En 1996, le rapport sur l'avenir de la profession invitait les avocats à s'approprier les outils informatiques. Maintenant, tous ou presque tous les cabinets d'avocats sont informatisés, mais tous n'utilisent pas le plein potentiel de ces outils. Compte tenu des applications disponibles sur le marché, quelle est la meilleure configuration d'applications et de technologies pour un bureau d'avocats?, s'est demandée Me Mireille Des Rochers, avocate, dans son mémoire de maîtrise en gestion des systèmes d'information aux Hautes études commerciales (HEC). Elle a publié cette année un résumé de ses conclusions dans les cahiers du GreSI avec son directeur de mémoire Michel Chokron, professeur aux HEC.
Un avocat, un portable.. |
Michel Chokron a confié au Journal du Barreau avoir été surpris, au cours de son travail, par le nombre d'applications qui existent dans le monde pour la gestion des cabinets d'avocats et pour le travail professionnel de l'avocat. Or, il estime que la plupart des avocats québécois, lesquels pratiquent surtout dans de petits cabinets, sous-utilisent ces applications.
« L'utilisation des technologies réseaux doit être au cœur de la stratégie d'affaires d'un bureau branché. La performance en matière de traitement et de transfert d'information exige l'utilisation massive de l'Internet et la connexion numérique du bureau avec ses nombreux partenaires », écrivent Me Mireille Des Rochers et Michel Chokron.
Dans la firme branchée, chaque avocat a son portable. Cet équipement joue un double rôle. Premièrement, il permet à l'avocat de communiquer avec le serveur de son bureau pour utiliser les applications de gestion dont il a besoin dans sa pratique. Deuxièmement, il lui sert de porte d'entrée pour se connecter sur les sites Internet des ordres professionnels. Il lui sert aussi à se rendre sur les sites où il peut trouver des références, tels ceux des bibliothèques juridiques et des bases de données des organismes publics.
« Des sites Web sécurisés ou des applications spécialisées telles que Sustain devraient être mis en place afin d'assurer la communication avec les palais de justice, les banques et autres partenaires. Des méthodes de cryptage permettent d'assurer cette sécurité et de produire des preuves d'envoi et de réception. Ce dernier élément est d'une importance capitale pour prouver devant le tribunal la réception d'une lettre ou la signification d'une procédure », mentionnent les auteurs.
L'avocat a besoin d'être appuyé par des applications dans trois domaines de sa pratique:
Au cours de ses recherches, des avocats ont mentionné à Me Des Rochers qu'ils n'indexaient pas les recherches et ne géraient pas leur formation. Mais ils ajoutaient du même coup qu'ils gagneraient à le faire. « Les bureaux moyens deviennent très spécialisés. Il est important pour eux de s'assurer que les stagiaires et avocats suivent un certain nombre de formations par an et que ces formations sont pertinentes à leur spécialité. Cela peut avoir une incidence sur la distribution des dossiers », a mentionné Me Des Rochers en entrevue. Des applications peuvent être d'un soutien précieux pour faire cette indexation.
Il en va de même pour l'indexation des recherches et des documents de la bibliothèque. Il est important que la personne qui effectue les achats pour la bibliothèque ait accès à un inventaire des documents existants pour éviter d'acheter deux fois les mêmes livres.
Si vous décidez d'introduire de nouvelles applications dans votre cabinet, commencez par faire une liste de vos activités professionnelles et de vos activités de gestion. Vous pourrez utiliser cette liste d'activités pour vérifier avec le vendeur de logiciels les tâches qu'un logiciel peut ou ne peut pas effectuer. Vous éviterez ainsi les dédoublements ou chevauchements de fonctions. Une telle liste peut aussi servir à construire des applications avec le logiciel Microsoft Access.
Me Des Roches a construit dans son mémoire une liste d'activités qu'elle a réparties en neuf groupes: la gestion des achats, la gestion de la formation, les activités légales et la gestion des dossiers, les ressources humaines, les dépenses d'avocat, la gestion des réunions et des salles, la gestion du client, la recherche et la gestion de l'entretien.
Michel Chokron conseille aux gestionnaires de cabinets d'avocats de regarder ce que d'autres ont réussi à faire en matière de technologies de l'information. « Je suggère de faire une veille pour voir ce qui se passe ailleurs, de ne pas plonger tête première, mais d'être curieux et de ne pas hésiter à tester ce qui semble intéressant ».
Les gestionnaires devraient considérer que, sans une formation adéquate, l'accès à de nouvelles applications peut rendre certains avocats contre-productifs. Une solution consisterait à demander aux jeunes avocats d'une étude d'appuyer les plus âgés.
Activités légales et gestion de dossiers: « Des applications telles que Law Office 98, disponibles sur le serveur du bureau, peuvent créer des documents et les renvoyer à l'avocat. L'avocat pourra aussi se servir de modèles disponibles sur des sites Internet, tels Juridex », écrivent Me Des Rochers et M. Chokron. Certains grands bureaux utilisent un système de gestion de l'image pour numériser tous les documents d'un dossier et les mettre sur disque dur. « On s'en va dans cette direction », dit Me Des Rochers.
Un logiciel comme LegaLinks d'Éducom sert à préparer une cause pour le procès. Sur le site Web Stenograph corp., on peut louer les services de sténographes en ligne.
Le logiciel l'Assistant peut gérer les dossiers, les prescriptions et l'agenda. Tandis qu'Amicus Attorney gère les entrées de temps, les contacts, l'agenda, les notes de cours et les dossiers.
Gestion du client: « Le logiciel Maître gère les activités effectuées pour le client et leur facturation », soulignent les auteurs.
Gestion des ressources humaines : Juriconcept sert à gérer le temps de travail de chacun des avocats par activité et par dossier.
Gestion de la formation: La tenue à jour du registre de formation des avocats et les approbations des formations que les avocats veulent suivre peuvent être gérées avec Maître.
Gestion des salles et des réunions: « On peut créer avec Microsoft Access la grille des salles de réunion et la rendre accessible par Internet », explique Me Des Roches.
Achat et comptabilité: Les fonctions de comptabilité générale peuvent être couvertes par des logiciels comme Maître ou Esilaw.
Gestion de la recherche: Microsoft Access peut servir à maintenir à jour l'inventaire des documents de la bibliothèque. Docs Open, quant à lui, permet de transformer en format numérique les recherches antérieures des avocats pour les indexer.
