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Le greffe civil en ligne : une réussite probante

Annie Lafrance

Après sept mois de service, l'initiatrice du projet de greffe civil en ligne à Québec, Me Lise Malouin, peut dire mission accomplie. La communauté juridique desservie par le palais de justice de Québec gagne de précieuses heures, et des sous, en soumettant ses demandes par Internet. Un service simple et efficace!

M<sup>e</sup> Lise Malouin
Me Lise Malouin

L'an dernier, Me Malouin avait expérimenté le projet de greffe civil en ligne auprès des professionnels du centre communautaire juridique de Québec. Depuis le 1er octobre 2004, puisque le projet-pilote a reçu une bonne réponse des professionnels, ce service est disponible à toute la communauté juridique de la région de Québec. Ce qui évite aux bureaux d'avocats bien des déplacements, eux qui ont l'habitude d'envoyer les stagiaires, techniciens et secrétaires juridiques faire leurs demandes sur place.

Plus rapide

L'idée est fort simple. Il suffisait de créer une adresse de courriel pour acheminer les demandes des avocats au service de greffe civil. Et la réponse a été des plus positives. Presque la moitié des bureaux d'avocats dans la région de Québec l'ont utilisé depuis son entrée en fonction. « Nous faisons de nouveaux adeptes chaque semaine », indique Me Malouin.

Ce service permet de désengorger le système téléphonique du greffe civil et de faciliter l'accès et l'administration de la justice. Fini les files d'attente, les déplacements impromptus et les dossiers qui traînent en longueur. « Faire le pied de grue devant le comptoir du greffe peut prendre jusqu'à 30 minutes pour une simple demande. Avec le service en ligne, on accélère tout le système juridique », croit celle qui a été bâtonnière du Barreau de Québec en 2002-2003.

Services de base à portée de souris

Les bureaux d'avocats peuvent envoyer un courriel pour les demandes de remise, de jugements et autres documents à partir des plumitifs, ainsi que l'ajout ou le retrait de pièces dans un dossier. Un simple clic, et le document demandé est ensuite déposé dans le casier de l'avocat, après que le greffe civil ait confirmé au demandeur la réception du message. « Comme plusieurs, mon patron et moi étions un peu sceptiques à utiliser Internet pour les dossiers en collection. Mais le service n'a commis aucune erreur jusqu'à présent. Je l'utilise désormais plusieurs fois par semaine et tout le bureau y gagne », confie Sylvie Bouchard, secrétaire de Me Jean-Louis Vaillancourt.

Ce service favorise aussi, de façon indirecte, l'accessibilité des citoyens à la justice. Le grand public n'a peut-être pas accès à ce service, du moins pour l'instant, mais il en bénéficie indirectement. En fait, les dossiers se règlent plus rapidement, puisque les documents sont prêts à temps, et ils sont moins dispendieux, surtout lorsque l'avocat engagé diminue ses frais de déplacement.

Passer en mode Web

Pour l'instant, l'affluence sur le Web est moyenne et constante. La plupart des demandes se font encore en personne. « Les mentalités sont lentes à changer, soutient Me Malouin. Mais chaque fois qu'une personne utilise le service en ligne, nous savons qu'elle le réutilise à court terme. »

Le bureau du greffe civil n'a que peu modifié son administration. Une personne est affectée aux demandes par courriel et y répond bien, souvent dans l'heure qui suit. « Nous avons eu une très bonne collaboration de la directrice, Me Nicole Dubé, et de son équipe. C'est un des facteurs de réussite », ajoute l'initiatrice du projet.

Il faut dire que ce service, bien qu'il soit largement utilisé par d'autres professionnels, constitue une première au Québec dans le domaine judiciaire. Le milieu juridique, réputé pour être parmi les plus conventionnels, tarde habituellement à adopter les nouvelles technologies.

Selon Me Malouin, un élargissement de la gamme des services est possible et ne saurait tarder, mais il faut d'abord habituer les avocats à cette nouvelle pratique. L'avocat Me Gérald Gobeil, dont le bureau est situé en Beauce, apprécie l'outil et aimerait qu'il soit plus complet. « C'est simple et efficace. Il serait facile, selon moi, d'élargir la gamme de ce qu'on nous offre, comme la demande de dates d'audition, par exemple. »

D'autres avocats affirment également que plusieurs services de justice pourraient facilement être offerts en ligne, tout comme le font d'autres sphères professionnelles. Pour Me Henri Bernatchez, un jeune avocat qui a initié son père et associé aux nouvelles technologies, ce service est profitable pour son bureau, situé dans la région de Portneuf. « Nous sommes à 60 kilomètres du palais de justice. C'est un temps énorme que nous économisons par l'envoi de courriels. »

Plusieurs ont suggéré de l'étendre à tous les palais de justice, particulièrement ceux pour lesquels les distances à parcourir sont grandes. À la suite d'échanges entre des avocats de Québec et de Montréal, ces derniers se sont montrés intéressés à instaurer ce service dans la région montréalaise. D'autres palais de justice pourraient également suivre l'exemple du service en ligne dans les prochains mois.

L'adresse courriel est le greffecivilquebec@justice.gouv.qc.ca