Ateliers de formation

Protéger l'information stratégique

Mélanie Raymond, avocate

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Lorsqu'une entreprise réussit, c'est qu'elle a su mettre au point une formule gagnante qu'il vaut mieux protéger. Or, les dirigeants et leurs conseillers juridiques oublient trop souvent que cette formule va au-delà du simple secret de fabrication d'un produit mais peut aussi inclure des informations dont le nom des distributeurs, fournisseurs ou sous-traitants utilisés. C'est donc pourquoi, selon M^e Nicole Lacasse, il importe de préparer à l'avance un processus de protection de l'information stratégique dans une entreprise. Professeure à la Faculté des sciences de l'administration de l'Université Laval, M^e Lacasse a dévoilé les secrets de l'utilisation des ressources du droit pour protéger l'information stratégique et les ressources du droit dans les relations d'affaires, au dernier congrès de l'AAP à Orford.

« L'entreprise possède de l'information confidentielle dont il faut s'occuper et cela ne veut pas dire uniquement mettre une clause dans le contrat », affirme Nicole Lacasse. Si les clauses contractuelles de confidentialité, non-concurrence, non-sollicitation et de cession de droits de propriété intellectuelle sont indispensables à un contrat d'embauche, l'aspect pratique de la mise en œuvre de telles obligations ne doit pas être négligé. « Il ne faut pas tomber dans la paranoïa et tout protéger », ajoute l'avocate, puisqu'on obtiendra un effet inverse, soit la saturation de l'employé et la prise à la légère de ses obligations: « il faut plutôt se demander ce qui fait la spécificité de l'entreprise ».

Lorsque la spécificité de l'entreprise est précisée, on se doit de mettre en œuvre des mesures de protection positives reliées à cette dernière. Autrement dit, « il ne faut pas uniquement se contenter de dire ce qu'il ne faut pas faire, il faut prendre des mesures de protection et préparer ses arguments pour en démontrer l'importance ». De telles mesures outrepassent la pose d'un cadenas et interpellent plutôt une éducation des employés quant à leurs obligations. Il pourra s'agir d'une description des mesures spécifiques à prendre. « Par exemple, on peut mentionner qu'il est interdit de mettre les banques de données de l'entreprise en réseau », de dire l'avocate. Même si les entreprises semblent généralement bien aiguillonnées sur la façon technique de bien protéger leurs réseaux informatiques, le problème est dans l'information que l'on distribue sur ce site. « Du bonbon pour les concurrents », affirme M^e Lacasse.

Les entreprises seront souvent victimes de l'enthousiasme de leurs employés qui, involontairement, dévoileront des informations sans, pourtant, avoir voulu nuire à l'entreprise. « Le site Web, c'est l'information où nous sommes le plus naïfs; nous voulons parler de nos clients et de notre chiffre d'affaires pour montrer que nous sommes costaux. »

Le même phénomène peut se produire avec un ingénieur fier de sa découverte ou un vendeur qui veut mousser les qualités de son entreprise. « Attention aux forums de discussions entre professionnels où l'on a toujours l'impression de s'adresser à quelqu'un de loin et d'anonyme et qui, en fait, peut s'avérer être notre concurrent juste à côté. » Même syndrome chez le chercheur qui publie sa découverte pensant qu'elle lui appartient alors qu'il a bénéficié d'un fonds provenant d'un partenariat en commandite avec le secteur privé.

Un autre bon moyen de garder ses secrets pour soi est d'appliquer la règle du « need to know », qui consiste à ne dire que ce que l'employé à vraiment besoin pour effectuer son travail. «Nous n'avons pas besoin de tout dire à tout le monde », précise Nicole Lacasse. Les rappels fréquents des obligations peuvent aussi faire une différence. « Les bonnes vieilles estampes « confidentiel » aident parfois les employés à s'en souvenir. »

Enfin, il ne faut surtout pas négliger les mesures de protection lors du départ de l'employé. « Il faut prévoir le départ de l'employé, ne pas lui laisser une semaine pour vider son ordinateur et mettre fin à l'accès à l'information à la seconde où son départ est annoncé. » Ce qui n'empêchera toutefois pas celui qui avait préparé son coup de partir avec certaines informations. D'où, l'importance de l'entrevue de sortie. « Il faut lui rappeler ses obligations de confidentialité et procéder à l'entrevue avec d'autres personnes. »

En somme, l'employeur doit s'assurer d'avoir mis en place un processus dès l'embauche du mémo de rappel et à l'entrevue de départ. Et Nicole Lacasse d'insister: « il faut dégager une manière de faire, sans aller trop loin; on ne peut tout protéger, certaines informations pourront toujours être dévoilées. »

 

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