Des surplus... en fidéicommis?

Communiqué

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Le Service de l'inspection professionnelle visite annuellement environ 800 cabinets d'avocats. Depuis quelques années, nous avons pu constater une rigueur accrue dans la gestion de la comptabilité en fidéicommis et nous nous en réjouissons.

Cela dit, cette gestion plus serrée a permis à des confrères de découvrir, à l'occasion, des surplus dans le compte en fidéicommis. Il s'agit généralement de sommes d'argent appartenant à des clients dont on a perdu la trace depuis longtemps ou encore de sommes reçues à une époque où la comptabilité était tenue avec moins de rigueur et dont on ignore l'origine, et partant, les propriétaires.

Où donc est rendu le client?

Nous vous suggérons d'effectuer une dernière recherche en vue d'en retracer les propriétaires et leur faire la remise à laquelle ils ont droit. Si vous avez épuisé sans succès les pistes que vous offrait l'information contenue à vos dossiers, vous pouvez poursuivre vos recherches à l'aide des sites Internet suivants :

- http://www.canada411.sympatico.ca
- http://www.infospace.com/canada/index.htm
- https://ssl1.igif.gouv.qc.ca/igifbin/isl08tr1/cidreq/action=GENERE_RECHERCHE_CIDREQ

(Le Registre CIDREQ)

- Ainsi que le plumitifs des différents tribunaux.

À qui donc appartient cet argent?

Lorsqu'il ne vous est pas possible de déterminer à qui appartiennent ces surplus, vous devez effectuer les recherches dans votre comptabilité jusqu'à ce que l'origine du ou des dépôts ait été identifiée ce qui vous permettra de faire les remises à qui de droit. Il s'agit là d'un travail qui peut prendre un temps considérable à compléter.

Si toutes ces démarches s'avèrent infructueuses, il y aurait lieu d'établir un chèque à l'ordre du syndic du Barreau du Québec en fidéicommis et le lui transmettre avec au moins les informations suivantes:

1. Les dernières coordonnées complètes du ou des clients;
2. La nature et le montant de la remise qui n'a pu être faite;
3. Une description complète des démarches que vous avez effectuées en vue de retracer le ou les clients, ou, le cas échéant, la provenance de ces fonds.

Lorsque votre comptabilité est équilibrée, vous pouvez, pour l'avenir, éviter de tels problèmes en procédant à la conciliation mensuelle de votre en fidéicommis. Il s'agit d'un exercice qui ne requiert que quelques minutes par mois et qui vous permet d'identifer, de mois en mois, toutes les erreurs qui ont pu se glisser dans votre comptabilité. Il est tellement plus facile de retracer un dépôt ou un retrait mal documenté lorsqu'on a la certitude que la transaction a été conclue au cours des quatre dernières semaines, c'est-à-dire depuis la dernière conciliation bancaire qui « balançait » parfaitement.

Des formules de conciliations mensuelles sont disponibles sans frais au Service de l'inspection professionnelle (514) 954-3476 ou (514) 954-3480 ou au 1 800 361-8495, postes 3476 ou 3480. Une version électronique élaborée sur Excel est également disponible sur le site Internet du Barreau du Québec à l'adresse suivante : /fr/avocats/praticien/comptabilite/

 

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