Cette initiative de la Commission des services juridiques a été extrêmement bien reçue des membres du Comité de la pratique privée, de dire Me Robert Primeau, secrétaire du Comité. |
Disponible sur le site Internet de la Commission (www.csj.qc.ca), le service est d'abord offert aux avocats de la région de Montréal. Les avocats des autres régions du Québec seront invités à y adhérer lors de la deuxième phase du déploiement. « Il est difficile de prédire le nombre d'avocats qui feront une demande d'inscription au cours des prochains mois, mais disons que nous serons satisfaits si nous atteignons les 2 000 inscriptions d'ici la fin de l'année », estime Somana Pong, directrice du Service informatique de la CSJ.
« Nous sommes très fiers de notre produit. Le site est vraiment convivial, a conclu Me Hélène Leduc, vice-pré-sidente de la CSJ, lors d'une présentation tenue le 8 juin dernier, dans le cadre d'une réunion du Comité élargi de la pratique privée. « Les avocats vont s'y sentir à l'aise parce qu'il est facile de s'y retrouver mais aussi parce que les champs où ils doivent entrer des renseignements mandat, honoraires, déboursés, kilométrages, commentaires sont identiques à ceux qui figurent sur le formulaire papier qu'ils connaissent bien. Bref, ce n'est pas tant le processus que le format qui change. »
Pour leur part, les représentants de section et d'association qui ont assisté à la présentation se sont dit impressionnés par l'efficacité du site. « Alors que l'Internet fait partie de la réalité quotidienne de la grande majorité de nos membres, cette initiative est extrêmement bien reçue. Elle inaugure à coup sûr une nouvelle ère de collaboration des avocats à l'Aide juridique », de commenter Me Robert Primeau, secrétaire du Comité de la pratique privée.
Il ne fait pas de doute que l'informatisation et l'utilisation du réseau Internet accéléreront le processus de facturation des mandats tout en limitant considérablement les risques d'erreur. Elles permettent aussi d'offrir un certain nombre d'options qui faciliteront la tâche des avocats.
Ainsi, une fois que l'usager a complété une nouvelle facture, il a le choix de la soumettre, de la sauvegarder sur le site ou de l'imprimer. Une fois qu'il a soumis une facture, il peut en imprimer une copie ou la sauvegarder sur le disque dur de son ordinateur. À cette étape, le logiciel affiche un bordereau de transmission que l'usager complète et joint aux pièces justificatives qu'il enverra par la poste, par télécopieur ou encore par courriel.
Le logiciel permet aussi de compléter une facture qu'on a sauvegardée sur le site ou encore d'ajouter des éléments à une facture soumise. Les données d'une facture sauvegardée et non soumise sont conservées pendant 15 jours et ce délai est renouvelé à chaque fois que l'usager ajoute ou modifie des données.
Le site de facturation présente aussi un relevé des factures soumises au cours des six derniers mois qui indique leur statut (soumise, en traitement, payée, avis). Enfin, bien que le site se distingue par sa grande simplicité, une fonction d'aide en ligne donne accès à des explications sur chacune de ses rubriques.
La CSJ a accordé une grande importance à la sécurité des données qui circulent entre les usagers et son site de facturation. « Nous avons multiplié les niveaux de cryptage pour assurer l'inviolabilité des mots de passe, explique Jean-François Bourret, analyste de systèmes chez Synapco et chargé de projet pour le compte de la CSJ. Chaque usager dispose d'ailleurs de deux mots de passe, le second d'entre eux ne donnant pas accès au relevé des factures. »
D'autres mesures ont été prises pour éviter le piratage d'un compte. Ainsi, il n'est pas possible de modifier unilatéralement les données du profil d'un usager. Avisé des changements grâce au logiciel, le personnel du Service informatique de la CSJ doit communiquer avec lui pour valider les modifications soumises.
Par ailleurs, en collaboration avec le Comité de la pratique privée, la CSJ n'a pas ménagé les efforts pour que son nouveau service réponde adéquatement au besoin des avocats qui remplissent des mandats d'aide juridique. En cours de développement, un projet-pilote a été présenté à un groupe de discussion composé de Me Patrice Hurtubise, Me Richard Walker et Me Flavia Karine Longo.
« Lors de la première de trois rencontres, se rappelle Me Hurtubise, on nous a présenté un projet assez avancé qui correspondait assez bien à nos attentes, à l'exception du mode d'expédition des pièces justificatives. Nous avons suggéré qu'on puisse non seulement envoyer ces documents par la poste mais aussi par télécopieur ou par courriel, ce qui fut accepté. »
Les gens de la CSJ ont ensuite proposé aux trois avocats de tester le logiciel dans le cadre de leur pratique quotidienne. Selon Me Walker, qui a eu l'occasion d'utiliser le site à plusieurs reprises, l'exercice a permis d'identifier des bogues mineurs qui ont été corrigés rapidement par l'équipe de Madame Pong.
Finalement, il n'y a pas que les pièces justificatives qui circuleront de plus en plus par voie électronique au cours des prochains mois. En effet, les avocats qui utiliseront le service de facturation en ligne de la CSJ pourront aussi profiter, s'ils le désirent, d'un service de dépôt direct. Cette mesure devrait réduire de quelques jours encore le délai de paiement des factures qui, rappelons-le, passera officiellement de 45 à 30 jours à compter du 1er janvier 2002.
