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Agent aux Registres des testaments et mandats de protection

Le Barreau cherche à combler un poste administratif syndiqué permanent d’agent aux Registres des testaments et mandats de protection au Service des greffes.

DESCRIPTION SOMMAIRE

L’agent aux Registres effectue, en regard du Registre des dispositions testamentaires et du Registre des mandats de protection, les entrées de données relatives notamment aux inscriptions, révocations, remises et cessions d’actes transmis par les avocats ainsi qu’aux demandes de recherches reçues.  De plus, l’agent effectue les transactions de recherche afin d’émettre un certificat attestant l’inscription ou non d’un ou plusieurs testaments et/ou de mandats de protection.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

  • Assure le service à la clientèle, notamment en acheminant les formulaires d’inscription, de révocation, de remise ou de cession aux avocats qui en font la demande ainsi que les formulaires de demande de recherche au public et aux différents intervenants du processus; et répond aux demandes de renseignements concernant les registres ainsi qu’aux données qui y sont inscrites, en respect des lois, règlements et politiques internes
  • Reçoit les formulaires d’inscription, de révocation, de remise ou de cession, s’assure par un contrôle de conformité que les documents sont bien complétés, effectue les entrées de données, vérifie le paiement, le transmet au Service des finances, effectue la correspondance et les suivis nécessaires
  • Reçoit les demandes de recherches de testaments ou de mandats de protection, s’assure par un contrôle de conformité que les documents sont bien complétés, effectue l’entrée de données, vérifie et révise les données saisies, vérifie le paiement, le transmet au Service des finances, effectue la correspondance et les suivis nécessaires
  • Procède aux recherches de dispositions testamentaires et de mandats de protection dans le registre approprié conformément aux lois, règlements et politiques internes, et fait parvenir les certificats de recherche à la personne qui en a fait la demande
  • S’assure que les entrées de données aux Registres informatisés sont effectuées conformément aux délais établis par règlement ou directive et fait parvenir tout sommaire ou confirmation requis
  • Informe son supérieur immédiat de toute situation particulière dans le cadre du contrôle de conformité, ainsi que toutes les personnes appropriées (Bureau du syndic, inspection professionnelle, etc.) et assure le suivi des dossiers, etc.
  • Identifie les problèmes reliés aux Registres des testaments et suggère des pistes d’amélioration et de solution afin d’assurer une vigie
  • Classe les documents, effectue l’archivage, tient à jour les dossiers et assure la préparation, la transmission et le suivi des statistiques de ses dossiers
  • Assure l’approvisionnement en formulaires et en certificats de recherche, selon les besoins
  • Participe avec tous les autres préposés aux différentes activités des autres registres tenus par le Service des greffes
  • Remplace la réceptionniste à la réception centrale pour l’accueil des visiteurs et dirige ceux-ci aux différents services
  • Effectue toute autre tâche demandée par le directeur

QUALIFICATIONS REQUISES

Formation

  • Diplôme d’études secondaires

Expérience

  • Quatre ans d’expérience pertinente dans un poste similaire

Habiletés et compétences

  • Savoir gérer son temps et les priorités
  • Être orienté vers les clients
  • Faire preuve de rigueur et rapidité d’exécution
  • Entretenir de bonnes relations avec ses collègues
  • Maîtriser la communication orale et écrite française
  • Maîtriser la communication anglaise de façon fonctionnelle
  • Maîtriser la suite Microsoft Office intermédiaire
Horaire de travail

33,45 heures / semaine

Lieu de travail

Vieux-Montréal

Date d'entrée en poste

Le plus tôt possible

Rémunération

Classe 2 de la structure salariale en vigueur (minimum 36 343 $ - maximum 51 918 $)

 

Veuillez soumettre votre candidature au plus tard le 26 janvier 2019.

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Le genre masculin est utilisé par souci d'allègement du texte. On doit l'interpréter dans son sens générique, à moins d'indication contraire.