Formation pour les secrétaires juridiques

Comment gérer les informations confidentielles

Louis Baribeau, avocat

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Les questions d'éthique ne figurent pas toujours parmi les plus populaires. Pourtant, il y avait foule au palais de justice de Québec lors d'une récente formation sur les renseignements confidentiels, organisée par le Barreau de Québec à l'intention des secrétaires juridiques. « Cela démontre leur professionnalisme », de faire remarquer le conférencier invité, M^e Pierre Gabriel Gaumont, syndic adjoint au Barreau du Québec.

Un bon nombre des réclamations présentées au Fonds d'assurance responsabilité professionnelle du Barreau du Québec a trait à des manquements au devoir de confidentialité et à la prescription. Ce sont deux sujets où le personnel administratif joue un rôle clef.

Il y des avocats qui se fient totalement à leur secrétaire. À l'autre extrême, d'autres s'occupent de tout. « L'avocat qui agirait le mieux se situerait au beau milieu: c'est-à-dire qu'il implique son collaborateur dans la mise en place d'un système de prévention [des problèmes de confidentialité] sans, en même temps, ne s'en remettre qu'entièrement à lui, mais tout en comptant sur sa vigilance », estime M^e Gaumont.

Politique de confidentialité

Peu importe le profil, tous les avocats devraient se doter d'une politique de confidentialité et de secret professionnel pour sensibiliser leurs employés à ces questions. Cette politique peut, par exemple, être incorporée au manuel de procédures administratives du cabinet.

Les avocats peuvent même faire signer à leurs collaborateurs un engagement de confidentialité au moment de l'embauche. Cependant, en l'absence de tout engagement contractuel, le ou la secrétaire est tenu, comme tout salarié en vertu de l'article 2088 du Code civil du Québec, de « ne pas faire usage de l'information à caractère confidentiel qu'il obtient dans l'exécution ou à l'occasion de son travail ». De plus, de préciser M^e Pierre Gabriel Gaumont, la règle du secret professionnel, à laquelle les avocats sont tenus, s'étend à leurs collaborateurs, dont les secrétaires. Ainsi, les secrétaires ne peuvent pas être forcés de témoigner à la cour sur les confidences du client à son avocat.

Le nom du client

En ce qui a trait au nom du client, M^e Gaumont rappelle que la règle de la confidentialité exige la discrétion absolue. Il faut particulièrement être vigilant à l'égard des personnalités publiques. Quant au journaliste qui essaie d'obtenir de l'information, le collaborateur ne doit pas nier, mais répondre « aucun commentaire ». « En niant, de préciser M^e Gaumont, on peut contrevenir à la règle de la confidentialité ».

La règle de confidentialité vaut ad vitam aeternam. Elle continue de s'appliquer même avec le départ du collaborateur du cabinet, après que le dossier soit classé ou le décès du client.

Dossiers perdus

La discrétion est tout aussi importante à l'égard du contenu des dossiers. « Il faut toujours savoir où sont les dossiers et ne pas permettre que quelqu'un les consulte. Idéalement, les dossiers ne devraient pas traîner sur les bureaux. Il s'agit d'un des principaux motifs de réclamation au Fonds d'assurance responsabilité », de dire M^e Gaumont. Par ailleurs, il est important d'enlever les noms propres sur les modèles de procédure et de contrats qui circulent dans le cabinet.

Pour limiter l'accès aux dossiers informatisés, chaque poste de travail doit être protégé d'un mot de passe. Il y a même possibilité d'avoir un mot de passe spécifique pour accéder à un document ultra confidentiel. De plus, de rappeler M^e Pierre Gabriel Gaumont, « les écrans d'ordinateurs qui restent ouverts permettent à des confrères et des consœurs de travail ou à un client ou un livreur de jeter un coup d'œil. On recommande d'activer l'écran de veille à cinq minutes avec mot de passe. »

Et les secrétaires ne devraient pas non plus négliger un dernier endroit où les documents confidentiels sont les plus facilement accessibles: la poubelle. Le meilleur moyen de s'en débarrasser est de les passer au déchiqueteur, un appareil que l'on peut acquérir au prix d'environ 300 $.

Confidentialité et communications électroniques

Si on n'y prend pas garde, le télécopieur et le courriel peuvent occasionner de graves problèmes de confidentialité. Mettez toujours un avis de confidentialité sur la page de garde de la télécopie ou au début du courriel. Et rappelez-vous que plus un document est confidentiel, plus l'utilisation de la messagerie s'impose.

Télécopieur

Avant d'expédier tout document confidentiel, prévenez le client, car vous ne savez jamais qui sera à proximité de l'appareil récepteur. C'est particulièrement important lorsque vous transmettez un document à son lieu de travail.

Courriel

N'utilisez jamais ce mode de communication pour les informations urgentes. Si vous transmettez un fichier, assurez-vous qu'il contient uniquement les informations que vous voulez transmettre au client. S'il s'agit d'un document révisé, désactivez l'option « versions antérieures » pour que ces versions ne puissent pas être lues par le destinataire.

 

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