Entente tripartite

Facilitation des demandes d'actes civils

Marie-Annick Lalande

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Dans l'optique de simplifier la vie à ses membres dans leur travail quotidien, le Barreau du Québec, conjointement avec la Chambre des notaires, a conclu, le 6 février dernier, une entente avec le Directeur de l'état civil du Québec. Cette entente a pour objectif d'établir un processus simple permettant aux professionnels d'obtenir, au nom de leur client, les documents de l'état civil délivrés par cette entité gouvernementale.

Le bâtonnier du Québec, Me Pierre Gagnon, le Directeur de l'état civil du Québec, M. Jacques Saint-Laurent, et le président de la Chambre des notaires, Me Denis Marsolais

Suivant l'article 148 du Code civil du Québec, le Directeur de l'état civil ne délivre des documents de l'état civil qu'aux personnes qui y sont mentionnées ou, lorsque ce n'est pas le cas, à celles qui justifient de leur intérêt.

Dans l'application des mesures exigées par le Code civil du Québec, la répétition des mêmes démarches, pour chaque demande, était laborieuse et parfois difficile pour les avocates, avocats et notaires chargés d'obtenir une copie d'un acte de l'état civil. Le Barreau du Québec et la Chambre des notaires, à la suite des plaintes répétées de leurs membres, ont signé respectivement une entente avec le Directeur de l'état civil visant à établir un processus simple pour l'obtention des actes nécessaires à l'accomplissement de leurs mandats. Les ententes déterminent essentiellement le formulaire à utiliser et les renseignements exigés par le Directeur de l'état civil lors de la présentation d'une demande. Il est à noter par ailleurs que le Directeur de l'état civil se réserve le droit d'exiger d'une personne qui demande de tels actes, qu'elle lui fournisse les documents ou renseignements nécessaires pour vérifier son identité ou son intérêt.

Marche à suivre

Les membres du Barreau du Québec ou de la Chambre des notaires qui présentent au Directeur de l'état civil une demande pour une copie d'un acte de l'état civil ou pour un certificat, doivent remplir le formulaire de demande de certificat et de copie d'acte (DEC-150). Ils doivent obligatoirement compléter les cases 1 à 48, sauf la case 43, qui ne doit être remplie que lorsque le traitement accéléré est demandé, et la case 3. Le juriste doit également indiquer son numéro de membre à la suite de son Nom de famille (case 1). De plus, le numéro de son dossier doit être inscrit à la case 44. Ces formulaires sont notamment disponibles aux bureaux du Directeur de l'état civil à Montréal et à Québec ainsi qu'en version électronique au « http://www.etatcivil.gouv.qc.ca ».

Dans la mesure où le formulaire aura été rempli selon les règles convenues, le juriste n'aura pas à produire les pièces d'identité exigées dans les circonstances, ni à faire la preuve de son mandat. Il suffira qu'il soit en mesure de démontrer, s'il lui est demandé de le faire, que son client a l'intérêt requis par l'article 148 du Code civil du Québec pour obtenir le document demandé.

Le Directeur de l'état civil expédiera par la suite les documents demandés à l'adresse de la place d'affaires du membre.

Lorsque vous communiquerez par téléphone ou par courriel avec les agents du Directeur de l'état civil, vous pourrez vous identifier simplement et rapidement en utilisant en utilisant votre numéro de membre.

L'entente est en vigueur depuis le 6 février.

 

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