Poubelle ou déchiqueteuse?

Sylvie Champagne, avocate du Service de recherche et de législation

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Que faire de tous ces vieux dossiers qui réduisent l'aire de travail, à un rythme parfois désespérant? Bien que solution tentante pour récupérer de l'espace, la poubelle et la déchiqueteuse ne sont peut-être pas la bonne avenue…

Le simple geste de jeter un document à la poubelle n'est pas anodin pour les avocats et leurs employés travaillant en cabinet privé. Pourtant, la quantité innombrable de documents qui transitent quotidiennement au sein d'un cabinet d'avocats peut faire oublier à certains leurs obligations de confidentialité et de protection des renseignements personnels eu égard au contenu de ces documents.

Par ailleurs, les dossiers de l'avocat ne sont pas tous identiques. Certains perdurent et sont fort volumineux alors que d'autres tiennent dans une seule chemise puisqu'ils sont de courte durée, comme les dossiers réglés sur l'envoi d'une mise en demeure.

Au fil des ans, l'avocat peut être confronté à un réel problème d'espace, qui fait naître la question suivante : que faire des dossiers inactifs? Les conserver ou les détruire?

Avant de poser quelque geste que ce soit, l'avocat doit s'assurer qu'il respecte l'ensemble de ses obligations en matière de protection des renseignements personnels et quant à ses obligations professionnelles.

Tenue de dossier et domicile

L'article 7 du Règlement sur les normes de tenue des dossiers et de domicile professionnel¹ impose à l'avocat un devoir de confidentialité relativement aux informations sur son client et sur des tiers contenues dans son dossier.

Il est bon de noter que l'obligation de confidentialité ne disparaît pas avec la destruction des dossiers. Cette obligation demeure.

De plus, rappelons que l'avocat a l'obligation de conserver ses dossiers inactifs au moins cinq ans après la date de leur fermeture.²

Le nécessaire consentement

Le 1er janvier 1994, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé³ est entrée en vigueur. Selon l'article 1, la Loi reçoit application " à l'égard des renseignements personnels sur autrui qu'une personne recueille, détient, utilise ou communique à des tiers à l'occasion de l'exploitation d'une entreprise au sens de l'article 1525 du Code civil du Québec ".

Ainsi, l'avocat qui exerce sa profession en cabinet, seul ou avec d'autres, exploite une entreprise et est donc assujetti aux règles particulières de la Loi.⁴

En vertu des articles 13 et 14 de la Loi, l'avocat ne peut communiquer à un tiers des renseignements personnels qu'il détient sur autrui sans avoir obtenu le consentement de ce dernier, sous réserve des exceptions prévues à la Loi.

En conséquence, l'avocat ne doit pas mettre aux déchets un document devenu inutile pour un dossier ou des dossiers inactifs sans avoir pris préalablement les précautions additionnelles afin de s'assurer de la protection des renseignements personnels contenus dans ce document ou dans ses dossiers.

Pour assurer cette protection au moment de se débarrasser d'un document ou de détruire un dossier, la Commission d'accès à l'information (CAI) a élaboré un guide de recommandations⁵.

Recommandations du Barreau

Afin d'informer les avocats de leurs obligations en matière de protection des renseignements personnels et d'assurer le respect de la vie privée des citoyens, le Barreau du Québec verra à publier des recommandations à ce sujet.

Il est donc primordial pour chaque avocat de se familiariser avec les obligations contenues dans la Loi. L'avocat doit s'assurer que la destruction de documents ou de dossiers inactifs soit faite dans des conditions qui respectent scrupuleusement ses obligations à l'égard de leur confidentialité.

La CAI recommande aux entreprises :

• d'adopter une politique sur la destruction de documents contenant des renseignements personnels;
• de désigner au sein de l'entreprise une personne qui sera responsable de mettre en place une politique sur la destruction de documents contenant des renseignements personnels et d'en surveiller l'application;
• d'effectuer le déchiquetage de tous les documents confidentiels;
• si le déchiquetage journalier est impossible, de faire l'entreposage dans un endroit fermé à clé avant de confier les documents à une entreprise spécialisée en matière de récupération de papier;
• de signer un contrat en bonne et due forme avec l'entreprise spécialisée en récupération de papier, qui devra notamment respecter la confidentialité des renseignements personnels.

¹  R.R.Q., c. C-26, r. 19.2.2, ci-après " le Règlement ".

²  Article 8 du Règlement.

³  L.R.Q. P-39.1 ci-après " la Loi ".

⁴  Hudon c. Desrosiers, C.A.I., no 94 16 77 - 7 juin 1996; Côté c. Sylvestre et Charbonneau, CAI, no 96 06 54 - 3 décembre 1996; Reeves c. Fasken Martineau DuMoulin, C.A.I. no 00 17 50 - 17 juillet 2001.

⁵  Voir le site Web de la CAI : http://www.cai.gouv.qc.ca/06_documentation. Ce guide s'intitule Guide pour la destruction des documents renfermant des renseignements personnels.

 

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