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Carrières

Adjoint du directeur du Service de la qualité de la profession

Le Barreau cherche à combler un poste permanent administratif syndiqué d’adjoint du directeur du Service de la qualité de la profession.

DESCRIPTION SOMMAIRE

Relevant des superviseurs et du directeur du Service de la qualité de la profession, l’adjoint effectue les tâches de secrétariat et assure le suivi des différents dossiers du directeur et des superviseurs en place au sein de ce service. Il reçoit les appels concernant ses activités, transmet l'information, effectue le suivi de différents dossiers et assume la responsabilité de certains dossiers spécifiques.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

  • Assure le secrétariat du directeur et des superviseurs du service, notamment :

    Assure la production de documents tels que des lettres, avis de convocation, rapports, ordre du jour et procès-verbaux;

    Transmet les avis de convocation et les documents requis selon les politiques établies, coordonne les réunions et assure les suivis demandés par le directeur;

    Tient l’agenda et fixe les rendez-vous ainsi que les dates de réunions, y compris les rencontres de service;

    Effectue les réservations de salles, de moyens de transport et d’hébergement;

    Effectue les recherches nécessaires aux suivis des demandes internes;
  • Reçoit la correspondance ainsi que les appels téléphoniques et transmet l'information sur la nature des services offerts par le Service de la qualité de la profession ainsi que, dans certains cas, sur les autres services du Barreau.  Le cas échéant, transmet la documentation pertinente selon les politiques établies et achemine l’appel au supérieur immédiat ou à la personne concernée;
  • Assure la préparation et la transmission de certains envois massifs aux inspecteurs, experts ou autres intervenants externes au besoin;
  • De façon occasionnelle, effectue diverses vérifications du statut des membres;
  • Effectue le suivi des dépenses du service ainsi que la réception, la vérification et l’imputation des factures du service, y compris le suivi auprès du Service des finances;
  • Assiste, au niveau administratif, le directeur dans la préparation du budget du service;
  • Procède à l’ouverture, au classement, au suivi et à la fermeture des dossiers sous sa responsabilité;
  • Assure l’organisation matérielle du personnel du service, y compris la commande des fournitures de bureau;
  • Assure la formation des nouveaux employés;
  • Comité aviseur (COAMF) et accréditeurs (médiation familiale, médiation civile, commerciale et travail, petites créances, arbitrage et autres) :

    Reçoit les demandes d’accréditation et s’assure de leur conformité;

    Ouvre les dossiers, s’assure que les dossiers sont complets, accuse réception des documents;

    Prépare les dossiers pour le comité aviseur (COAMF) et les comités accréditeurs;

    Assure la logistique des comités, agit comme secrétaire et produit les procès-verbaux;

    Produit les lettres, accréditations et documents, suite à la séance du comité;

    Assure la mise à jour au Tableau de l’Ordre du Barreau, au Ministère de la justice et au site Web du Barreau;

    Reçoit les demandes d’accréditation des superviseurs et assure la mise à jour;
  • Assiste le directeur dans la préparation de divers rapports notamment à l’attention de la direction générale ainsi que de l’Office des professions;
  • Participe à la logistique et à l’organisation de diverses activités de formation;
  • Assure le suivi du recrutement des inspecteurs (préparation des documents d’assermentation, certificat à faire signer, etc.);
  • Effectue toute autre tâche demandée par ses supérieurs.

QUALIFICATIONS REQUISES

Formation

  • Diplôme d’études collégiales ou l'équivalent

Expérience

  • Quatre années d’expérience pertinente

Habiletés et compétences

  • Organisation et gestion des priorités
  • Habiletés au travail d’équipe
  • Excellent service à la clientèle
  • Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite
  • Maîtrise de la langue anglaise parlée et écrite
  • Maîtrise intermédiaire de la suite Microsoft Office

Horaire de travail

33 h 45 / semaine

Rémunération

Salaire selon la structure salariale en vigueur : classe 3 (minimum 39 760 $ - maximum 56 800 $)

Lieu de travail

Vieux-Montréal

Date d'entrée en poste

Le plus tôt possible

 

Veuillez soumettre votre candidature pour le concours AS-23 au plus tard le 28 avril 2019.

Postuler pour cet emploi

Le genre masculin est utilisé par souci d'allègement du texte. On doit l'interpréter dans son sens générique, à moins d'indication contraire.