Les bâtonniers rencontrent les dirigeants du CAIJ

Des réactions positives

Communiqué

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S'adressant aux membres de l'Association des avocats et avocates de province ainsi qu'aux membres du comité administratif et du Conseil général en mars dernier, le directeur général du Centre d'accès à l'information juridique (CAIJ), Richard Boivin, a suscité une réaction enthousiaste parmi les bâtonniers. À peine deux mois après son entrée en fonction, il a su rassurer son auditoire en présentant un bilan très positif des actions entreprises par l'équipe du CAIJ. Les participants ont pu constater avec satisfaction que tous les projets amorcés contribuent à déployer le plus rapidement possible les produits et services offerts à la clientèle du CAIJ, soit les collections, les services de recherche et d'aide à la recherche, les outils d'accès à l'information, la formation des utilisateurs et le service de livraison de l'information.

M^e Jocelyn Geoffroy, bâtonnier du Barreau de l'Abitibi, a mentionné que la situation s'était grandement améliorée dans les bibliothèques de son secteur grâce à l'inventaire et à la mise à jour des collections de base. De plus, du personnel a été affecté à l'entretien et à la mise à jour des collections sur une base régulière. Il a ajouté que des avocats avaient fait des requêtes pour obtenir des volumes spécifiques. Leurs demandes ont été traitées rapidement et les volumes, livrés à leur bureau respectif dès le jour suivant. M^e Geoffroy témoigne bien du courant de satisfaction perçu dans l'assemblée en précisant: « Je suis enchanté et agréablement surpris. Le CAIJ part du bon pied. On sent tout de suite l'efficacité de cette équipe. Ces gens savent où ils vont ».

Ouverture sur le changement

Quant à M^e Michel A. Pinsonnault, président du CAIJ, il s'est dit heureux de la progression de la nouvelle entité. « M. Boivin et son équipe se sont attaqués à plusieurs projets. Certains sont déjà réalisés, d'autres en voie de réalisation. Mais une chose est certaine : chaque jour, le CAIJ fait un pas de plus dans la bonne direction », a-t-il mentionné devant les membres du Conseil général réunis au Château Frontenac. Il a aussi insisté sur l'importance des équipes de travail qui, selon lui, demeurent un des facteurs de succès parmi les plus importants: « La mise en réseau des services sous-entend une grande ouverture au changement. Il faut à chacun une bonne dose de détermination et de conviction pour entreprendre un tel virage », a-t-il souligné.

En ce sens, il a rappelé la tenue d'une journée-rencontre avec tous les membres de l'équipe du CAIJ au début du mois de février, laquelle aura permis de présenter la vision du CAIJ, sa philosophie de service et son cadre de travail en réseau.

De leur côté, les employés ont profité de l'organisation d'ateliers de discussion pour émettre leurs points de vue et leurs besoins. Le commentaire de Marie Royer, responsable de la bibliothèque de Gatineau, reflète l'état d'esprit de plusieurs d'entre eux: « Moderniser nos accès, travailler en équipe, améliorer nos collections, ça ne peut qu'être stimulant. Les choses bougent et, selon moi, dans le bon sens. Tout le monde y gagne, à commencer par nos clients. »

Une solide équipe de gestionnaires

Déjà, la structure organisationnelle favorisant le travail en réseau a été mise en place de façon à assurer le bon fonctionnement de toutes les ressources disponibles. Des professionnels d'expérience se retrouvent à la tête de quatre directions principales. Isabelle Pilon, au Service de bibliothèques et au Service de recherche et directrice générale adjointe, Mireille Laforce, aux Services techniques et gestion des collections, Josée Lemoine, au Service Bibliothèque virtuelle et banques de données ainsi que Natasha McDonald, aux Services administratifs et du personnel. « Notre optique de qualité exige d'accroître notre capacité à répondre à un plus grand nombre de demandes, et ce, à l'intérieur de délais raisonnables », a précisé M. Boivin.

Au service de sa clientèle

Afin de répondre de façon appropriée aux besoins variés d'une clientèle dispersée géographiquement, les 37 bibliothèques des palais de justice demeurent les points de service de proximité et sont dorénavant regroupées sous trois catégories: les bibliothèques ressources (3), les bibliothèques régionales (12) et les bibliothèques annexes (22).

Les services de recherche font l'objet d'une attention particulière. En général, les équipes dédiées à la recherche seront accessibles à tous, sans pour autant que soient centralisées toutes les ressources. Des services de recherche spécialisés sont offerts par des professionnels en place dans les bibliothèques-ressources du CAIJ, et des services d'aide à la recherche sont disponibles dans ses bibliothèques régionales. Par ailleurs, du personnel est déployé dans chacune des bibliothèques pour assurer régulièrement l'entretien et la mise à jour des ressources informationnelles dans toutes les bibliothèques. Voici en détail les services offerts selon le statut de chacune des bibliothèques.

Les services de proximité

Les bibliothèques ressources (Montréal, Québec et Hull): services complets de recherche et d'aide à la recherche offerts par des professionnels en sciences de l'information, accès à des collections de recherche, services de télécopie et de photocopie, catalogue en ligne (plusieurs postes de travail), accès par Internet ainsi que services de prêts entre bibliothèques et formation des utilisateurs. Personnel permanent (commis, techniciens et bibliothécaires).

