Le Barreau du Québec cherche à combler un poste à temps plein permanent syndiqué de secrétaire de relève au Bureau du syndic.
DESCRIPTION SOMMAIRE
Le secrétaire de relève au Bureau du syndic effectue les tâches de secrétariat et de suivi de dossiers correspondant au poste qu’il remplace pour les avocats y travaillant. Il apporte également un support en cas de surplus de travail.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Pour les avocats avec lesquels il effectue la relève
- Reçoit les appels téléphoniques, y compris les appels des membres de la ligne Info-Déonto, les filtre, transmet les appels, note les messages et reçoit les plaignants qui se présentent à la réception;
- Tient l'agenda pour les avocats;
- Effectue la transcription électronique de divers documents ou correspondances;
- Ouvre les dossiers, en effectue le classement et la mise à jour, voit à leur épuration et procède à leur fermeture;
- Révise mensuellement tous les dossiers, effectue les rappels et s’assure de leur épuration;
- Effectue la saisie au système informatique des informations et données concernant les différents dossiers sur les avocats;
- Contacte les intervenants (avocats et plaignants) au dossier pour leur transmettre des informations de l’avocat et pour prendre des rendez-vous;
- Collige les données et produit un rapport statistique mensuel sur les activités de l’avocat ou des avocats de qui il relève selon les politiques établies;
- Effectue des photocopies pour les dossiers;
Tâche spécifique lors des remplacements pour les syndics adjoints
- Assure les suivis des témoins appelés à comparaître devant les comités de discipline;
Tâches spécifiques lors des remplacements pour les avocates à la conciliation
- Donne l'avis verbal de conciliation, confirme par écrit la conciliation tant auprès de l'avocat que du client, ferme les dossiers de conciliation, lorsque complétés;
Autres tâches
- Assure les tâches de secrétariat associées aux comités relevant du syndic;
- S’assure de transférer les informations sur le traitement des dossiers aux personnes concernées selon les politiques établies;
- Fait partie de l’équipe Info-Déonto et prend les appels des membres selon la procédure établie;
- Lorsque requis, apporte un soutien à la préparation des dossiers de révision et des rapports d’arbitrage pour acheminement au Service des greffes;
- En cas de besoin, effectue une partie ou la totalité des tâches du commis de service ou du commis à la numérisation;
- Effectue toute autre tâche demandée par ses supérieurs.
QUALIFICATIONS REQUISES
Formation
- Diplôme d’études collégiales ou l’équivalent
Expérience
- Deux années d’expérience pertinente
Connaissances et habiletés
- Polyvalence;
- Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
- Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite;
- Savoir gérer son temps et les priorités;
- Maitriser la communication interpersonnelle;
- Être orienté vers le client;
- Rigueur et minutie;
- Maîtrise intermédiaire de la suite Microsoft Office.
Horaire de travail
Lieu de travail
Date d’entrée en poste
Veuillez soumettre votre candidature pour le concours AS-71 au plus tard le 6 octobre 2018.
Postuler pour cet emploi
Le genre masculin est utilisé par souci d'allègement du texte. On doit l'interpréter dans son sens générique, à moins d'indication contraire.
