Centre d'accès à l'information juridique

La clientèle en priorité

Journal du Barreau

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À ses tout premiers pas à peine, le Centre d'accès à l'information juridique (CAIJ) emprunte une voie clairement tracée: la qualité du service à la clientèle. D'ici peu, les avocats du Québec ainsi que les membres de la magistrature seront en mesure de constater le bien-fondé de ce réseau, bâti grâce à la mise en commun des ressources des bibliothèques du Barreau de Montréal, du Barreau de Québec et du Réseau de l'information juridique du Québec (RIJQ).

La qualité du service:  un engagement formel

Dès son entrée en fonction à titre de directeur général du CAIJ, le 1^er février dernier, Richard Boivin confirmait l'engagement de toute son équipe à offrir des services d'une grande qualité. « Chacune de nos interventions avec chacun de nos clients devra être le reflet de cette qualité. C'est le défi qui motivera tous les membres de l'équipe du CAIJ », écrivait-il dans une lettre à l'intention de tous les membres du Barreau du Québec. Toutes les décisions de gestion, qu'elles soient de natures financière, administrative, organisationnelle ou technologique, viendront appuyer la philosophie de service préconisée au sein de l'équipe du CAIJ.

Les points de service du CAIJ

Les 37 bibliothèques des palais de justice demeurent les points de service de proximité. Afin de répondre de façon appropriée aux besoins variés d'une clientèle dispersée géographiquement, elles sont regroupées sous trois catégories: trois bibliothèques ressources, soit celles de Québec, Montréal et Gatineau, 12 bibliothèques régionales et 22 bibliothèques annexes. Les services offerts sont répartis de la façon suivante:

• les trois bibliothèques ressources: services complets de recherche et d'aide à la recherche offerts par des professionnels en science de l'information, accès à des collections de recherche, services de télécopie et de photocopie, accès par Internet ainsi que services de prêts et de prêts entre bibliothèques. De plus, la bibliothèque de Montréal, en vertu d'un statut spécial, offre des services de recherche spécialisés et dispose de collections exhaustives en droit;
• les 12 bibliothèques régionales: service d'aide à la recherche, accès à des collections de base enrichies, services de télécopie et de photocopie, accès par Internet ainsi que services de prêts et de prêts entre bibliothèques;
• les 22 bibliothèques annexes: accès à des collections de base, accès à des équipements de photocopies et un accès Internet.

L'accent sur les services de recherche et les ressources informationnelles

Les services de recherche recevront une attention particulière de façon à répondre aux besoins de l'ensemble de la clientèle dans les délais raisonnables. En général, les équipes de recherche du CAIJ seront accessibles à tous, sans pour autant qu'on centralise toutes les ressources au même endroit. Des services de recherche spécialisés seront offerts par des professionnels en place dans les bibliothèques ressources du CAIJ, et des services d'aide à la recherche seront disponibles dans ses bibliothèques régionales. Mentionnons que les services de rédaction d'opinion juridique ou de mémoire ne sont toutefois pas disponibles.

L'entretien et la mise à jour des collections feront l'objet d'une préoccupation constante pour les membres de l'équipe du CAIJ. D'ailleurs, d'ici quelque temps, le déploiement du personnel sera complété afin d'assurer la mise à jour régulière des ressources informationnelles dans chacune des bibliothèques.

Les frais: application de la grille tarifaire en vigueur actuellement

Quant aux frais à débourser pour l'utilisation de certains services, le CAIJ applique les tarifs en vigueur, jusqu'ici, dans ses différents points de service. Très prochainement, une nouvelle grille tarifaire sera établie selon les divers niveaux de recherche et les exigences liées aux délais et au temps requis pour effectuer les recherches. Il en va de même pour les autres services, dont les transmissions par télécopie, par courrier électronique ou par la poste. Cette nouvelle grille tarifaire sera diffusée dès qu'elle sera disponible.

Rappelons que certains produits et services seront inclus dans la cotisation. Cette cotisation universelle et récurrente permet au CAIJ de prendre en charge les 37 bibliothèques et d'assumer les frais d'exploitation s'y rattachant.

Respect de la nature confidentielle

Certains avocats s'interrogent quant au respect de la nature confidentielle du contenu des recherches. À cet effet, mentionnons d'abord que les services sont offerts par des professionnels soumis aux règles usuelles quant au respect des renseignements de nature confidentielle. Par ailleurs, aucun résultat de recherche n'est conservé.

