Tenue de dossiers et domicile de l'avocat

La difficile ascension vers l'excellence

Lise I. Beaudoin, avocate

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Que faut-il retenir avant toute chose du Règlement sur les normes de tenue des dossiers et de bureau des avocats¹? Il s'agit d'un ensemble de normes minimales que tout avocat devrait s'efforcer de dépasser, rappelait M^e William Dufort, directeur du Service de l'inspection professionnelle du Barreau du Québec, lors du dernier colloque relatif à la déontologie et au droit professionnel et disciplinaire, tenu sous la présidence d'honneur de Pierre A. Michaud, ancien juge en chef du Québec.

Les normes que renferme le Règlement imposent-elles une obligation de résultat ou de moyens? Pareil Règlement est-il compatible avec l'exercice d'une profession libérale? Le Règlement atteint-il les buts pour lesquels il a été adopté? Voilà quelques-unes des difficultés soulevées par ce texte réglementaire et sur lesquelles M^e Dufort a bien voulu réfléchir. Car si les buts qu'il poursuit peuvent sembler évidents à première vue, le Règlement renferme quelques difficultés inhérentes, en commençant par cette question de savoir si pareil texte réglementaire est nécessaire. Ensuite, confronté à une réalité plutôt navrante démontrant que des avocats exercent encore la profession dans des conditions qui ne répondent pas à toutes les exigences minimales du Règlement, même après huit ans d'existence, que faut-il faire?

Obligation de résultat

Il faut dire tout d'abord que c'est dans une optique de « recherche de l'excellence » que le Comité de l'inspection professionnelle a proposé l'adoption du Règlement sur les normes de tenue des dossiers et de bureau des avocats. En effet, indique M^e Dufort, « en deçà de certains niveaux, il est extrêmement difficile pour un avocat, non seulement de tendre vers l'excellence, mais de rendre des services d'une qualité acceptable à ses clients ». Or l'histoire enseigne qu'au début des années 1990, « trop d'avocats exerçaient dans des conditions matérielles 'à risque' ». La recherche de l'excellence est alors apparue comme un objectif incontournable à imposer aux membres.

Comme la plupart des dispositions du Règlement sont rédigées en termes généraux, précise M^e Dufort, « elles imposent une obligation de résultat aux avocats en exercice, mais elles leur laissent une grande latitude quant aux moyens à prendre pour y arriver ». En effet, bien qu'il croit à l'importance pour les avocats d'offrir des services de la meilleure qualité possible à leurs clients, le Barreau « refuse d'imposer une façon unique d'exercer la profession ». Il préfère laisser à chacun le soin d'atteindre le but recherché par les moyens qui lui conviennent le mieux et qui correspondent à la culture de son cabinet : 20 000 membres, 20 000 façons d'exercer la profession sans enfreindre le Règlement, pourquoi pas! opine M^e Dufort.

Pourquoi ce Règlement?

Pourquoi est-il nécessaire de faire un tel règlement s'il ne contient en somme que des normes minimales? Il n'y a pas de réponse complète, parfaite, à cette question, dit M^e Dufort. Beaucoup d'avocats ont une pratique peu rentable, et le réflexe normal est alors de « couper dans les dépenses » pour atteindre l'équilibre budgétaire. Au début des années 1990 notamment, trop d'avocats, parmi les plus démunis, choisissaient de couper de plus en plus dans les dépenses, espérant ainsi rentabiliser un jour leur pratique. Ils s'engageaient ainsi dans « une spirale infernale », estime M^e Dufort, menant à la disparition plus ou moins rapide de leur carrière juridique.

Le Règlement est alors devenu nécessaire à titre de « balise indiquant à ceux qui avaient choisi de rentabiliser leur pratique en diminuant les dépenses qu'ils avaient atteint le point où il fallait cesser les coupures et se concentrer sur l'augmentation des revenus ». Mais encore, pareil Règlement est-il compatible avec la notion de l'exercice d'une profession libérale? Il ne semble pas y avoir incompatibilité sur ce plan, puisque ce texte impératif ne contient que des normes minimales. L'avocat demeure le maître absolu des moyens à prendre pour résoudre les difficultés d'ordre professionnel se posant dans sa pratique.

« Il est cependant gênant de constater que le Barreau a dû adopter un règlement obligeant l'avocat à avoir accès aux lois et règlements requis par sa pratique et à utiliser, pour ses consultations, un local lui permettant de rencontrer ses obligations à l'égard du secret professionnel », observe, entre autres, M^e Dufort.

Utilité du Règlement?

Du 1er janvier 1990 au 31 décembre 1995, 54 % des réclamations adressées au Fonds d'assurance responsabilité professionnelle du Barreau étaient attribuables à des lacunes dans l'organisation du bureau de l'avocat. Du 1er janvier 1996 au 31 décembre 2000, ce pourcentage a connu une légère hausse à 57 %. Mais ce qui est particulièrement troublant, informe M^e Dufort, c'est que pour la première période (1990-1995) les réclamations pour prescriptions découlant d'une lacune dans l'organisation du bureau ne constituaient que 29 % des dossiers, alors que pour la période suivant immédiatement l'adoption du Règlement (1996-2000), le pourcentage grimpe à 48 %. Il y a de quoi être perplexe, dit-il.

Les membres du Comité de l'inspection professionnelle n'en sont pas à proposer l'abrogation du Règlement. Cependant, ajoute M^e Dufort, son utilité devra être évaluée à la lumière des ces statistiques. Il espère que des moyens plus efficaces pourront être trouvés afin d'encourager les avocats en exercice à adopter les meilleures méthodes de travail possibles.

¹  En vigueur depuis le 11 mai 1995, et dans sa version actuelle, depuis le 11 janvier 2001.

 

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