De plus, la bibliothèque de Montréal, en vertu d'un statut particulier, offre des services de recherche spécialisés et dispose de collections exhaustives en droit.

Les bibliothèques régionales (12): services d'aide à la recherche, accès à des collections de base enrichies, consultation sur place, catalogue en ligne (postes de travail), services de télécopie et de photocopie, accès par Internet, formation des utilisateurs aux outils, ainsi que services de prêts entre bibliothèques. Personnel permanent (techniciens).

Les bibliothèques annexes (22): accès à des collections de base, consultation sur place, catalogue en ligne (un poste de travail), accès à des équipements de photocopies et un accès Internet. Personnel dédié à la mise à jour des ressources et au rangement des collections.

Les services à distance

Service de recherche réseau offert par des recherchistes (bibliothécaires en droit, techniciens juridiques): accessible à l'ensemble des régions par téléphone (1 877 666-2057), par courrier électronique, par Internet ou par télécopie. Les résultats de recherche sont transmis directement au demandeur à l'intérieur de délais raisonnables.

Bibliothèque électronique accessible par Internet: recherche multi-catalogues dans les bibliothèques de droit, recherche simultanée, profil de recherche par demandeur, banques de données commerciales, veille informationnelle.

Dans la bonne direction

En plus de la définition et la normalisation des services, des dossiers extrêmement importants sont sur la table de travail des équipes du CAIJ; nommons entre autres la mise en place d'une structure administrative uniformisée, l'organisation du travail ainsi que l'évaluation et la mise à niveau de l'ensemble des collections des 37 bibliothèques du réseau selon le statut de chacune. Plusieurs activités sont aussi dédiées à la gestion financière et à la mise à niveau des équipements.

La bibliothèque électronique

La migration du système actuel de gestion intégrée de bibliothèque multiLIS vers un nouveau système Unicorn/JurisBistro constitue une pièce essentielle pour le démarrage de la bibliothèque électronique. Cette migration permettra, dès septembre prochain, de donner un accès individuel aux collections du CAIJ et à celles de toutes les bibliothèques universitaires de droit qui répondent à la norme Z39.50.

« La mise en place de la bibliothèque électronique exige un échéancier réaliste. Il faut nous allouer le temps nécessaire à la négociation des licences pour l'utilisation de certaines bases de données, aux discussions avec les partenaires du CAIJ, à la mise en place de programmes de formation à l'intention de la clientèle et à la mise en place proprement dite du service », a fait valoir le directeur général du CAIJ. Jusqu'ici, tout s'annonce propice à des résultats concrets au cours de l'année 2002-2003.

Le conseil d'administration

La formation du conseil d'administration suit son cours. Les membres du conseil d'administration transitoire avaient identifié des profils de candidatures pour les postes d'administrateurs. « Des personnes susceptibles d'enrichir la vision du CAIJ sur les plans des technologies de l'information, des communications, des ressources informationnelles et de la gestion ont démontré leur intérêt vis-à-vis du poste d'administrateur », a révélé M^e Pinsonnault. Le processus de recrutement des administrateurs du CAIJ est à toutes fins utiles terminé et l'annonce de leur nomination est imminente.

Par ailleurs, des démarches s'effectuent pour créer un comité consultatif des utilisateurs. En optant pour la mise en place d'un tel comité, le CAIJ s'assure de demeurer en lien constant avec les besoins et les attentes de sa clientèle.

Le respect de la loi sur le droit d'auteur

Un autre dossier crucial fait son chemin. Il s'agit des pourparlers en vue de conclure une entente relative au droit d'auteur. Des discussions très positives sont en cours à ce sujet. Par ailleurs, des négociations avec d'éventuels partenaires, éditeurs juridiques ou bibliothèques de droit sont au cœur des activités des gestionnaires du CAIJ.

On peut certes affirmer que la nouvelle entité s'engage sur la bonne voie. Il reste encore beaucoup à accomplir pour atteindre tous les objectifs que se sont fixés les responsables du CAIJ. Par contre, l'engagement et le dynamisme de l'équipe en place laissent présager que le CAIJ maintiendra un rythme d'évolution qui lui permettra de remplir sa mission : offrir aux membres du Barreau du Québec l'accès à toute l'information juridique disponible.

Les services disponibles

• Le service de recherche et d'aide à la recherche offert par des professionnels en sciences de l'information et portant sur toute la législation, jurisprudence ou doctrine disponibles sur les plans national et international;
• l'accès par le biais d'Internet aux catalogues des 37 bi-
  bliothèques (www.barreau.qc.ca sous les rubriques: information ­ la bibliothèque juridique virtuelle ­ bibliothèques de droit);
• des collections de base accessibles partout;
• des collections spécialisées et exhaustives à sa bibliothèque de Montréal;
• des collections de recherche dans ses bibliothèques-ressources de Québec et Gatineau;
• le service de livraison de l'information, soit par courrier électronique, par télécopieur ou par la poste;
• le service de prêts, de réservation, de renouvellement et de prêts entre bibliothèques.

 

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