrement ses priorités », explique Hélène Gendron. Il a aussi intérêt à faire davantage confiance aux autres, travailler en équipe et accepter que pour certaines tâches il vaut mieux tourner les coins ronds.

L'ABC de la planification

Après la description des styles de juristes, M^me Gendron a abordé la question de la planification où elle a conseillé aux participants de se donner des objectifs à long terme (plan triennal ou quinquennal), d'élaborer ensuite, à partir du long terme, les objectifs à moyen terme (mensuels et annuels), desquels on déduit les objectifs à court terme (chaque jour et semaine). « Faites votre liste quotidienne de choses à faire en utilisant un classement de quatre blocs », conseille-t-elle. Le premier bloc est pour les affaires importantes-urgentes: « listez ici les activités hors de votre contrôle, comme les feux à éteindre et les demandes à traiter dans la journée »; le deuxième bloc est pour les choses importantes mais non-urgentes: « incluez dans ce bloc toutes les tâches que vous pouvez planifier. Ce sont surtout des activités reliées à vos objectifs à court terme »; ensuite, comme troisième bloc, les affaires non importantes mais urgentes: « les activités qui se retrouvent normalement ici sont des grugeurs de temps, comme les interruptions et les visites, le téléphone, les réunions, les déplacements, la paperasse, la procrastination (report au lendemain) »; enfin, les affaires non importantes et non-urgentes: « les activités de ce bloc donnent peu de résultats et peu de satisfaction au travail. Ce sont des activités que vous pouvez déléguer ».

Les périodes les plus productives

Par ailleurs, dans la planification quotidienne du travail, il est primordial d'utiliser au maximum les périodes où on est le plus productif. Êtes-vous un lève-tôt, un fin de matinée ou un oiseau de nuit? « Vingt pour-cent de notre journée est la crème de la crème. Ces heures-là, comment voulez-vous les utiliser? On va mettre le 20 % de productivité maximal dans les tâches qui rapportent le plus », conseille Hélène Gendron.

Et ces principes de gestion des priorités est non seulement souhaitable à notre vie professionnelle, mais aussi à notre vie personnelle, familiale, sociale, à nos finances et aussi à notre vie spirituelle. Tous ces domaines sont interdépendants et doivent être gérés convenablement. C'est une question d'équilibre!

 

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