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Carrières

Secrétaire des avocats au Secrétariat de l’Ordre et Affaires juridiques

Le Barreau du Québec cherche à pourvoir un poste permanent syndiqué à temps plein de secrétaire des avocats au Secrétariat de l’Ordre et Affaires juridiques.

DESCRIPTION SOMMAIRE

Relève du directeur et dans l’exécution fonctionnelle des tâches, des avocats du Secrétariat de l’Ordre et Affaires juridiques (SOAJ).

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • Effectue la révision, la correction, la mise en page et si nécessaire, la transmission auprès des instances appropriées, des documents suivants : opinions juridi­ques, tableaux et rapports divers, mémoires, correspondances diverses, lettres, interventions et allocutions du bâtonnier ou autres représentants du Barreau, modifications à la Loi sur le Barreau et ses règlements;
  • Assure la logistique de diverses réunions liées notamment à des comités et groupes de travail et les coordonne en préparant et en transmettant les avis de convocation, les ordres du jour, les procès-verbaux et autres documents requis selon les politiques établies;
  • Agit, à des fins logistiques, comme personne-ressource auprès des membres des comités et des groupes de travail;
  • Reçoit certains appels téléphoniques du service, note les messages et transmet au besoin l’information requise;
  • Effectue les réservations d'hôtel et de transport pour les avocats pour lesquels il collabore;
  • Tient l'agenda et fixe les rendez-vous ainsi que les dates des réunions des avocats dont il assume le secrétariat;
  • Effectue le classement, tient à jour et assure le suivi des dossiers des avocats dont il assume le secrétariat;
  • Lorsque requis, coordonne les différentes étapes de la production de chaque numéro de la Revue du Barreau avec la maison d’édition et les auteurs, tient à jour le registre des articles soumis et recueille les données nécessaires à la chronique nécrologique et obtient des facultés de droit du Québec, les noms des diplômés en droit pour fins de publication;
  • Lorsque requis, tient à jour divers registres, notamment le registre des mémoires et des interventions en matière de législation et le registre des mandats destinés aux avocats et au stagiaire du service;
  • Au besoin, recueille en temps opportun diverses données liées notamment à la recherche et législation pour le rapport annuel du Barreau et à la production de la partie pertinente du rapport de la direction générale;
  • Assure le suivi de la vigie des interventions du Barreau auprès du Conseil d’administration deux fois par mois;
  • Lorsque requis, commande les fournitures de bureau nécessaires au personnel du service;
  • Effectue l’imputation des dépenses effectuées par le service et transmet au Service des finances les notes d’honoraires et les dépenses des personnes-ressources et autres pièces justificatives pour paiement selon les politiques établies;
  • Effectue au besoin des recherches sur informatique, y compris des recherches sommaires dans les textes législatifs et réglementaires;
  • Effectue toute autre tâche demandée par ses supérieurs.

QUALIFICATIONS REQUISES

Formation

  • Diplôme d’études collégiales ou l’équivalent

Expérience 

  • Deux années d’expérience pertinente

Habiletés

  • Organisation et gestion des priorités;
  • Entretenir de bonnes relations avec ses collègues;
  • Être intègre et digne de confiance;
  • Posséder un sens des responsabilités;
  • Faire preuve d’autonomie et de débrouillardise;
  • Être doué pour la communication interpersonnelle;
  • Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
  • Maîtrise fonctionnelle de la langue anglaise écrite;
  • Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office;
  • Maîtrise intermédiaire de logiciels tels que Access et CanLii.

Horaire de travail

33 h 45 / semaine

Lieu de travail

Vieux-Montréal

Date d’entrée en poste

Vers le 3 février 2020

Veuillez soumettre votre candidature pour le concours AS-20 au plus tard le 24 janvier 2020.

Postuler pour cet emploi

Le genre masculin est utilisé par souci d'allègement du texte. On doit l'interpréter dans son sens générique, à moins d'indication contraire.