Adjoint à la direction du Secrétariat de l’Ordre et Affaires juridiques
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Carrières

Adjoint à la direction du Secrétariat de l’Ordre et Affaires juridiques (SOAJ)

Le Barreau du Québec cherche à pourvoir un poste permanent syndiqué à temps plein d’adjoint à la direction du Secrétariat de l’Ordre et Affaires juridiques au SOAJ.

Description sommaire

Relevant du directeur du SOAJ et du secrétaire adjoint de l’Ordre, l’adjoint effectue les tâches de secrétariat et assure le suivi des différents dossiers du directeur du SOAJ et du secrétaire adjoint de l’Ordre. Il reçoit les appels concernant ses activités, transmet l'information, effectue le suivi de différents dossiers et assume la responsabilité de certains dossiers spécifiques.

Principales responsabilités

  • Assure le secrétariat du directeur et du secrétaire adjoint de l’Ordre, notamment :

Assure la production de documents tels que des lettres, avis de convocation, rapports, ordre du jour et procès-verbaux de réunion (de comités);

Transmet les avis de convocation et les documents requis selon les politiques établies, coordonne les réunions et assure les suivis demandés;

Tient l’agenda et fixe les rendez-vous ainsi que les dates de réunions, y compris les rencontres de service;

Effectue les réservations de salles, de moyens de transport et d’hébergement;

Effectue les recherches nécessaires aux suivis des demandes internes;

Assure le lien entre le SOAJ, la direction générale, le cabinet du bâtonnier et le Service des communications.

  • Reçoit la correspondance ainsi que les appels téléphoniques et transmet l'information sur la nature des services offerts par le SOAJ ainsi que, dans certains cas, sur les autres services du Barreau.  Le cas échéant, transmet la documentation pertinente selon les politiques établies et achemine l’appel au supérieur immédiat ou à la personne concernée;
  • Effectue le suivi des dépenses du service ainsi que la réception, la vérification et l’imputation des factures du service, y compris le suivi auprès du Service des finances;
  • Assure la révision, notamment en ce qui concerne la qualité du français, des documents transmis à l’externe par le SOAJ dont notamment, les mémoires, les aide-mémoires, les lettres, les contrats et entente de confidentialité et de partage d’information;
  • Tient à jour les registres des mémoires et des interventions en matière de législation, et celui relatif aux interventions judiciaires du Service;
  • Tient à jour divers registres selon les politiques établies, notamment les registres des mandats destinés aux avocats et au stagiaire du SOAJ, confiés à l’assurance et confiés à des procureurs externes;
  • Assiste le directeur dans la préparation de divers rapports, notamment à l’attention de la direction générale ainsi que de l’Office des professions;
  • Assiste, au niveau administratif, le directeur dans la préparation du budget du service;
  • Procède à l’ouverture, au classement, au suivi et à la fermeture des dossiers sous sa responsabilité;
  • Assure l’organisation matérielle du personnel du service, y compris la commande des fournitures de bureau;
  • Participe au processus de recrutement des nouveaux stagiaires en collaboration avec le service des ressources humaines (demande d’affichage, réception, accusé réception, organisation des entrevues) et assure le suivi du dossier du stagiaire (demande de stage, rapport formatif et sommatif et respect des délais);
  • Au besoin, assure la relève ou procure du soutien aux autres collaborateurs du SOAJ;
  • Effectue toute autre tâche demandée par ses supérieurs.

Qualifications requises

Formation

  • Diplôme d’études collégiales ou l’équivalent

Expérience

  • Quatre années d’expérience pertinente

Habiletés

  • Organisation et gestion des priorités;
  • Habiletés au travail d’équipe;
  • Être orienté vers les clients;
  • Faire preuve de rigueur;
  • Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
  • Maîtrise de la langue anglaise parlée et écrite (un atout);
  • Maîtrise intermédiaire de la suite Microsoft Office.
Horaire de travail

33,45 heures / semaine

Lieu de travail

Vieux-Montréal

Date d'entrée en poste

Le plus tôt possible

 

Veuillez soumettre votre candidature pour le concours AS-99 au plus tard le 29 novembre 2021.

Postuler pour cet emploi

Le genre masculin est utilisé par souci d'allègement du texte. On doit l'interpréter dans son sens générique, à moins d'indication contraire.