Assemblée générale extraordinaire
Search
Annual subscription Directory of lawyers

This content is currently unavailable in the requested language. Click here to see the french version of the page.

La gouvernance

Assemblée générale extraordinaire

L'Assemblée générale extraordinaire des membres du Barreau du Québec aura lieu le mercredi 16 décembre 2020, à compter de 12 h, par webdiffusion en direct et il sera possible de voter à distance en temps réel. La cotisation des membres du Barreau du Québec au Centre d’accès à l’information juridique (CAIJ) sera le sujet de cette AGE.

Webdiffusion

Pour assister et interagir à distance, veuillez cliquer ici pour connaître la procédure à suivre.

Ordre du jour et documentation

1. Adoption de l'ordre du jour

2. Vérification du quorum

3. Présentation des règles applicables à l’Assemblée générale extraordinaire

4. Présentation de l’ordre du jour

5. Cotisations annuelles du CAIJ 2021-2022 des membres du Barreau du Québec et prévisions budgétaires du CAIJ 2021-2022 :

a) Rapport annuel 2019-2020
b) Rapport financier au 31 mars 2020

5.1 Rapport de MSylvie Champagne, secrétaire de l’Ordre, sur la consultation des membres du Barreau du Québec en vertu de l’article 103.1 du Code des professions

5.2 Projet de résolution du Conseil d’administration

5.3 Nouvelle consultation des membres présents

6. Clôture de l’Assemblée générale extraordinaire

Consultation des membres : Questions et commentaires

Veuillez transmettre vos questions et commentaires par courriel à AGE2020@barreau.qc.ca.

Les réponses aux questions seront fournies au fur et à mesure dans la foire aux questions ci-dessous. Un rapport de cette consultation sera fait lors de l’AGE.

Pour quelle raison cela n’a pas été décidé lors de l’AGA et qu’il faille tenir une AGA extraordinaire?

Ce point est généralement inclus à l’ordre du jour de l’Assemblée générale annuelle du Barreau du Québec. Toutefois, dû à la situation actuelle en lien avec la pandémie, le CAIJ et ses partenaires fondateurs, soit le Barreau de Montréal, le Barreau de Québec, l’Association des avocats et avocates de province et le Barreau du Québec, ont tout juste récemment finalisé les discussions relatives à cette cotisation.

Est-ce possible de savoir combien les membres paient actuellement pour les services du CAIJ, soit la cotisation courante?

La cotisation du CAIJ pour l’exercice 2020-2021 est de 462,96 $.

Est-ce qu’il s’agit d’une augmentation et de combien?

Non, il n’y a pas d’augmentation pour l’exercice 2021-2022. La cotisation courante est la même, soit 462,96 $.

Quelle est l’évolution de la cotisation du CAIJ au fil du temps?

Veuillez cliquer ici pour consulter le tableau illustrant le montant de la cotisation du CAIJ de 2001-2021.

Les états financiers audités 19-20 du CAIJ montrent un écart significatif entre le déficit anticipé par les prévisions budgétaires (-468 546$) et le surplus finalement réalisé (31 708$) un revirement positif de plus de 500 000$. C’est un signe apparent de gestion rigoureuse et responsable du CA et de la DG. Compte tenu des résultats réels audités et des montants qui demeurent «non affectés» dans les réserves, la cotisation annuelle recommandée à l’AGE ne pourrait-elle pas être revue à la baisse?

Nous avons porté votre question à la connaissance du CAIJ qui a préparé la réponse suivante :

La réponse comporte deux volets. En effet, suite à la cotisation reçue de 462,96 $ par membre, le CAIJ a travaillé avec ses auditeurs, la firme Mazars, pour évaluer la capitalisation que nous pouvions faire pour certains projets liés aux investissements technologiques. C’est donc dire que nous avons capitalisé nos investissements technologiques en adéquation avec les normes comptables. Pour le second volet, nous avons revu notre budget lié aux opérations en faisant certains choix, et nous vous remercions pour votre propos concernant la gestion rigoureuse qui a été faite par le conseil d’administration et la direction générale. Néanmoins, malgré cette gestion et afin de nous permettre de réaliser ces projets, le conseil d’administration a autorisé l’utilisation de près de 476 000 $ dans les fonds de réserve du CAIJ. Ces deux volets combinés ont permis de passer d’une insuffisance anticipée à un excédent comptable.

Question concernant les dépenses en honoraires professionnels effectuées par le CAIJ. Ça concerne quels types de services (grosso modo) et est-ce récurrent?

