Adjoint juridique aux syndics adjoints

Le Barreau cherche à pourvoir un poste permanent d’adjoint juridique (poste syndiqué).

Description sommaire

Relevant du superviseur du personnel administratif et du syndic, l’adjoint juridique joue un rôle essentiel dans le soutien administratif et opérationnel de l’équipe.

Il assiste les syndics adjoints, ainsi que les avocats en effectuant l’ensemble des tâches cléricales et de gestion de dossiers au Bureau du syndic.

Votre contribution sera fondamentale pour assurer le bon déroulement de nos opérations et garantir la satisfaction de nos clients.

Tâches et responsabilités

• Tient les agendas de délais, entre autres, sur les suivis de dossiers, les auditions, les prescriptions, les rendez-vous, les autres échéances;
• Propose des projets de lettres et effectue la transcription électronique des divers documents, correspondances, mémoires, divulgations de la preuve, rapports, etc., dans le traitement des dossiers;
• Prépare et effectue la vérification préliminaire de conformité du dossier disciplinaire (plainte, requête en radiation provisoire, divulgation, préparation et/ou montage des cahiers d’autorités incluant boudinage, liste de pièces) en considération de délais très restreints et en s’assurant de la bonne gestion de la preuve volumineuse;
• Ouvre les dossiers de façon occasionnelle, en effectue le classement et la mise à jour, effectue les rappels, voit à leur épuration et procède à leur fermeture;
• Soutient, le cas échéant, les syndics adjoints à la préparation des différentes procédures au Tribunal des professions (comparutions, requêtes en prorogation de délai, requêtes en appel), du mémoire d’appel, des cahiers d’autorités. Appelle les témoins dans certains dossiers disciplinaires pour établir une date d’audition commune;
• Assure en collaboration avec les syndics adjoints la préparation des documents suivants :
  • Les rapports de conciliation et les dossiers d’arbitrage;
  • Les dossiers à être transmis au Greffe de révision;
  • Les rapports au Fonds d’indemnisation;
  • Les documents nécessaires aux prises de possession;
  • Les dossiers de réinscription.

• Reçoit les appels téléphoniques des plaignants et des avocats, assure également la transmission des messages, des courriers électroniques et des urgences aux syndics adjoints et reçoit les plaignants qui se présentent à la réception avec ou sans rendez-vous;

• Assure, le cas échéant, le suivi de la signification des huissiers;

• Ouvre le courrier et effectue la saisie au système informatique des informations pour la numérisation des documents relatifs aux dossiers et en effectue la numérisation à l’occasion;

• Grave des copies de CD-ROM, prépare le contenu de clés USB, produit des présentations PowerPoint et crée des tableaux dans Excel, notamment, pour la gestion de dossiers complexes;

• Remplace les autres adjoints juridiques aux syndics adjoints de façon occasionnelle durant leur absence (ex. : prise d’appel, dictées, etc.) et effectue toute autre tâche demandée par ses supérieurs immédiats.

Qualifications requises

Formation

• Diplôme d’études collégiales ou l’équivalent;
• Formation juridique et/ou expérience dans le domaine juridique (un atout).

Expérience

• Trois années d’expérience dans un emploi similaire dans l’organisation actuelle ou dans un secteur d’activités similaires

Habiletés

• Excellente maîtrise du français écrit et parlé

• Bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé pour répondre aux demandes du public anglophone (plaignants)

• Faire preuve d’initiative
• Sens des responsabilités
• Sens de l’organisation et gestion des priorités
• Autonomie et débrouillardise
• Maîtrise intermédiaire de la suite Microsoft Office

Horaire de travail

33 h 45 / semaine

Lieu de travail

Maison du Barreau (Vieux Montréal)

Date d’entrée en poste

Le plus tôt possible