Le nouveau RDTMQ en service depuis le 1er septembre 2003

Avocats et notaires célèbrent une première

Louise Vadnais, avocate

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Avocats et notaires partenaires pour la création d'un guichet unique de services juridiques? Oui c'est possible et c'est même une réalité tangible depuis le 1^er septembre 2003. En effet, les demandes de recherches dans les Registres des dispositions testamentaires et des mandats du Barreau du Québec et dans ceux de la Chambre des notaires du Québec se feront dorénavant en une seule démarche et sur un seul formulaire. Cette nouvelle procédure simplifiée et plus rapide est le fruit d'une collaboration entre les deux ordres professionnels qui a donné naissance au RDTMQ (Registres des dispositions testamentaires et des mandats du Québec), un guichet unique accessible à la population, aux avocats et aux notaires.

Une première que le bâtonnier Pierre Gagnon a soulignée avec fierté et satisfaction devant plus d'une soixantaine d'employés réunis le 22 septembre à l'occasion d'un cocktail de célébration, à Montréal. «La création du RDTMQ est la démonstration concrète d'une belle collaboration entre les deux ordres professionnels, et ce, dans le meilleur intérêt du public », a affirmé le bâtonnier. La prestation des services se trouve nettement améliorée par ce partenariat intelligent qui emprunte la route électronique pour se mettre au service de l'efficacité et de la conscience sociale vers la satisfaction du client. C'est d'autant plus louable que ce service répond à des préoccupations privées et familiales.»

50 000 demandes de recherche

Chaque année, environ 50 000 demandes étaient acheminées à chacun des registres. Cette double procédure est maintenant chose du passé. C'est en mars 2003 que le Barreau et la Chambre ont conclu une entente de partenariat en vue de mettre sur pied le RDTMQ, qui sera géré par la Chambre des notaires : les demandes de recherches, l'émission des certificats, la perception des frais auprès du public ainsi que la facturation aux professionnels (voir encadré).

Une première qui soulève également l'enthousiasme des notaires. Le président de la Chambre, Denis Marsolais, a remercié la direction du Barreau d'avoir cru en ce projet de collaboration répondant aux besoins de la population : « Cette entente permettra dorénavant d'obtenir beaucoup plus rapidement les résultats des recherches auprès des deux organismes. Nouvelle porte d'entrée pour toutes les recherches de dispositions testamentaires et de mandats, ce guichet offre à la population un service amélioré grâce à l'implantation d'outils technologiques performants. En travaillant de concert, avocats et notaires assurent à la population québécoise une approche plus conviviale des services juridiques », a affirmé le président.

Un travail d'équipe

Le bâtonnier a en outre rendu hommage à tous les artisans du projet au sein du Barreau : M^e Pierre Gauthier, directeur général; M^e Annie Chapados, directrice des greffes; M.Christian Lavoie, directeur des technologies de l'information, et M^e Dominique Launay, du Service de recherche et de législation, ainsi qu'à leurs employés, notamment ceux des greffes, des registres et de l'informatique. « Barreau, en accord avec sa mission de protection du public, réalise des projets fantastiques dans l'intérêt de tous ses membres afin de les aider à mieux servir leurs clients », lance M^e Chapados. « Ce partenariat constitue la quintessence des projets de collaboration entre nos deux ordres professionnels. Et c'était le bon moment pour rationaliser les services que nous offrons à la population, a fortiori dans un contexte où la population vieillit : la pyramide des âges nous fait prévoir une augmentation des demandes de recherches », affirme M^e Chapados qui salue la « grande ouverture nécessaire » de l'Office des professions « qui a su faire confiance à la Chambre et au Barreau » dans cette première collaboration.

DEUX ÉTAPES DISTINCTES

1. Inscrire une disposition

Fait important à souligner, le guichet unique ne change pas la procédure d'inscription d'une disposition testamentaire ou celle d'un mandat donné en prévision de l'inaptitude par l'avocat, qui est toujours tenu de produire un rapport des dispositions testamentaires ou des mandats qui lui sont confiées aux Registres du Barreau du Québec. Attention toutefois : les obligations professionnelles en regard précisément des inscriptions aux registres de même que les délais d'inscription ont été resserrés et des pénalités sont prévues en cas de défaut ! Les formulaires pour les inscriptions peuvent être commandés par courriel à l'adresse rdtmq@barreau.qc.ca . De son côté, le notaire continuera d'enregistrer les dispositions ou mandats de ses clients auprès de la Chambre. « L'autonomie des registres des deux ordres demeure intacte », confirme M^e Annie Chapados, directrice des greffes au Barreau du Québec.

2. Demander une recherche

C'est l'étape de la recherche d'une disposition testamentaire ou d'un mandat qui est visée et bonifiée par le partenariat. Désormais, un seul formulaire de demande, accompagné des documents requis le cas échéant et des frais, sera acheminé au RDTMQ. Le tarif des recherches varie en fonction du type de service demandé : régulier, par télécopieur ou urgent. Une fois le formulaire de demande de recherche déposé au guichet unique, le Service des greffes du Barreau en est automatiquement avisé, effectue la recherche et retourne l'information disponible par voie électronique au RDTMQ.

Par la suite, deux certificats distincts seront émis simultanément, l'un émanant du Barreau du Québec et l'autre de la Chambre des notaires et les deux certificats seront transmis dans un seul et même envoi, par le RDTMQ, au citoyen ou au professionnel requérant, selon le cas. Pour toute information concernant les formulaires de demandes de recherches, la tarification et l'émission des certificats, visitez le site Internet du RDTMQ à l'adresse http://www.cdnq.org ou adressez votre demande d'information par courriel à l'adresse registres@cdnq.org.

 

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