Réponse du CAIJ :

Les honoraires professionnels se composent principalement des éléments suivants :

  • Honoraires de gestion comptable et d'audit comptable en lien avec la production et le dépôt de nos états financiers annuels (récurrence annuelle pour la portion audit);
  • Honoraires de différents spécialistes RH pour quelques situations ponctuelles demandant un appui (dotation, rémunération, etc.) puisqu'il n'y a pas de poste RH à l'interne, cette responsabilité est directement sous la direction générale;
  • Honoraires liés à un audit en technologie de l'information suite à la transition de nos infrastructures en impartition à une infrastructure infonuagique - Azur (récurrence aux 3 ans ou selon les changements et les requis dans nos infrastructures);
  • Honoraires liés à la gouvernance en lien avec le plan stratégique 16-21 qui se termine et le prochain plan stratégique 21-24 en préparation, en effet, un sondage auprès de tous les membres a été fait par la firme Crop en mars 2020 que nous avons dû arrêter étant donné la pandémie et reprendre en mai et juin (récurrence aux 3 à 5 ans); et finalement,
  • Divers services professionnels juridiques et en communication (seulement les honoraires en communication ont une récurrence annuelle comme la production du rapport annuel ou la mise à jour de notre site corporatif, pour le volet juridique c'est selon les besoins ou les situations).

Question concernant la masse salariale du CAIJ, qui accapare presque la moitié du budget de fonctionnement. Est-ce qu’il y aura ou y a-t-il un mécanisme de contrôle externe autre que le CA, pour analyser ce poste de dépenses?

Réponse du CAIJ :

Le CAIJ est une organisation offrant principalement des services et des contenus partout à travers le Québec dans 43 bibliothèques et 27 vestiaires en plus d'être un service en ligne pour soutenir les avocats par clavardage notamment dans leurs recherches, repérage d'un document juridique et leur offrir des contenus et outils  juridiques numériques. Cela nécessite trois grandes catégories d'expertise, nous vous référons aux pages 18 et 19 du présent rapport annuel et aux précédents rapports pour voir l'évolution complète, mais de façon sommaire nous parlons de ressources humaines aux technologies; aux contenus et à la gestion documentaire, sans oublier principalement des ressources pour le service client.

Les investissements des quatre dernières années sont en lien avec le tournant numérique inévitable, mais aussi avec des embauches pour offrir, à la demande des membres, des services en région. Notre structure prévoit une direction générale responsable des opérations et des ressources humaines puisque cette responsabilité est la sienne, car il n'y a aucun poste de gestion en ressources humaines. Par ailleurs, un comité ressources humaines évalue les besoins, analyse et surveille les activités reliées à ce poste de dépenses, un comité d’audit évalue, révise et suit le budget présenté, ce que le Conseil d’administration effectue également. Par ailleurs, le comité cotisation mis en place depuis deux ans par le Barreau du Québec, le Barreau de Montréal, le Barreau de Québec et l'Association des avocats de province permet d'évaluer les demandes budgétaires du CAIJ. Sans oublier, le présent processus de consultation sous le Code des professions faisant suite à la résolution du Conseil d'administration du Barreau du Québec. De plus, le CAIJ participe à des comités de liaison avec les barreaux de Montréal et de Québec et de l’Association des avocats de province.  N'hésitez pas à nous poser des questions en cours d'année ou à les poser à votre barreau de section, il nous fera plaisir de vous répondre.

Si je n’ai jamais accès au CAIJ et que je ne veux pas y avoir accès car inutile pour ma pratique spécifique, suis-je obligé de payer une cotisation quand-même? Si oui, pourquoi?

Nous avons porté votre question à la connaissance du CAIJ qui a préparé la réponse suivante :

Pour répondre à votre question, la cotisation du CAIJ fait l’objet d’une mutualisation depuis sa création il y a bientôt 20 ans, c’est-à-dire que tous les membres paient la même cotisation. Le CAIJ est un organisme à but non lucratif constitué en vertu de la partie III de la Loi sur les compagnies du Québec. Sa création est le fruit d’une réflexion approfondie au sein de la profession juridique et d’un consensus sur sa mission et son financement par la mutualisation de la cotisation des membres. Il est donc né d’une volonté commune de créer pour l’ensemble des avocats et avocates du Québec et ce, peu importe sa région de pratique, une structure efficace et performante leur permettant d’accéder rapidement à une masse d’information croissante et en pleine mutation technologique.

En effet, en avril 2001, le Barreau de Montréal, le Barreau de Québec, l’Association des avocats et avocates de province (AAP), le Réseau d’information juridique du Québec (RIJQ) et le Barreau du Québec signent un protocole d’entente en vue de fusionner leurs 37 bibliothèques juridiques. Par la suite, cette nouvelle entité fusionne avec le Réseau de l’information juridique du Québec (RIJQ) pour former officiellement le Centre d’accès à l’information juridique.

La cotisation pour les frais « information juridique » était historiquement, jusqu’en 2001, payée à même la cotisation de votre barreau de section. Or, depuis 2001, le montant de la cotisation dédiée au CAIJ est à même la facture que le Barreau du Québec vous envoie lors de l’inscription annuelle pour assurer une transparence dans la distribution des montants.  Le Barreau du Québec est responsable de ce processus important pour les organismes comme le CAIJ, Pamba, l’Office des professions, etc.