Pratique du droit et nouvelles technologies

Extranet ou courrier électronique?

Louise Vadnais, avocate

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Depuis les dix dernières années, le partage du savoir mais également celui de l'information connaissent une expansion phénoménale qui influe sur la pratique quotidienne du droit. L'un des changements les plus importants dans la façon de communiquer relève très certainement du courrier électronique.

Évidemment, tout peut encore être transmis sur support papier. La pertinence et l'utilité de mettre sur pied un site extranet dans un dossier se discutent d'abord avec le client, explique Me Giroux

Et voilà que depuis deux ou trois ans, les sites extranet se sont ajoutés aux outils de communication existants. Des sites où avocats et clients se donnent et s'échangent de l'information financière, factuelle, juridique, accessible directement avec un mot de passe 24 heures par jour, 7 jours par semaine.

Un nouveau courant

Le courant a démarré avec les institutions financières qui, depuis deux ou trois ans, donnent accès à leur base de données internes, à leurs partenaires d'affaires et notamment à leurs conseillers juridiques. M^e Richard O'Doherty qui pratique entre autres dans les domaines du financement de l'entreprise, fusions et acquisitions, au sein du cabinet McCarthy Tétrault, en a fait l'expérience récemment dans un dossier de restructuration impliquant des opérations au Canada et aux États-Unis. « Le conseiller financier de la cliente, une banque américaine, a créé un site extranet afin de rendre accessibles à tous ses partenaires ou investisseurs potentiels des données financières et factuelles ainsi que la feuille de route de leur cliente. Les avocats ont été invités à y insérer l'information juridique pertinente », explique M^e O'Doherty.

Les dossiers de litige sont également entraînés dans le courant extranet. Partir avec 50 000 pages de documents dans son portable et donner accès à toute cette information aux confrères et aux clients n'est plus un simple souhait virtuel, c'est devenu bien réel. Plaideur en droit immobilier, civil et commercial au sein du cabinet McCarthy Tétrault, M^e François M. Giroux utilise l'infrastructure extranet. Depuis les deux dernières années, cette façon de travailler s'intègre à sa pratique du droit. « On s'en sert de plus en plus dans des dossiers de litiges comportant une masse d'information critique et où les documents se comptent en milliers de pages. Cette infrastructure facilite le travail à distance dans la préparation d'un procès, notamment lorsque nous sommes plusieurs avocats de différentes régions ou de différents cabinets. Cela évite des déplacements inutiles. Par exemple, la lecture des témoignages et des commentaires ou annotations d'un confrère est instantanée et l'avocat qui les fait n'a pas à se soucier de les envoyer. »

Évidemment, tout peut encore être transmis sur support papier. La pertinence et l'utilité de mettre sur pied un site extranet dans un dossier se discutent d'abord avec le client, explique M^e Giroux. « Il faut évaluer la masse d'information à gérer dans le litige, qualifier le dossier, exercer notre jugement. »

Tous les dossiers et tout le dossier?

Certes, l'extranet est aujourd'hui de plus en plus répandu. Le REJB (Répertoire électronique de jurisprudence du Barreau) est une infrastructure de type extranet avec les caractéristiques suivantes: le produit des jugements est déterminé, on a un code d'usager, il y a une classification et, moyennant des frais, on peut y accéder. Alors pourquoi pas un accès à son dossier pour le client d'un cabinet, sur le même principe, les frais en moins? M^e Paul Michaud qui pratique à Québec au sein du cabinet Joli-Cœur, Lacasse, Geoffrion, Jetté, St-Pierre dans le domaine du droit commercial touchant notamment l'incorporation, la fusion, la réorganisation et la dissolution d'entreprises, s'est penché sur cette question. « Il y a dix ans c'était techniquement impossible d'empêcher un tiers non autorisé (un hacker) d'accéder au système; le danger d'une fenêtre ouverte était réel. Aujourd'hui les systèmes de protection sont plus performants et moi-même j'utilise l'extranet bancaire pour administrer les finances du bureau. »

En revanche, malgré la performance accrue des systèmes de sécurité, des contraintes existent toujours pour les praticiens, affirme M^e Michaud. « Le temps est une denrée rare et les avocats sont largement sollicités, en personne, par courriel, au bout de leur cellulaire, etc.. Si j'ouvre une fenêtre extranet au client, j'assure comme avocat que l'information est la bonne, qu'elle est constamment disponible et mise à jour. Toutes ces obligations ajoutent une dimension technique au travail de l'avocat et un engagement additionnel de sa part. »

Deux systèmes parallèles

M^e Michaud demeure d'avis que le courrier électronique donne satisfaction au client. « On garde le contrôle de ce que l'on envoie, à qui on l'envoie et quand on l'envoie. Le risque d'un courriel intercepté est minime. La confidentialité est assurée et nous invitons nos clients à nous confirmer leur accord quant à l'utilisation du courriel comme mode de communication. Un logiciel extranet n'offre pas la même fiabilité et on peut craindre le pire à supposer qu'à cause d'un virus un client ait accès à un autre dossier que le sien. Le bureau d'avocat est le dernier bastion du secret professionnel et à cet égard ce serait un désastre. »

Les trois avocats s'entendent pour dire que ce qui importe, c'est la satisfaction du client. À cet égard, extranet représente, dans certains dossiers, un outil qui ajoute une plus value en fonction de la méthodologie du client. « Extranet et le courrier électronique sont aujourd'hui deux systèmes parallèles, qui, en fonction des besoins du client, peuvent être tout aussi efficaces l'un que l'autre », conclut M^e Michaud.

 

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