La salle était remplie à craquer. Les avocats étaient nombreux à être venus entendre les résultats des développements attendus depuis si longtemps en matière de technologie. Mais voilà, si le ministère de la Justice a bel et bien franchi un pas important en matière de solution électronique, les innovations apportées ne seront pas accessibles à tous les avocats, ni à court, ni à moyen terme. Seul le ministère de la Justice pourra en bénéficier. La déception était palpable parmi la soixantaine de personnes présentes.
L'Entrepôt des jugements a d'abord été conçu pour répondre aux besoins des secrétaires de juges et du personnel du ministère de la Justice |
« Si je comprends bien, à moins d'acheter les jugements de SOQUIJ, personne, à part les gens du ministère, n'aura accès à cet entrepôt », interroge une avocate venue entendre la bonne nouvelle. « Effectivement, de répondre la chargée de projet au ministère, Ginette Pouliot. La communauté juridique n'aura pas directement accès au produit. Il a d'abord et avant tout été conçu pour répondre aux besoins des secrétaires de juges et du personnel du ministère de la Justice. » La confirmation a fait l'effet d'une bombe dans une salle devenue soudainement silencieuse.
Élaboré sur une plate-forme Windows 95, le système est en fait un Intranet, c'est-à-dire un réseau Internet privé accessible, selon Ginette Pouliot, « au premier chef par les juges, les secrétaires de juges, les greffiers et les recherchistes du ministère de la Justice, ainsi que les substituts du Procureur général, puis par SOQUIJ, mais dans un second temps. »
Concrètement, l'Entrepôt des jugements est un système de gestion électronique des documents. Il vise à constituer une base de données regroupant les jugements de l'ensemble des tribunaux judiciaires du Québec, ce qui, bon an mal an, représente environ 50 000 à 70 000 décisions émanant des magistrats. Installé au ministère de la Justice, le serveur central, où sont stockées toutes les informations, est disponible pour consultation via Internet Explorer. Il permet d'imprimer un jugement, de le copier en tout ou en partie ou de simplement le transmettre. Une fois entreposés, les jugements peuvent aussi être retrouvés par mots clés via un moteur de recherche intégré dans le système. C'est que, explique le directeur associé en technologie et maître d'œuvre du projet pour DMR, François Lemay, « chaque fois qu'un document est déposé, chacun de ses mots sont scannés et indexés de façon à pouvoir être utilisés pour la recherche. »
Les fonctions de base du système sont relativement simples. Tout d'abord mis à la disposition des secrétaires de juge, le système permet la rédaction des jugements dans un format standardisé, puis leur entreposage dans une sorte de bibliothèque virtuelle accessible à un nombre limité de personnes.
En fait, explique François Lemay, « tous les écrans ont été conçus avec la collaboration des utilisateurs et prévoient déjà des espaces pour entrer les données factuelles associées au jugement, telles que le numéro de dossier, le district d'origine et le type de jugement. » Le texte du jugement proprement dit est lui aussi entré à partir du système, avant d'être automatiquement transféré dans un document Word, au même titre que toutes les autres informations pertinentes. Une fois la rédaction complétée, la secrétaire officialise ou « scelle » le jugement. Il sera ensuite envoyé aux greffes par voie électronique, puis redirigé vers SOQUIJ où il devient accessible gratuitement à l'ensemble des secrétaires, aux juges, aux greffiers, aux recherchistes du ministère de la Justice, à la Couronne provinciale puis, au reste de la communauté juridique, sur demande et moyennant certains déboursés. Il fait alors partie intégrante de l'Entrepôt et de la bibliothèque virtuelle qu'il sous-tend.
Ceci dit, la signature électronique n'ayant pas encore été développée, la copie officielle du jugement reste celle déposée dans les dossiers format papier et signée de la main du magistrat impliqué. Seuls les jugements motivés et sans interdit de publication pourront transiter par l'Entrepôt. Ils ne peuvent être accessibles à une autre personne que la secrétaire qui le rédige à moins que celle-ci lève les barrières électroniques le protégeant. Elle peut le faire de façon restreinte en cours de rédaction pour une demande d'opinion, puis plus largement quand vient le temps de l'expédier aux greffes. Une fois le document transmis à SOQUIJ, le niveau de protection n'est évidemment plus le même; le nombre de personnes pouvant y avoir accès étant beaucoup plus élevé. Par ailleurs, élément à préciser, les jugements ne seront pas non plus disponibles via le Plumitif pour l'instant, le système informatique de base de ce dernier ne le permettant pas.
Au total, quatre tribunaux seront concernés par l'Entrepôt, soit la Cour d'appel, la Cour du Québec, la Cour supérieure et le Tribunal du travail. Aucun des tribunaux administratifs n'est, pour le moment, inclus dans le processus. Le déploiement de la solution débutera à la fin du mois d'octobre par une expérimentation à Québec et à Montréal, puis sera officiellement mise en place auprès des 26 secrétaires de la Cour d'appel au commencement de novembre. Au début 2000, une fois la période de stabilisation franchie, le système sera progressivement rendu disponible auprès des secrétaires des autres tribunaux concernés. Par ailleurs, aux dires de François Lemay, « il n'est pas exclus que d'autres fonctionnalités puissent être développées ultérieurement. » Le transfert d'une copie électronique du jugement aux parties concernées par le greffier figure notamment au nombre de ces possibilités.
Ce n'est pas la première innovation technologique du genre à avoir été mise de l'avant par le ministère de la Justice du Québec. Déjà, en 1990, un projet pilote impliquant la Cour d'appel avait été mené par la Direction générale des services de justice du ministère afin de développer un système équivalent. Face à l'impossibilité pour la technologie développée de franchir le cap de l'an 2000, le ministère s'est toutefois vu forcer de faire table rase du produit et des fonctionnalités alors développés.
