Attaché à la direction générale et au cabinet du bâtonnier
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Attaché à la direction générale et au cabinet du bâtonnier

Le Barreau du Québec cherche à pourvoir un poste permanent non syndiqué à temps plein d’attaché à la direction générale et au cabinet du bâtonnier.

DESCRIPTION SOMMAIRE

L’attaché à la direction générale et au cabinet du bâtonnier assure diverses tâches administratives et de secrétariat pour le directeur général et l’ensemble des autres employés de la direction générale, y compris le personnel du cabinet du bâtonnier. Il prépare et coordonne la participation du directeur général à divers comités, réunions ou autres activités et l’accompagne lorsque requis. Il participe à la production de notes de service, compte rendu, textes, conférences, rapports ou autres documents. Il agit aussi comme personne-ressource auprès de multiples intervenants.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • Assure diverses tâches administratives et de secrétariat pour le directeur général et les autres employés de la direction générale, y compris ceux liés au cabinet du bâtonnier :

    Assure la réception et le suivi des courriels reçus dans la boîte courriel du directeur général;

    Reçoit le courrier, en effectue le suivi et prépare des projets de réponse;

    Reçoit les appels téléphoniques, les filtres et assure le suivi. S’il y a lieu, note et transmet les messages aux personnes concernées. Sur demande, effectue des appels téléphoniques et accueille les visiteurs;

    Rédige la correspondance courante de la direction générale et prépare des projets de réponse;

    Tient à jour l'agenda du personnel du cabinet du bâtonnier et de la direction générale, fixe les rendez-vous, organise des rencontres et note les réunions à l’agenda;

  • Assure la logistique des déplacements, rencontres, évènements, activités planifiées par le directeur général ainsi que le personnel du cabinet du bâtonnier et de la direction générale, y compris en ce qui concerne les réunions du conseil d’administration et du conseil des sections, ainsi que les assemblées générales de section et les rentrées judiciaires;

  • Assure le suivi, lorsque requis, des tâches administratives attribuées suite aux séances du Conseil d’administration ou de toute autre réunion;

  • Tient à jour les divers dossiers de la direction générale, y compris du bâtonnier, et en assure le classement et le cas échéant, la continuité au moment du transfert des titulaires de ces postes;

  • Participe à la production de notes de service, compte rendu, textes, conférences, rapports ou autres documents, lorsque requis;

  • Assure le traitement administratif des comptes de dépenses et des factures de la direction générale et du cabinet du bâtonnier;

  • Agit comme personne-ressource auprès de multiples intervenants;

  • Agit, lorsque requis, à titre de secrétaire en organisant les réunions, en assurant l'envoi des documents nécessaires à tous les membres, en assistant aux réunions, en dressant le procès-verbal et en assurant le suivi;

  • À la demande du directeur général, l’accompagne lors des réunions, des comités ou autres activités;

  • Supporte le directeur général en effectuant un suivi de ses tâches et de ses priorités;

  • Effectue toute autre tâche demandée par son supérieur.

QUALIFICATIONS REQUISES

Formation

  • Diplôme d’études collégiales ou l'équivalent

Expérience

  • Six années d’expérience pertinente

Connaissances et habiletés

  • Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite
  • Bonne maîtrise de la langue anglaise parlée et écrite
  • Organisation et gestion des priorités
  • Excellente gestion du stress
  • Faire preuve d’autonomie et d’initiative
  • Rigueur
  • Capacité à entretenir de bonnes relations avec ses collègues
  • Excellent service à la clientèle
  • Discrétion
  • Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office
Horaire de travail

33 h 45 / semaine

Lieu de travail

Vieux-Montréal

Date d'entrée en poste

À déterminer

 

Veuillez soumettre votre candidature pour le concours ANS-85 au plus tard le 30 octobre 2020.

Postuler pour cet emploi

Le genre masculin est utilisé par souci d'allègement du texte. On doit l'interpréter dans son sens générique, à moins d'indication contraire.