Sur le plan technologique, le CAIJ applique les normes de sécurité recommandées quant aux processus d'échange d'information. De plus, l'installation de systèmes de protection de l'information éprouvés a été confiée à des entreprises expertes en matière de sécurité informatique.

Les projets en priorité

Actuellement, les membres de la direction du CAIJ se concentrent sur les activités d'intégration des ressources humaines, informationnelles et technologiques.

Journée-rencontre avec tous les membres de l'équipe du CAIJ: la grande majorité des personnes qui était en poste dans les bibliothèques des palais de justice du Québec sera sous peu à l'emploi du CAIJ. Le 1^er février dernier, tous les membres de l'équipe du CAIJ se réunissaient pour une première fois dans le cadre d'une journée d'accueil. Cette rencontre leur aura permis de faire plus ample connaissance, de mieux cerner les objectifs du CAIJ et de faire connaître leur opinion sur plusieurs aspects, dont les besoins de la clientèle, les services du CAIJ, l'uniformité des communications, etc.

Le fait de partager des préoccupations quotidiennes et d'avoir bénéficié d'une tribune pour s'exprimer semble avoir plu à la majorité des participants. Les ateliers de discussion ont été animés et plusieurs idées ont fait surface. Le commentaire de Marie Royer, responsable de la bibliothèque de Gatineau, reflète l'état d'esprit de plusieurs d'entre eux: « Moderniser nos accès, travailler en équipe, améliorer nos collections, ça ne peut qu'être stimulant. Enfin ! les choses bougent... et, selon moi, dans le bon sens. Tout le monde y gagne, à commencer par nos clients. »

Réaménagement de la bibliothèque de Montréal: la bibliothèque de Montréal sera réaménagée sous peu de façon à accueillir convenablement les nouvelles équipes de travail fusionnées et affectées au service de recherche et à l'administration du CAIJ.

Processus de recrutement et de sélection du nouveau personnel: un processus de recrutement et de sélection de personnel a aussi été amorcé dans le but de compléter les équipes de professionnels affectées à l'administration et au service de recherche offert par le CAIJ. « Notre optique de qualité exige d'accroître notre capacité à répondre à un plus grand nombre de demandes, et ce, dans des délais raisonnables », précise M. Boivin.

La bibliothèque électronique: elle s'inscrit toujours comme un élément fondamental de la stratégie de développement du CAIJ. Il faut comprendre que le déploiement d'un tel service exige un échéancier réaliste, allouant le temps nécessaire à la négociation des licences pour l'utilisation de certaines bases de données, aux discussions avec les partenaires du CAIJ, à la mise en place de programmes de formation à l'intention de la clientèle et à la mise en place du nouveau service. Des résultats tangibles sont prévus au cours de l'année 2002-2003.

Les mécanismes de communication: les dirigeants du CAIJ disposent d'un plan de communication mis à jour annuellement comprenant les mécanismes et les moyens nécessaires pour établir une communication régulière avec tous les publics cibles. Ces outils sont en voie de développement actuellement et permettront de faire connaître l'évolution des projets en cours et de promouvoir les services du CAIJ.

Vous trouverez d'autres réponses aux questions les plus fréquemment posées en consultant le site du Barreau du Québec à l'adresse suivante: www.caij.qc.ca.

Mission du CAIJ et services disponibles

La mission du CAIJ est d'offrir aux membres du Barreau du Québec et à la magistrature l'accès à toute l'information juridique disponible.

La philosophie de service du CAIJ

priorité à la clientèle;

• convergence de la technologie et du savoir;
• livraison rapide de l'information et de la documentation partout dans la province;
• service de proximité et de disponibilité;
• et efficience au meilleur.

Les services disponibles

• le service de recherche et d'aide à la recherche offert par des professionnels en sciences de l'information et portant sur toute la législation, jurisprudence ou doctrine disponibles aux niveaux national et international;
• l'accès par le biais d'Internet aux catalogues des 37 bibliothèques (www.barreau.qc.ca sous les rubriques: information ­ la bibliothèque juridique virtuelle ­ bibliothèques de droit);
• des collections de base accessibles partout;
• des collections spécialisées et exhaustives à sa bibliothèque de Montréal;
• des collections de recherche dans ses bibliothèques ressources de Québec et Gatineau;
• le service de livraison de l'information, soit par courrier électronique, par télécopieur ou par la poste;
• et le service de prêts, de réservation, de renouvellement et de prêts interbibliothèques.

 

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