Des outils pour bien gérer votre pratique professionnelle

Gestion d'un cabinet

Lise I. Beaudoin, avocate

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Comme le soulignait d'entrée de jeu M^e André Lacombe, le nouveau cours sur la gestion et l'organisation interne d'un cabinet d'avocat offert par le Service de la formation permanente du Barreau « est davantage un cours d'art culinaire qu'un cours de droit ». Ce qui ne diminue en rien la valeur et la pertinence de la formation puisque son objet est « de fournir des outils simples, d'une redoutable efficacité pour bien gérer votre pratique professionnelle ». Et ces outils qu'il propose servent à bien contrôler les dossiers des clients et à économiser du temps, donc de l'argent..., notamment par le biais de diverses fiches de contrôle qu'il a testées et améliorées au fil des ans.

Avis donc à ceux et celles qui ouvrent un premier cabinet ou qui trouvent que l'(in)organisation matérielle de leurs dossiers ou de leur étude en général gagnerait à être repensée.

Au cours de cette même session de formation, M^e Suzanne Cadieux a pour sa part présenté divers outils de recherche et documentation juridique, en formats papier et électronique, telles des banques de jurisprudence, de lois et de doctrine.

Manuel de bureau

Le cours offre des trucs simples et efficaces, mais qu'il faudra bien sûr mettre en pratique par la suite pour optimiser les méthodes suggérées dans le manuel de bureau conçu par M^e Lacombe. Chaque participant reçoit ce manuel, soit un cahier à onglets contenant des outils de gestion (des formulaires) classés par thème: gestion administrative et gestion des dossiers; ouverture des dossiers; honoraires et déboursés; tenue de temps et travaux en cours; facturation; suivi des dossiers, agenda, rappels; ententes spéciales et ententes avec les clients; protocoles d'intervention (ex. en responsabilité médicale); documentation juridique; procédure de fermeture et d'archivage de dossier; plan comptable et relevé des déductions à la source.

Chacun de ces thèmes est subdivisé en sujets et illustré par plusieurs formulaires dont l'utilisation est conseillée pour les entretiens téléphoniques, les entrevues, les huissiers, les messagers, les photocopies, la tenue de temps, la gestion des comptes à recevoir, le traitement des encaissements et des déboursés clients, le personnel, la documentation juridique, etc. M^e Lacombe conseille d'utiliser du papier de couleurs variées pour les principaux formulaires, ce qui sert au repérage et aussi d'aide-mémoire.

L'équilibre...

Comment concilier la gestion administrative et la gestion des dossiers? C'est un dilemme constant, dit-il, « lorsque je gère, je néglige les dossiers, et lorsque je m'occupe des dossiers, je néglige l'administration du cabinet. La plupart des avocats sont plus ou moins confrontés à ce dilemme ». Car il faut savoir, ajoute-t-il, que 45 % des avocats exercent seuls ou en petit cabinet et seulement 15 % des avocats sont dans des cabinets de taille suffisamment importante pour s'offrir les services d'un gestionnaire.

Mais ni la gestion du cabinet ni celle des dossiers ne peut être négligée sans en ressentir les contrecoups. Comme la gestion administrative peut être exécutée par un assistant, il faut en tant qu'avocat voir à consacrer soi-même un certain nombre d'heures par semaine (un vendredi après-midi, par exemple) à la gestion des dossiers.

Notons que ce temps consacré à effectuer des comptes rendus ou des rapports d'activités dans les dossiers peut être facturé aux clients à raison d'environ un dixième d'heure à titre de « régularisation du dossier », suggère M^e Lacombe.

Pierre angulaire d'un dossier

« La pierre angulaire d'un dossier, ce sont les notes évolutives consignées au dossier du client, notamment sur le formulaire intitulé Rapport journalier d'activité. Chaque fois que vous posez un acte, il faut le noter, dit M^e Lacombe, ceci inclut aussi bien les rencontres que les conversations téléphoniques avec un client ou avec des tiers ou tout autre geste posé pour l'avancement du dossier ». On le devine, cette discipline à tout consigner facilitera grandement la tâche de la facturation et, le cas échéant, les explications devant être fournies concernant la facture d'un client, à lui-même ou en conciliation.

Cet exercice, bien que fastidieux et méticuleux, est loin d'être superflu, dit M^e Lacombe, car « dans un dossier matrimonial partiellement contesté, par exemple, il peut y avoir jusqu'à 140 entrées ».

Facturation, suivi, perception

« Les statistiques le démontrent: 75 % des faillis au Canada avaient des entreprises mal administrées ou mal gérées de même que des difficultés à percevoir les comptes de leurs clients », laisse entendre M^e Lacombe. Alors quelques bons conseils sur la façon de gérer et surtout de percevoir les comptes ne feront pas de mal! « Nous ne sommes pas dans la même situation que les médecins, qui facturent à la RAMQ. Nous devons donc être très vigilants avec la facturation et la perception de nos comptes. »

Aussi, « aucun dossier ne devrait être ouvert s'il n'y a pas d'avances payées par le client à être déposées en
fidéicommis, conseille M^e Lacombe. Et le cabinet ne devrait jamais avancer des déboursés judiciaires, extrajudiciaires ou administratifs pour le client ».

Il est préférable de facturer périodiquement les clients, au mois ou aux deux mois ou après toute étape essentielle au cheminement du dossier. En matière de litige civil, par exemple, ces facturations intérimaires peuvent être faites après émission et signification des procédures, après épuisement des moyens préliminaires ou interrogatoires avant défense, après signification de la défense ou interrogatoire après défense, lors de la mise au rôle ou de l'inscription pour preuve et audition et à la fin du procès.

Le vendredi de chaque semaine, l'information pertinente est vérifiée dans le logiciel de gestion du cabinet pour déterminer s'il y a lieu de facturer des dossiers actifs après examen des travaux en cours, des honoraires forfaitaires à facturer et des déboursés judiciaires ou administratifs, dit M^e Lacombe. Un projet de compte est tiré du logiciel. L'avocat l'examine et le révise s'il y a lieu. Ce projet de compte est toujours conservé au dossier du client (dans la section comptable). L'avocat décide ensuite s'il y a lieu de confectionner un compte et de l'expédier au client. Sauf pour les dossiers à honoraires forfaitaires ou à pourcentage, le compte devrait être détaillé et ventilé et devrait préciser la nature de chaque acte professionnel posé dans le dossier.

Il faut dans l'ensemble s'assurer de facturer de manière diligente, surtout lorsque le dossier est terminé car « neuf jours après la fin d'un dossier le client vous a oublié et il a tendance à contester les honoraires! », souligne M^e Lacombe. Il propose donc à cet égard une feuille de route pour le suivi des comptes à recevoir, allant du jour 1 au jour 71, le premier étant l'envoi du compte et le dernier l'introduction d'une action devant un tribunal compétent contre le client qui n'a pas acquitté le compte pour recouvrer honoraires, déboursés judiciaires et administratifs ainsi que les taxes applicables dues.

C'est maintenant à vous de jouer!

 

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