Entente entre le Barreau du Québec et la Chambre des notaires

Testaments et mandats

André Giroux

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Le Barreau signait récemment une entente avec la Chambre des notaires permettant la création d'un guichet unique de demandes de recherches aux Registres des testaments et des mandats des deux ordres professionnels. Il sera en fonction à l'automne 2003.

Me Annie Chapados, directrice des greffes et registraire au Barreau du Québec

« Les deux ordres n'ont pas le même volume, ni la même clientèle sur ce type de dossiers », constate M^e Annie Chapados, directrice des greffes et registraire au Barreau du Québec. « La Chambre des notaires y est beaucoup plus présente. Elle a donc développé des outils plus performants de fonctionnement et de gestion des registres par voie électronique. »

L'entente avec la Chambre des notaires permettra au Barreau de hausser la qualité de son service à la clientèle, ce qui aurait été plus difficile à réaliser sans le concours de la Chambre. « D'où l'idée du guichet unique », affirme M^e Chapados.

Par exemple, les délais de réponse sont beaucoup plus longs au Barreau qu'à la Chambre des notaires. « En période de pointe, il n'est pas rare de fournir un résultat dans un délai de quatre à six semaines, reconnaît la directrice des greffes. Or, la Chambre des notaires fournit une réponse en quelques jours seulement. Le justiciable s'explique difficilement ces écarts, et avec raison. »

Autre désavantage du mode actuel : le justiciable doit présenter la même requête à deux endroits différents. Le guichet unique permettra d'obtenir les deux certificats de recherche en n'effectuant qu'une demande.

Si l'entente est nouvelle, les négociations, elles, ne le sont pas. « De précédentes négociations avaient abouti à une impasse, constate M^e Chapados. Lorsque je suis entrée en fonction, une équipe regroupant l'expertise du Service des technologies du Barreau, de son Service de recherche et de législation et de son Service des greffes a repris le flambeau. Nous avons décidé de faire table rase et de reprendre à zéro tout le processus de négociations. »

Respect de l'autonomie

« Nous recevons 4 500 demandes de recherche par mois, signale Guylaine Trépanier, registraire des registres
des dispositions testamentaires et des mandats à la Chambre des notaires. Nous étions bien conscients que les
demandeurs devaient ensuite s'adresser au Barreau. Ils ne le faisaient pas tous, mais nous leur donnions l'information
pour le faire. Notre seul et unique objectif dans cette entente était de mieux servir le public. »

L'autonomie des deux ordres sera respectée. « La solution à laquelle nous en sommes venus permet d'obtenir tous les effets bénéfiques de la création d'un guichet unique tout en respectant les acquis des deux ordres, explique la directrice des greffes. Nous ne fusionnons pas les deux registres. Les deux ordres conservent leurs propres règlements et tarifs. Il était important pour nous qu'aucun des deux ordres ne soit assujetti à l'autre. »

« Nous sommes très heureux de ce partenariat, affirme M^e Trépanier. Nous avons beaucoup apprécié les discussions avec le Barreau dans ce projet. C'est un beau partenariat entre les deux ordres professionnels de droit au Québec. »

Le registre commun est un outil virtuel. « À la limite, c'est une fiction de l'esprit, illustre M^e Chapados. Sa représentation tangible, pour le justiciable, c'est qu'il s'adressera à un seul endroit pour obtenir réponse des deux ordres professionnels. En pratique, c'est la Chambre des notaires qui recevra la requête. Elle la transmettra au Barreau par voie électronique en assurant toutes les garanties de sécurité. Les deux ordres professionnels effectueront les recherches chacun de leur côté. Les résultats seront réacheminés à la Chambre qui imprimera des certificats de recherche distincts, l'un provenant de la Chambre des notaires, l'autre du Barreau. »

Innovation technologique au Barreau

Le nouveau registre obligera le Barreau à innover sur le plan technologique. « À compter de l'implantation du guichet unique, le Barreau devra être en mesure de répondre aux demandes dans un délai de 24 heures, précise M^e Chapados. L'accélération des délais passe par le traitement informatique des demandes. Nos délais de réponse s'expliquent beaucoup par les nombreuses interventions que suscitait une demande. »

L'accélération des délais passe aussi par une meilleure information à la source. « Nous rehausserons considérablement le niveau d'information requis lors de l'inscription d'un testament ou d'un mandat par un avocat. Ce sont ces informations supplémentaires qui permettront le traitement informatique et l'accélération des délais. »

Le Barreau s'inspirera de l'expertise de la Chambre des notaires. « Nous instaurerons la possibilité de traitement d'urgence, permettant de fournir une réponse le jour même de la demande, précise la directrice des greffes. Tout comme la Chambre des notaires, nous établirons deux dates de fermeture des registres par mois. Nous émettrons un résultat provisoire tenant compte de la plus récente date de fermeture et un résultat final lors de la date de fermeture suivant la demande du citoyen. » Les avocats qui, dans le cadre de leur pratique, inscrivent régulièrement des actes aux registres seront informés sous peu des nouvelles formalités et modalités d'inscription des testaments et mandats.

Afin d'encourager les demandes par voie électronique, les demandes acheminées par ce moyen seront moins coûteuses. « L'établissement du registre unique n'entraînera pas de hausse de tarifs », précise M^e Chapados.

La création du registre fera l'objet d'une campagne publicitaire d'ici quelques semaines. « Nous toucherons trois publics cibles, précise M^e Chapados : le public, les avocats qui inscrivent régulièrement des actes aux registres et enfin, l'ensemble de nos membres. »

 

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