Inspection professionnelle

Briser le mythe

Guylaine Boucher

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La majorité des avocats la confondent, à tort, avec le Bureau du syndic. Beaucoup la craignent; d'autres, au contraire, se disent agréablement surpris après avoir reçu la visite d'inspection.

Chose certaine, de l'avis de MeJohanne Brodeur, présidente du Comité de l'inspection professionnelle, et de M^e William Dufort, directeur du Service, l'inspection professionnelle gagne à être connue.

Visite personnelle

Chaque année, le Service d'inspection professionnelle du Barreau du Québec effectue des visites auprès d'environ 800 avocats membres. Des professionnels choisis au hasard et qui pratiquent dans divers milieux : petits et grands cabinets, contentieux d'entreprise, etc. « Nous tentons, explique William Dufort, de visiter chaque avocat membre tous les quatre ou cinq ans, qu'il ait connu des problèmes par le passé ou non. »

L'intervention du Service s'organise en deux étapes principales. L'avocat visité est tout d'abord contacté par écrit et invité à remplir un questionnaire explorant différents aspects de sa pratique.

Me Johanne Brodeur, présidente du Comité de l'inspection professionnelle

Une fois renvoyé, le questionnaire est analysé, et une lettre de recommandation est adressée à l'avocat afin de l'inviter à améliorer certaines de ses façons de faire.

Rafraîchir la mémoire

Selon le directeur du Service, « les recommandations formulées peuvent être de deux natures. Elles peuvent porter sur un sujet lié à la réglementation ou encore sur les relations avec les clients. Elles permettent le plus souvent de rafraîchir la mémoire des praticiens, ou encore de les informer. En matière de réglementation, on peut, par exemple, rappeler certaines règles en lien avec les comptes en fidéicommis, et convier l'avocat à s'y conformer ».

Carence informative

En cas de méconnaissance des règles, jusqu'à deux ou trois contacts de suivi peuvent être effectués avec l'avocat pour s'assurer que celui-ci a bien compris les façons de procéder et qu'il a les outils nécessaires pour remédier à la situation.

« Chaque fois, précise Johanne Brodeur, l'objectif est le même. Nous voulons fournir aux avocats l'information et les outils dont ils ont besoin pour exercer correctement leur profession. Nous ne voulons pas les accuser de mal faire leur travail, mais plutôt les aider. »

Pas de surprises

Ce n'est qu'une fois le questionnaire rempli et analysé qu'a lieu la visite d'inspection à proprement parler. L'avocat en est averti par écrit six semaines à l'avance. « On l'informe du nom de l'inspecteur qui le visitera, et de la date et l'heure auxquelles aura lieu la visite », précise M^e Dufort.

Le tour du proprio

La visite dure trois heures. Au moyen d'échanges avec l'avocat, l'inspecteur vérifie plusieurs aspects de la pratique. Il visite les bureaux, examine les dossiers, pose des questions sur la manière dont le travail est organisé et effectué, entre autres aspects.

Beaucoup d'information sur les nouveaux outils informatiques ou juridiques existants est également communiquée à l'avocat.

Visées préventives

Au terme de la visite est produit un rapport qui définit certaines pistes d'amélioration souhaitables. C'est ce rapport qui inquiète le plus, et qui fait de la visite des inspecteurs l'activité la plus honnie des avocats. C'est que, comme l'explique le directeur du Service, « la majorité des avocats voient la visite d'inspection professionnelle comme une intrusion dans leur vie professionnelle. Ils ont l'impression que la personne dépêchée chez eux cherche la bête noire. Pourtant, nous ne cultivons pas du tout un climat d'inquisition. Notre intervention sert seulement à rectifier le tir.  »

De fait, explique M^e Brodeur, les possibilités d'intervention du Service d'inspection professionnelle sont relativement limitées. « Si un manquement grave est noté, si, par exemple, un avocat a négligé de mettre à jour ses connaissances au point qu'il peut aujourd'hui difficilement servir ses clients, nous pouvons lui imposer de l'aide ou, dans le pire des cas, suspendre son droit de pratique pour un maximum d'un an, mais ça ne mène pas à la radiation. La décision est prise par le Comité, à la lumière des faits rapportés par l'inspecteur. De toute façon, il s'agit de cas d'exception. »

Cas d'exception

L'enquête spéciale – c'est de cette façon qu'est appelé le deuxième niveau d'inspection – est en effet plutôt rare, aux dires de M^e Dufort. L'an dernier, seulement 15 dossiers sur 800 ont nécessité ce type d'action. Chaque fois, précise le directeur, le Comité et le Service savent faire preuve de souplesse. « Quand une personne montre qu'elle est consciente du problème, qu'elle veut s'améliorer et qu'elle est prête à collaborer, il n'y a pas de plainte disciplinaire. Nous allons à cet extrême seulement lorsque nous faisons face à un refus catégorique de collaborer de la part de l'avocat. »

Un partenaire

L'ouverture d'esprit est, pour Johanne Brodeur, ce qui caractérise le mieux le Service d'inspection professionnelle. « Dans ses interventions téléphoniques ou écrites, par les visites de ses inspecteurs, par les outils disponibles sur Internet, l'inspection professionnelle travaille essentiellement à soutenir l'avocat. Tout est fait sur une notre positive. On peut appeler le Service et poser des questions, même délicates, sans être jugé et craindre la radiation. C'est énorme, comme avantage. »

Une trousse à outils

Il est effectivement possible d'obtenir de l'aide concernant certains aspects de la pratique : comptabilité, facturation, gestion, entre autres, en contactant le Service d'inspection professionnelle. Les renseignements peuvent être transmis par téléphone, par télécopieur ou encore de vive voix.

Quelques outils simples sont aussi accessibles gratuitement sur Internet. Des outils allant d'un journal caisse-recettes et caisse-débours en fidéicommis à une liste complète d'ouvrages jugés essentiels, pour les praticiens de chaque catégorie de droit : familial, criminel, etc.

Démarrage

Mieux encore, depuis quelques années, l'équipe de l'inspection professionnelle offre aussi un service de démarrage de cabinet. Sorte de forfait, le service de démarrage permet d'explorer tous les aspects du fonctionnement d'un bureau d'avocats, du choix des locaux à leur aménagement, en passant par la gestion, la facturation et le développement de la clientèle.

Une liste des sujets pouvant être abordés est transmise aux personnes qui en font la demande de manière à cibler les besoins et l'information à transmettre. « Notre philosophie est simple, note William Dufort. Outiller et informer les avocats est un placement pour le Barreau du Québec, parce que cela permet d'éviter que des erreurs soient commises. C'est ce qui nourrit toutes nos actions. »

 

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