Attaché au cabinet du bâtonnier et au directeur général

Le Barreau du Québec cherche à pourvoir un poste temporaire (durée estimée à plus de dix-huit mois) non syndiqué à temps plein d’attaché au cabinet du bâtonnier et au directeur général.

Description sommaire

L’attaché au cabinet du bâtonnier et au directeur général assure la gestion de dossiers et de projets spéciaux du cabinet du bâtonnier et du directeur général. Il prépare et coordonne la participation du bâtonnier et du directeur général à divers comités, réunions ou autres activités et les accompagne lorsque requis. Il effectue diverses tâches administratives et de secrétariat. Il assure le suivi et le support nécessaire à l’efficacité du bâtonnier et du directeur général dans leurs fonctions. Il travaille en collaboration avec la direction des communications et du Secrétariat de l’Ordre et des affaires juridiques.

Principales responsabilités

• Agit, lorsque requis, à titre de secrétaire de différents comités en organisant les réunions, en assurant l'envoi des documents nécessaires à tous les membres, en assistant aux réunions, en dressant le procès-verbal et en assurant le suivi;
• À la demande du bâtonnier et du directeur général, les accompagne lors des réunions, des comités ou autres activités et assure la prise de notes ainsi que le suivi des actions à prendre suivant ces événements;
• Collabore, à la demande du bâtonnier et du directeur général, à la préparation des documents et rapports pour le cabinet du bâtonnier, incluant, avec la collaboration du Service des communications, toutes les allocutions et conférences du bâtonnier ou de ses délégués;
• Gère des projets émanant du bâtonnier et en assure le suivi ainsi que la réalisation; assiste le bâtonnier et le directeur général dans la coordination des activités en découlant;
• En collaboration avec les services impliqués, participe à la préparation, l’organisation ainsi que la coordination d’événements et activités, tels que la tournée du bâtonnier dans les différentes sections, réunions du Conseil d’administration et du Conseil des sections, dîner des anciens bâtonniers, rentrée des tribunaux, rentrée du Barreau de Paris, divers congrès et colloques, etc.;
• Assure le respect du protocole dans les événements corporatifs;
• Assure le secrétariat du Comité des nominations;
• Effectue le suivi, l’analyse, la recherche et transmet la position du Barreau en réponse aux différentes demandes provenant de l’interne ou de l’externe;
• Participe, en collaboration avec le Service des communications, au choix et au contenu des publications du bâtonnier sur les réseaux sociaux;
• En collaboration avec les autres employés de la direction générale et du cabinet du bâtonnier, assure diverses tâches administratives pour le bâtonnier et le directeur général, notamment :
  • Rédige la correspondance courante et prépare des projets de réponse lorsque requis;
  • Analyse le contenu de la correspondance reçue, obtient les informations pertinentes et en assure le suivi;
  • Assure, lorsque requis, le suivi des tâches administratives attribuées par le bâtonnier et le directeur général à la suite des séances du Conseil d’administration, et toute autre réunion de comités ou de groupes de travail relevant du CA;
  • Assure le traitement des demandes de vérifications de candidatures à la magistrature (correspondances, vérifications suivis);
• Supervise le processus de désignation des membres au Comité de sélection des juges;
• Supervise le suivi des consultations en lien avec des nominations de membres par divers organismes publics;
• Effectue toutes autres tâches demandées par ses supérieurs.

Qualifications requises

Formation

• Baccalauréat en droit
• Autre formation de niveau universitaire en sciences politiques, en relations publiques, en communications ou tout autre domaine pertinent (un atout)
• Membre du Barreau du Québec (un atout)

Expérience

• Minimum d’une (1) année d'expérience pertinente

Habiletés

• Avoir un bon sens politique
• Faire preuve de discrétion et respecter un devoir de confidentialité
• Organisation et gestion des priorités
• Avoir une excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite
• Avoir une très bonne maîtrise de la langue anglaise parlée et écrite
• Posséder d’excellentes habiletés de rédaction
• Être doué pour la communication interpersonnelle

Horaire de travail

35 h / semaine

Lieu de travail

Vieux-Montréal

Date d’entrée en poste

À déterminer