Commission des services juridiques et Internet

Une facturation simple et rapide

Louise Vadnais, avocate

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Me Patrice Hurtubise, un praticien en droit de la jeunesse à Longueuil, a trouvé un moyen simple et efficace de libérer de son temps pour se consacrer davantage à ses clients et à l'étude de ses dossiers : il utilise le service de facturation en ligne par Internet des mandats de l'Aide juridique et celui du dépôt direct. « Ces deux services contribuent à améliorer ma qualité de vie! Ils ont simplifié ma comptabilité et me sauvent du temps. Le droit de la jeunesse est une pratique à fort volume qui nécessite beaucoup de facturation. Je facture plus rapidement et je reçois également mon paiement plus rapidement. »

La facturation par Internet des mandats de l'Aide juridique et le dépôt direct sont disponibles en ligne pour tous les avocats du Québec et tout comme M^e Hurtubise de plus en plus d'avocats en profitent.

«Notre service de facturation en ligne est en constante progression et à chaque jour de nouveaux avocats facturent la Commission des services juridiques par Internet, se réjouit la vice-présidente de la Commission, M^e Hélène Leduc.

En trois mois, soit d'octobre 2002 à janvier 2003, le nombre de factures reçues par Internet est passé de 15 600 à 22 600. « Une progression fort intéressante et que nous souhaitons voir se poursuivre, ajoute M^e Leduc. C'est un service facile d'accès, facile à utiliser Le logiciel est gratuit, convivial et rapide et accessible 24 heures sur 24, sept jours par semaine. Pas de logiciel à acheter vous vous inscrivez directement via le site de la Commission. » (lire en encadré)

La Commission a accepté pour la seule année 2001-2002 près de 225 000 demandes d'aide juridique que se partagent à peu près également les avocats permanents de l'Aide juridique et les avocats de la pratique privée.

«La Commission a versé plus de 40 millions d'honoraires aux avocats de la pratique privée l'année dernière. Aujourd'hui, 25% de la facturation des avocats parvient à la Commission via notre service électronique, en opération depuis le 26 juin 2001 à Montréal et depuis le 1^er février 2002 dans tout le Québec », précise M^e Leduc, visiblement fière des résultats obtenus par le service après une première année d'existence à l'échelle du Québec.

Une collaboration appréciée

Ce nouveau système, une initiative de la Commission, a été mis en œuvre avec la collaboration du Comité de la pratique privée du Barreau du Québec.

«Le Comité avait à cœur la mise en marche du service, fait valoir M^e Leduc. Le secrétaire du Comité, M^e Robert Primeau, nous a fourni le nom d'avocats (dont celui de M^e Hurtubise), intéressés à participer à un projet-pilote. Le système a donc été éprouvé par des avocats de la pratique privée et par la suite nous l'avons amélioré et raffiné à partir de leurs suggestions. Tout le monde souhaitait accélérer la transmission des factures, leur traitement ainsi que le paiement des honoraires. Et nous y sommes arrivés! »

Le président du Comité de la pratique privée, M^e Raymond Lavoie, encourage lui aussi les avocats à utiliser les deux services.

« Les systèmes de facturation en ligne et de dépôt direct réduisent les délais de traitement de facture par la Commission et par conséquent l'avocat reçoit son paiement plus rapidement, fait valoir le président. En outre le logiciel de facturation par Internet permet d'inscrire à l'ordinateur au fur et à mesure les actes professionnels posés. À la fin le total du compte s'affiche automatiquement. Le fichier conserve toutes les données du dossier. Un avantage qui allège la tenue de feuilles de temps : en affichant la page l'avocat sait immédiatement où il en est dans le dossier. »

Un service amélioré

Le Tarif de l'Aide juridique est disponible sur le site de la Commission (lire en encadré) et sert de référence lors de la facturation en ligne. Le tarif est relié à l'attestation de mandat de l'avocat et à l'acte posé et tous les articles pertinents défilent par matière. Apparaissent également dans le déroulement du Tarif des casiers pour les déboursés et les dépassements d'honoraires (ou considération spéciale) ainsi qu'un casier ouvert pour les actes non expressément prévus, conformément à l'article 14 de l'Entente sur le Tarif d'Aide juridique.

« Cet article omnibus remédie à l'oubli d'un recours dans l'Entente et permet à l'avocat de recevoir une rémunération pour un service professionnel relatif à l'exercice d'un droit découlant d'une loi ou d'un règlement. Tous les aspects du Tarif sont couverts. L'avocat remplit sa facture à son rythme et elle reste ouverte à son usage jusqu'au moment où il la soumet à la Commission » précise M^e Raymonde Poirier, secrétaire de la Commission. « Chose certaine, renchérit M^e Poirier, qui chapeaute le service du paiement des comptes de la pratique privée, la facturation en ligne accélère le traitement des comptes à la Commission. Dès sa réception par courrier électronique la facture saute l'étape de la saisie et est acheminée directement à l'étape de la vérification du compte. Cela évite les risques d'erreur toujours possibles à l'étape de la saisie du compte envoyé par télécopieur ou par la poste. »

Bonne nouvelle! Les pièces justificatives sont maintenant intégrées à la facturation électronique grâce à un système de code barre imprimé sur le Bordereau de transmission de pièces justificatives.

« Une amélioration au service de facturation via Internet disponible depuis le mois de novembre 2002, annonce M^e Poirier. L'avocat joint le bordereau à ses pièces justificatives et envoie ses documents par télécopieur, par courriel ou par la poste. Le tout arrive à la Commission et grâce au code barre les pièces sont intégrées automatiquement à la facture de l'avo-
cat.»

Deux services rapides et sûrs

Vous rendez des services en vertu d'un mandat de l'Aide juridique ? Vous désirez vous prévaloir du service de facturation via Internet ? C'est simple! Visitez le site WEB de la Commission des services juridiques et rendez-vous à la page Facturation via Internet. Vous devez vous inscrire à partir du site dans la section Pratique privée et compléter une demande d'inscription. Vous obtiendrez ainsi un code utilisateur et un mot de passe.

Vous pouvez également utiliser le service de dépôt direct en envoyant une lettre à la Commission des services juridiques (à l'attention d'Alain Crevier) accompagnée d'un chèque portant la mention spécimen. Mentionnez dans la lettre que vous désirez que les sommes qui vous sont dues soient payées par dépôt direct dans votre compte bancaire. Le dépôt direct est un service indépendant de la facturation par Internet. Vous pouvez utiliser le paiement par dépôt direct que vous adhériez ou non à la facturation via Internet.

« Le service du dépôt direct est moins populaire auprès des avocats », observe la vice-présidente de la Commission, qui invite les avocats à y adhérer. «En évitant les délais de la mise à la poste des chèques, l'avocat a la certitude d'être payé et de disposer des argents dans son compte bancaire dès le vendredi matin puisque le dépôt se fait dans la nuit du jeudi au vendredi de chaque semaine, ajoute M^e Hélène Leduc. Le délai de paiement se rapproche des 23 jours de l'envoi du compte au lieu des 30 jours réglementaires. »

Pour des informations sur le dépôt direct ou la facturation en ligne prenez contact avec M^e Odette Legendre, Directrice de l'approbation des comptes, Commission de services juridiques au (514) 873-3562

 

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